Krankmeldung im Minijob — Rechte und Pflichten für Arbeitgeber

Ein weit verbreiteter Irrtum in der Gastrobranche: Minijobber bekommen kein Geld, wenn sie krank sind. Das ist falsch. Nach § 3 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) haben alle Arbeitnehmer — unabhängig von Beschäftigungsumfang oder Verdienst — bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts für bis zu 6 Wochen. Das gilt ausdrücklich auch für Minijobber. Als Arbeitgeber zahlst du die Entgeltfortzahlung zunächst aus eigener Tasche — kannst dir aber einen Teil erstatten lassen: Betriebe mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmern zahlen die Umlage U1 (für Minijobber 0,8 % des Verdienstes an die Minijob-Zentrale) und erhalten im Gegenzug 80 % des fortgezahlten Entgelts zurück (§ 1 AAG). Den Erstattungsantrag stellst du über dein Lohnprogramm oder das SV-Meldeportal bei der Minijob-Zentrale.

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht erst nach einer ununterbrochenen Beschäftigung von mindestens 4 Wochen (§ 3 Abs. 3 EFZG). Erkrankt ein Minijobber in den ersten 4 Wochen, besteht kein Anspruch — du musst nichts zahlen. Nach Ablauf der Wartezeit gilt der volle Schutz. Wichtig: Die 4 Wochen müssen ununterbrochen sein. Eine Unterbrechung (z. B. durch Kündigung und Neuanstellung) lässt die Frist neu beginnen. Auf die Zahl der Einsatztage kommt es nicht an: Auch ein Minijobber, der nur an einzelnen Tagen arbeitet, hat nach 4 Wochen Betriebszugehörigkeit den Anspruch.

Ausgezahlt wird das Entgelt, das der Minijobber bei seiner regelmäßigen Arbeitszeit ohne die Erkrankung verdient hätte (Lohnausfallprinzip, § 4 Abs. 1 EFZG). Vergütung für Überstunden zählt nicht dazu (§ 4 Abs. 1a EFZG). Bei festem Stundenlohn und wechselnden Stunden ist maßgeblich, wie viele Stunden der Minijobber laut Dienstplan gearbeitet hätte; gibt es keinen Dienstplan, musst du die regelmäßige Arbeitszeit aus den vergangenen Monaten ableiten. Beispiel: Ein Minijobber arbeitet regelmäßig 30 Stunden pro Monat zum Mindestlohn von 13,90 € — also 417 € monatlich. Fallen 5 von 20 geplanten Arbeitstagen krankheitsbedingt aus, sind 25% des Monatsentgelts zu zahlen: 104,25 €. Die Fortzahlung läuft maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) je Erkrankungsfall.

Seit 2023 gilt für gesetzlich versicherte Mitarbeiter die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU, § 5 Abs. 1a EFZG). Ärzte übermitteln die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse — der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Als Arbeitgeber rufst du die eAU aktiv bei der Krankenkasse des Minijobbers ab (über dein Lohnprogramm). Nicht im eAU-Verfahren sind privat versicherte Minijobber, Krankschreibungen durch Ärzte ohne Kassenzulassung und Minijobs in Privathaushalten — hier bleibt es bei der Papierbescheinigung. Kläre bei der Einstellung, wie der Mitarbeiter krankenversichert ist. Unabhängig vom Verfahren muss sich der Mitarbeiter unverzüglich krankmelden und bei mehr als 3 Kalendertagen eine ärztliche Feststellung einholen (§ 5 Abs. 1 EFZG).

Du musst die Krankmeldung und die daraus resultierenden Zahlungen sorgfältig dokumentieren. Halte fest: Datum der Krankmeldung (Mitarbeiter muss unverzüglich informieren, § 5 EFZG), Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit laut eAU bzw. Bescheinigung, ausgezahltes Entgelt und Berechnungsgrundlage sowie Rückkehr an den Arbeitsplatz. Diese Unterlagen gehören zum Lohnkonto, das bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren ist (§ 41 Abs. 1 EStG). Eine digitale Zeiterfassung, die Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert, liefert automatisch die Berechnungsgrundlage für die Entgeltfortzahlung.

Minijobber klar informieren: Beim Einstellungsgespräch erklären, dass Krankmeldung am ersten Krankheitstag morgens erfolgen muss — nicht per WhatsApp um 13 Uhr, wenn die Schicht schon längst anfangen sollte. Vertretungsplan vorbereiten: In der Gastro ist eine Krankmeldung am Wochenende besonders kritisch. Wer für jeden Posten 1–2 Einspringer kennt, bleibt handlungsfähig. Stunden sauber erfassen: Die Entgeltfortzahlung bei wechselnden Stunden basiert auf der regelmäßigen Arbeitszeit — ohne lückenlose Zeitaufzeichnung und Dienstplan ist die Berechnung nicht nachvollziehbar und angreifbar. Eine digitale Zeiterfassung liefert die geleisteten Stunden der Vormonate automatisch.