Minijobber einstellen — Checkliste für Gastro-Betriebe
Einen Minijobber einstellen klingt einfach — ist aber mit Pflichten verbunden. Diese Checkliste führt dich von der Anmeldung bis zur Zeiterfassung, Schritt für Schritt.
Überblick: Was vor dem ersten Arbeitstag zu erledigen ist
Bevor ein Minijobber den ersten Dienst antritt, müssen mehrere administrative Schritte abgeschlossen sein. Wer sie überspringt, riskiert Bußgelder, Nachzahlungen und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen. Die gute Nachricht: Die wichtigsten Schritte lassen sich in 1–2 Stunden erledigen, wenn man sie kennt. Diese Checkliste führt dich chronologisch durch den Prozess — von der Entscheidung zur Einstellung bis zum ersten Stempeln. Besonders in der Gastronomie, wo Minijobber kurzfristig einspringen und schnell anfangen sollen, passieren hier die meisten Fehler.
Schritt 1: Anmeldung bei der Minijob-Zentrale
Arbeitgeber müssen Minijobber vor Beschäftigungsbeginn bei der Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) anmelden. Dies geschieht elektronisch über das Arbeitgeber-Portal sv.net oder über dein Lohnbüro. Du benötigst: Sozialversicherungsnummer des Minijobbers, Steuer-ID, voraussichtlichen Monatsverdienst und Beginn der Beschäftigung. Der Pauschalbeitrag für Arbeitgeber beträgt aktuell 31,28% des Bruttoentgelts (13% KV + 15% RV + 2% pauschale Lohnsteuer + ca. 1,28% Umlagen U1/U2 und Insolvenzgeldumlage).
Schritt 2: Arbeitsvertrag — das gehört rein
Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist zwar für Minijobs nicht gesetzlich erzwungen, aber dringend empfohlen. Er schützt beide Seiten. Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) umfassen: Namen und Anschriften beider Parteien, Arbeitsbeginn, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeit (maximale Wochenstunden), Vergütung und Zahlungstermin sowie Urlaubsanspruch. Für Minijobber gilt: Die maximale Monatsarbeitszeit sollte explizit vereinbart werden — sonst ist die Verdienstgrenze schwer zu kontrollieren.
Schritt 3: Arbeitszeitregeln für Minijobber
Minijobber unterliegen vollumfänglich dem Arbeitszeitgesetz. Das bedeutet: maximale Arbeitszeit 8 Stunden täglich (erweiterbar auf 10), Mindestpausen ab 6 Stunden Arbeit (30 Minuten), Ruhezeit von 11 Stunden zwischen Arbeitstagen sowie die eingeschränkte Regelung zu Sonn- und Feiertagsarbeit. In der Gastronomie gelten die branchenspezifischen Ausnahmen (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG) auch für Minijobber. Achte zudem darauf, dass Minijobber nicht zusammen mit anderen Beschäftigungen die Vollzeitschwelle überschreiten.
Schritt 4: Verdienstgrenze im Blick behalten
Die monatliche Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro. Überschreitet ein Minijobber diese Grenze regelmäßig (in mehr als 2 Monaten pro Jahr), wird das Arbeitsverhältnis rückwirkend sozialversicherungspflichtig — mit Nachzahlungspflicht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Plane daher die Wochenstunden mit Puffer: Beim Mindestlohn von 13,90 Euro ergibt sich eine maximale Monatsarbeitszeit von etwa 43 Stunden. Setze den Zielwert auf 38–40 Stunden, um bei kurzfristigen Vertretungen noch Spielraum zu haben.
Schritt 5: Kranken- und Unfallversicherung
Minijobber sind über die Pauschalbeiträge des Arbeitgebers krankenversichert (sofern sie gesetzlich versichert sind und der Arbeitgeber den KV-Pauschalbeitrag von 13% zahlt). Die gesetzliche Unfallversicherung gilt automatisch ab dem ersten Arbeitstag — ohne gesonderte Anmeldung. Meldepflichtige Arbeitsunfälle (Ausfallzeit über 3 Tage) musst du der zuständigen Berufsgenossenschaft (für Gastronomie: BGN) melden. Halte die Kontaktdaten der BGN griffbereit.
Schritt 6: Zeiterfassung ab Tag 1
Die MiLoG-Dokumentationspflicht gilt ab dem ersten Arbeitstag (§ 17 MiLoG). Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag schriftlich festgehalten werden. Richte die Zeiterfassung ein, bevor der erste Dienst beginnt — nicht hinterher. Eine digitale Lösung hat den Vorteil, dass Aufzeichnungen automatisch und manipulationssicher entstehen. Der Minijobber stempelt am Tablet, die Stunden werden direkt gegen die Monatsgrenze geprüft. Kein manuelles Nachrechnen, keine Überraschungen am Monatsende.
