MiLoG Dokumentationspflicht — Was bei einer Zoll-Prüfung passiert

Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber in bestimmten Branchen zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört ausdrücklich dazu (§ 17 Abs. 1 MiLoG in Verbindung mit § 2a SchwarzArbG). Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag; die Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Die Pflicht gilt für alle Mitarbeiter des Betriebs unabhängig von ihrem Lohn — Minijobber, kurzfristig Beschäftigte und Festangestellte. Ausgenommen sind nach § 1 MiLoDokV nur Mitarbeiter mit einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto (oder über 2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber diesen Betrag nachweislich in den letzten zwölf Monaten gezahlt hat) sowie im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.

Für die Kontrolle ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls zuständig. Die FKS führt in der Gastronomie regelmäßig Schwerpunktkontrollen durch — unangekündigt, häufig zu den arbeitsintensivsten Zeiten: Freitagabend, Wochenende, Feiertagsbetrieb. 2024 hat die FKS bundesweit 25.274 Arbeitgeber geprüft, davon 5.503 im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe mit 69.351 überprüften Personen; nur das Baugewerbe wurde häufiger kontrolliert (Zoll-Arbeitsstatistik 2024). Prüfer kommen in Gruppen und befragen die anwesenden Mitarbeiter. Es gibt keinen Vorab-Hinweis — wer nicht täglich dokumentiert, ist bei einer Kontrolle sofort im Rückstand.

Bei einer FKS-Prüfung musst du die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung vorlegen (§ 17 Abs. 2 MiLoG): die Arbeitszeitaufzeichnungen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Nachweise über die Anmeldung zur Sozialversicherung. Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen die Prüfung dulden und Auskunft geben (§ 5 Abs. 1 SchwarzArbG). Prüfer befragen Mitarbeiter persönlich zu Arbeitszeiten, Lohn und Pausen; stimmen Aussagen und Unterlagen nicht überein, ist das ein Warnsignal. Außerdem muss in der Gastronomie jeder Mitarbeiter bei der Arbeit seinen Personalausweis oder Pass dabeihaben, und du musst ihn vorher schriftlich darauf hingewiesen haben (§ 2a SchwarzArbG). Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen gelten als Ordnungswidrigkeit — auch wenn der Mindestlohn korrekt gezahlt wurde.

Fehlende, falsche, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG können mit einem Bußgeld bis zu 50.000 Euro geahndet werden (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Nicht bereitgehaltene Unterlagen kosten bis zu 30.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 9 MiLoG), und wer den Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig zahlt, riskiert bis zu 500.000 Euro. Hinzu kommen mögliche Bußgelder für Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (bis 30.000 Euro, § 22 ArbZG), Beitragsnachforderungen bei nicht gemeldeten Beschäftigten und strafrechtliche Konsequenzen bei vorenthaltenen Sozialversicherungsbeiträgen. 2024 hat die FKS wegen Verstößen gegen das Mindestlohngesetz Verwarnungs- und Bußgelder sowie Einziehungs- und Verfallbeträge von 25,35 Millionen Euro festgesetzt (Bundestagsdrucksache 21/1439).

Die beste Vorbereitung ist eine lückenlose, alltagstaugliche Erfassung: Führe für jeden Mitarbeiter eine tagesaktuelle Aufzeichnung mit Beginn, Ende und Dauer — nicht erst am Monatsende rekonstruiert. Halte Arbeitsverträge und Anmeldenachweise griffbereit (idealerweise digital abrufbar). Informiere dein Team über ihre Pflichten bei einer Prüfung: Mitarbeiter müssen auf Fragen der FKS Auskunft geben (§ 5 Abs. 1 SchwarzArbG) und ihren Ausweis dabeihaben (§ 2a SchwarzArbG); sie sollten wissen, welche Arbeitszeit vereinbart ist und welchen Lohn sie erhalten. Ein gut informiertes Team ist der beste Zeuge.

Eine digitale Zeiterfassung löst das MiLoG-Problem strukturell: Jeder Stempelvorgang wird mit einem Serverzeitstempel erfasst — nicht vom Mitarbeiter nachgetragen, nicht vom Chef überschrieben. Änderungen werden protokolliert. Der Prüfer sieht auf einen Blick, wer wann gearbeitet hat. Bei einer FKS-Kontrolle kannst du die Aufzeichnungen sofort als PDF oder CSV exportieren. Das zeigt Professionalität — und verhindert, dass ein Zufallsfund eine Prüfung eskalieren lässt. Die monatlichen Kosten einer digitalen Lösung sind ein Bruchteil eines einzigen Bußgelds.