MiLoG Dokumentationspflicht — Was bei einer Zoll-Prüfung passiert
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kann jederzeit vor der Tür stehen. Was Prüfer kontrollieren, welche Bußgelder drohen und warum digitale Zeiterfassung dein bester Schutz ist.
Überblick: Was verlangt das MiLoG?
Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber in bestimmten Branchen zur schriftlichen Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Die Gastronomie gehört ausdrücklich zu diesen Branchen (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnung muss spätestens 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag vorliegen und 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Pflicht gilt für alle Mitarbeiter, die den Mindestlohn erhalten — also für Minijobber ebenso wie für kurzfristig Beschäftigte. Ausgenommen sind lediglich Beschäftigte mit einem Monatsentgelt von mehr als 2.000 Euro brutto, wenn dieses regelmäßig erzielt wird.
Wer prüft — und wie oft?
Für die Kontrolle ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls zuständig. Die FKS führt in der Gastronomie regelmäßig Schwerpunktkontrollen durch — oft unangekündigt, häufig zu den arbeitsintensivsten Zeiten: Freitagabend, Wochenende, Feiertagsbetrieb. In 2023 hat die FKS bundesweit rund 55.000 Arbeitgeber geprüft; die Gastronomie zählt zu den am häufigsten kontrollierten Branchen. Prüfer kommen in Gruppen und kontrollieren alle anwesenden Mitarbeiter gleichzeitig. Betriebe mit mehreren Standorten können an allen Standorten gleichzeitig geprüft werden. Es gibt keinen Vorab-Hinweis — wer nicht täglich dokumentiert, ist bei einer Kontrolle sofort im Rückstand.
Was Prüfer konkret kontrollieren
Bei einer FKS-Prüfung musst du auf Anfrage sofort vorlegen: die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG für alle anwesenden und beschäftigten Mitarbeiter, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Nachweise über die Anmeldung zur Sozialversicherung. Prüfer befragen zudem Mitarbeiter persönlich zu Arbeitszeiten, Lohn und Pausen. Stimmen Aussagen und Unterlagen nicht überein, ist das ein Warnsignal. Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen gelten als Ordnungswidrigkeit — auch wenn kein Lohnbetrug vorliegt.
Welche Strafen drohen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG können mit einem Bußgeld bis zu 30.000 Euro geahndet werden (§ 21 Abs. 1 Nr. 9 MiLoG). Hinzu kommen mögliche Bußgelder für Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (ebenfalls bis 30.000 Euro), Sozialversicherungsnachzahlungen bei nicht gemeldeten Beschäftigten und strafrechtliche Konsequenzen bei nachgewiesenem Betrug. In der Praxis beginnen Bußgelder bei kleineren Verstößen oft im vierstelligen Bereich — bei wiederholten oder schweren Verstößen kann der Höchstbetrag ausgeschöpft werden.
Wie du dich optimal vorbereitest
Die beste Vorbereitung ist eine lückenlose, alltagstaugliche Erfassung: Führe für jeden Mitarbeiter eine tagesaktuelle Aufzeichnung mit Beginn, Ende und Dauer — nicht erst am Monatsende rekonstruiert. Halte Arbeitsverträge und Anmeldenachweise griffbereit (idealerweise digital abrufbar). Informiere dein Team über ihre Rechte bei einer Prüfung: Mitarbeiter müssen auf Fragen der FKS korrekt antworten; sie sollten wissen, welche Arbeitszeit und welchen Lohn sie erhalten. Ein gut informiertes Team ist der beste Zeuge.
Wie digitale Zeiterfassung schützt
Eine digitale Zeiterfassung löst das MiLoG-Problem strukturell: Jeder Stempelvorgang wird mit einem Serverzeitstempel erfasst — nicht vom Mitarbeiter nachgetragen, nicht vom Chef überschrieben. Änderungen werden protokolliert. Der Prüfer sieht auf einen Blick, wer wann gearbeitet hat. Bei einer FKS-Kontrolle kannst du die Aufzeichnungen sofort als PDF oder CSV exportieren. Das zeigt Professionalität — und verhindert, dass ein Zufallsfund eine Prüfung eskalieren lässt. Die monatlichen Kosten einer digitalen Lösung sind ein Bruchteil eines einzigen Bußgelds.
