Krankmeldung im Minijob — Rechte und Pflichten für Arbeitgeber
Auch Minijobber haben Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall — wenn die Wartezeit erfüllt ist. Was du als Arbeitgeber wissen und dokumentieren musst.
Grundsatz: Minijobber haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung
Ein weit verbreiteter Irrtum in der Gastrobranche: Minijobber bekommen kein Geld, wenn sie krank sind. Das ist falsch. Nach § 3 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) haben alle Arbeitnehmer — unabhängig von Beschäftigungsumfang oder Verdienst — bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts für bis zu 6 Wochen. Das gilt ausdrücklich auch für Minijobber. Als Arbeitgeber zahlst du die Entgeltfortzahlung zunächst aus eigener Tasche — kannst dir aber einen Teil erstatten lassen: Minijob-Arbeitgeber zahlen die U1-Umlage an die Minijob-Zentrale und erhalten im Gegenzug in der Regel 80 % der ausgezahlten Entgeltfortzahlung zurückerstattet. Den Erstattungsantrag stellst du direkt bei der Minijob-Zentrale.
Voraussetzung: Die 4-Wochen-Wartezeit
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht erst nach einer ununterbrochenen Beschäftigung von mindestens 4 Wochen (§ 3 Abs. 3 EFZG). Erkrankt ein Minijobber in den ersten 4 Wochen, besteht kein Anspruch — du musst nichts zahlen. Nach Ablauf der Wartezeit gilt der volle Schutz. Wichtig: Die 4 Wochen müssen ununterbrochen sein. Eine kurze Unterbrechung (z. B. durch Kündigung und Neuanstellung) lässt die Frist neu beginnen. Gelegentliche Beschäftigungen (Minijobber, die nur an einzelnen Tagen eingesetzt werden) können ebenfalls unter das EFZG fallen, wenn ein dauerhaftes Beschäftigungsverhältnis besteht.
Berechnung der Entgeltfortzahlung
Ausgezahlt wird das Entgelt, das der Minijobber ohne die Erkrankung verdient hätte (Lohnausfallprinzip). Bei einem festen Stundenlohn und variablen Stunden richtet sich die Berechnung nach dem Durchschnitt der letzten 3 Monate (§ 4 Abs. 1a EFZG). Beispiel: Ein Minijobber arbeitet durchschnittlich 30 Stunden pro Monat bei 13,90 Euro Stundenlohn — also 417,00 Euro monatlich. Bei 5 Krankheitstagen in einem 20-Arbeitstage-Monat sind 25% des Monatsentgelts zu zahlen: 104,25 Euro. Die Fortzahlung läuft maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) je Erkrankungsfall.
Das eAU-Verfahren für Minijobber
Seit 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) flächendeckend. Ärzte übermitteln die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse — der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber keine Papierbescheinigung mehr vorlegen. Als Arbeitgeber rufst du die eAU aktiv bei der Krankenkasse des Minijobbers ab (über dein Lohnprogramm oder sv.net). Ein Problem bei Minijobbern: Viele sind privat versichert oder familienversichert — für diese Gruppen greift das eAU-System nicht vollständig. In diesen Fällen kann noch eine Papierbescheinigung erforderlich sein. Kläre bei der Einstellung, welche Krankenversicherung der Mitarbeiter hat.
Dokumentation und Nachweise
Du musst die Krankmeldung und die daraus resultierenden Zahlungen sorgfältig dokumentieren. Halte fest: Datum der Krankmeldung (Mitarbeiter muss unverzüglich informieren, § 5 EFZG), Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit laut eAU bzw. Bescheinigung, ausgezahltes Entgelt und Berechnungsgrundlage sowie Rückkehr an den Arbeitsplatz. Diese Unterlagen gehören zur Lohnbuchhaltung und müssen gemäß den allgemeinen Aufbewahrungsfristen (6 Jahre nach § 257 HGB bzw. 5 Jahre nach Steuerrecht) aufbewahrt werden. Eine digitale Zeiterfassung, die Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert, liefert automatisch die Berechnungsgrundlage für die Entgeltfortzahlung.
Praxistipps für Gastro-Betriebe
Minijobber klar informieren: Beim Einstellungsgespräch erklären, dass Krankmeldung am ersten Krankheitstag morgens erfolgen muss — nicht per WhatsApp um 13 Uhr, wenn die Schicht schon längst anfangen sollte. Vertretungsplan vorbereiten: In der Gastro ist eine Krankmeldung am Wochenende besonders kritisch. Wer für jeden Posten 1–2 Einspringer kennt, bleibt handlungsfähig. Stunden sauber erfassen: Die Entgeltfortzahlung bei variablen Stunden basiert auf dem Drei-Monats-Durchschnitt — ohne lückenlose Zeitaufzeichnung ist die Berechnung nicht nachvollziehbar und angreifbar. Eine digitale Zeiterfassung liefert den Durchschnitt automatisch.
