Betriebsprüfung Gastronomie vorbereiten — Checkliste für den Ernstfall

Betriebsprüfungen treffen jeden Betrieb irgendwann, unabhängig von der Größe. Das Finanzamt wählt nach Turnus und nach Anlass: auffällige Kassendaten, Abweichungen von Branchenkennzahlen, Hinweise von Mitarbeitern oder ehemaligen Partnern. Weil in der Gastronomie viel bar bezahlt wird, steht die Kasse im Mittelpunkt fast jeder Prüfung. Zoll-Prüfungen (FKS) kommen unabhängig davon: Sie prüfen Schwarzarbeit und Mindestlohn, nicht die steuerliche Buchführung. Wer gut dokumentiert, hat in jedem dieser Szenarien die besseren Karten, denn kann ein Betrieb seine Aufzeichnungen nicht vorlegen oder sind sie nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 Abs. 2 AO).

Gastronomiebetriebe können von drei verschiedenen Behörden geprüft werden — mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Das Finanzamt prüft steuerliche Buchführung: Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer oder Einkommensteuer, Lohnsteuer. Der Zoll (FKS) prüft Schwarzarbeit und Mindestlohn nach SchwarzArbG und MiLoG — unangekündigt, auch nachts und am Wochenende. Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) prüft Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen von Betriebsprüfungen nach § 28p SGB IV — in der Regel alle vier Jahre, regulär angekündigt. Alle drei Prüfbehörden interessieren sich für Zeiterfassungsunterlagen, weil sie die Verbindung zwischen Personalaufwand und Abgaben belegen.

Bereite für eine Finanzamt-Prüfung folgende Unterlagen vor: Kassenbücher und Kassenaufzeichnungen der letzten 10 Jahre sowie Z-Bons und sonstige Buchungsbelege der letzten 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), Lohnkonten der letzten 6 Jahre (§ 41 Abs. 1 EStG) inklusive Lohnabrechnungen und Meldungen an die Sozialversicherung, Arbeitsverträge aller Mitarbeiter (auch ehemalige), Zeiterfassungsunterlagen nach § 17 MiLoG (mindestens 2 Jahre), Bewirtungsbelege und Eigenverbrauchsnachweise sowie Inventurlisten für Wareneinsatz-Plausibilitätsprüfungen. Für eine FKS-Prüfung gilt: Die MiLoG-Aufzeichnungen müssen im Inland bereitgehalten werden und auf Verlangen auch am Beschäftigungsort vorliegen (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Ein digitales System, aus dem du in Minuten eine Übersicht für jeden Prüfer exportieren kannst, ist Gold wert. Wer keine Aufzeichnungen vorlegen kann, liefert dem Prüfer selbst den Grund für eine Schätzung (§ 162 AO).

Prüfer in der Gastronomie finden immer wieder dieselben Fehler. Im Kassenbuch: fehlende Tagesabschlüsse, negative Kassenstände, zu runde Umsatzzahlen (ein Warnsignal für Schätzungen) und nicht verbuchte Eigenentnahmen. In der Lohnbuchhaltung: Minijobber ohne korrekte Anmeldung, Überschreitung der Minijob-Grenze (2026: 603 € im Monat, § 8 SGB IV) ohne Ummeldung in die Sozialversicherungspflicht und fehlende Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. In der Zeiterfassung: lückenhafte oder rückwirkend erstellte Aufzeichnungen, fehlende Unterschriften bei Papiererfassung und Abweichungen zwischen Dienstplan und tatsächlichen Stempelzeiten. Jede dieser Beanstandungen kann eine Hinzuschätzung auslösen. Besonders problematisch ist das Zusammentreffen mehrerer Mängel, dann steigt die Wahrscheinlichkeit einer pauschalen Umsatzzuschätzung erheblich.

Zeiterfassungsunterlagen spielen bei allen drei Prüfungsarten eine zentrale Rolle. Für das Finanzamt belegen sie den Zusammenhang zwischen Personalaufwand und Umsatz: Wie viele Stunden wurden gearbeitet, zu welchem Stundenlohn? Für die FKS belegen sie, dass alle anwesenden Personen auch korrekt gemeldet und entlohnt wurden. Für die Rentenversicherung belegen sie die korrekte Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen. Wer keine oder lückenhafte Zeiterfassungsunterlagen vorlegen kann, steht in allen drei Szenarien ohne Beweis da: Das Finanzamt darf dann schätzen (§ 162 Abs. 2 AO), und eine Schätzung fällt im Zweifel zulasten des Betreibers aus.

Eine digitale Zeiterfassung ist bei einer Betriebsprüfung die stärkste Verteidigungslinie. Prüfer sehen sofort: Wer hat wann gestempelt? Welche Korrekturen wurden von wem mit welcher Begründung vorgenommen? Gibt es Lücken — und falls ja, warum? Ein gut konfiguriertes System exportiert die Daten druckfertig als PDF oder CSV: sortierbar nach Mitarbeiter, Datum und Schicht. Das signalisiert dem Prüfer Professionalität — und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass eine Routineprüfung zur Tiefenprüfung eskaliert. Digitale Systeme bewahren Daten auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters vollständig und unveränderbar auf, ein entscheidender Vorteil bei den Aufbewahrungsfristen (zwei Jahre für die MiLoG-Aufzeichnung, sechs Jahre für das Lohnkonto nach § 41 EStG).

Nutze diese Punkte als jährlichen Selbstcheck: 1. Kassenbuch täglich abgeschlossen und Z-Bons archiviert? 2. Kein negativer Kassenstand in den letzten 12 Monaten? 3. Alle Minijobber korrekt bei der Minijob-Zentrale angemeldet? 4. Zeiterfassungsunterlagen lückenlos für die letzten 2 Jahre? 5. Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter vollständig? 6. Arbeitsverträge schriftlich und aktuell? 7. Überstunden dokumentiert und ausgeglichen oder ausgezahlt? 8. Entgeltfortzahlung bei Krankmeldungen korrekt berechnet und dokumentiert? 9. Selbständige auf Scheinselbständigkeit geprüft? 10. Unterlagen digital abrufbar, auch außerhalb der Bürozeiten? Wer alle 10 Punkte mit Ja beantwortet, ist gut aufgestellt.