Brauche ich eine Einwilligung meiner Mitarbeiter für die Zeiterfassung?

Nein — die Zeiterfassung basiert auf einer rechtlichen Verpflichtung (ArbZG, MiLoG) und ist für die Vertragserfüllung nötig. Eine Einwilligung ist nur erforderlich, wenn über die reine Zeiterfassung hinausgehende Daten verarbeitet werden (z. B. biometrische Daten oder GPS-Tracking).

Darf ich die Zeiterfassungsdaten an meinen Steuerberater weitergeben?

Ja. Die Weitergabe an den Steuerberater ist für die Lohnabrechnung erforderlich und durch Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO gedeckt. Der Steuerberater ist zudem berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

DSGVO und Zeiterfassung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Wer Arbeitszeiten erfasst — ob per Zettel, Excel oder App — muss die datenschutzrechtlichen Anforderungen kennen und einhalten. Hier erfährst du, worauf es ankommt.

Rechtsgrundlage der Zeiterfassung

Die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zulässig — sie dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (ArbZG, MiLoG). Zusätzlich greift Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), da die Arbeitszeit die Grundlage für die Vergütung ist. Eine Einwilligung des Mitarbeiters ist daher nicht erforderlich — aber die Informationspflichten müssen dennoch erfüllt werden.

Welche Daten dürfen erfasst werden?

Zulässig ist die Erfassung von: Name/Personalnummer des Mitarbeiters, Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit). Nicht zulässig ohne besondere Rechtfertigung: GPS-Tracking, dauerhafte Videoüberwachung zur Arbeitszeitkontrolle, biometrische Daten (Fingerabdruck) — letzteres erfordert in der Regel die Einwilligung und eine Datenschutz-Folgenabschätzung.

Aufbewahrungsfristen

Arbeitszeitdaten müssen nach ArbZG und MiLoG mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (Lohnunterlagen) können bis zu 10 Jahre betragen. Nach Ablauf der Fristen sind die Daten zu löschen. Ein gutes Zeiterfassungssystem automatisiert die fristgerechte Löschung.

Informationspflichten und Mitarbeiterrechte

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter über die Zeiterfassung informieren (Art. 13/14 DSGVO): Welche Daten werden erfasst? Zu welchem Zweck? Wie lange? Wer hat Zugriff? Mitarbeiter haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16) und unter bestimmten Umständen auf Löschung (Art. 17). Eine Datenschutzerklärung für Mitarbeiter sollte die Zeiterfassung explizit behandeln.

Unsere Zeiterfassung ist DSGVO by Design: Deutsche Server, minimale Datenerfassung, automatische Löschfristen, Auskunftsfunktion.

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Häufige Fragen

Brauche ich eine Einwilligung meiner Mitarbeiter für die Zeiterfassung?: Nein — die Zeiterfassung basiert auf einer rechtlichen Verpflichtung (ArbZG, MiLoG) und ist für die Vertragserfüllung nötig. Eine Einwilligung ist nur erforderlich, wenn über die reine Zeiterfassung hinausgehende Daten verarbeitet werden (z. B. biometrische Daten oder GPS-Tracking).
Darf ich die Zeiterfassungsdaten an meinen Steuerberater weitergeben?: Ja. Die Weitergabe an den Steuerberater ist für die Lohnabrechnung erforderlich und durch Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO gedeckt. Der Steuerberater ist zudem berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.