Minijobber einstellen — Checkliste für Gastro-Betriebe

Bevor ein Minijobber den ersten Dienst antritt, müssen mehrere administrative Schritte abgeschlossen sein. Wer sie überspringt, riskiert Bußgelder, Nachzahlungen und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen. Die gute Nachricht: Die wichtigsten Schritte lassen sich in 1–2 Stunden erledigen, wenn man sie kennt. Diese Checkliste führt dich chronologisch durch den Prozess — von der Entscheidung zur Einstellung bis zum ersten Stempeln. Besonders in der Gastronomie, wo Minijobber kurzfristig einspringen und schnell anfangen sollen, passieren hier die meisten Fehler.

Im Gaststättengewerbe gilt die Sofortmeldung: Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung meldest du den neuen Minijobber an die Datenstelle der Rentenversicherung (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Die reguläre Anmeldung geht an die Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See). Beides läuft elektronisch über dein Lohnprogramm, das SV-Meldeportal der Sozialversicherung oder dein Lohnbüro. Du benötigst: deine Betriebsnummer, die Versicherungsnummer des Minijobbers, den voraussichtlichen Monatsverdienst und den Beginn der Beschäftigung. Die Abgaben an die Minijob-Zentrale betragen für gewerbliche Arbeitgeber aktuell insgesamt höchstens 31,17% des Verdienstes (13% Krankenversicherung + 15% Rentenversicherung + 2% Pauschsteuer + Umlagen U1 0,8%, U2 0,22% und Insolvenzgeldumlage 0,15%).

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist zwar auch für Minijobs nicht gesetzlich erzwungen, die wesentlichen Vertragsbedingungen musst du aber nach dem Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) schriftlich niederlegen, unterschreiben und aushändigen. Im Gaststättengewerbe reicht die Textform (E-Mail, PDF) dafür nicht, weil die Branche in § 2a SchwarzArbG aufgeführt ist. Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem: Namen und Anschriften beider Parteien, Arbeitsbeginn, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeit und Pausen, Zusammensetzung und Höhe der Vergütung samt Fälligkeit, Dauer des Urlaubs sowie das Kündigungsverfahren. Name, Vergütung und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen. Für Minijobber gilt: Die maximale Monatsarbeitszeit sollte explizit vereinbart werden — sonst ist die Verdienstgrenze schwer zu kontrollieren.

Minijobber unterliegen vollumfänglich dem Arbeitszeitgesetz. Das bedeutet: maximale Arbeitszeit 8 Stunden werktäglich, erweiterbar auf 10 mit Ausgleich innerhalb von 6 Monaten (§ 3 ArbZG), Ruhepause von mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeit (§ 4 ArbZG), Ruhezeit von 11 Stunden zwischen Arbeitstagen (§ 5 Abs. 1 ArbZG) sowie die eingeschränkte Regelung zu Sonn- und Feiertagsarbeit. In der Gastronomie gelten die branchenspezifischen Ausnahmen auch für Minijobber: Die Ruhezeit darf um bis zu eine Stunde auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn der Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen erfolgt (§ 5 Abs. 2 ArbZG), und Sonn- und Feiertagsarbeit ist in Gaststätten erlaubt (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG). Achte zudem darauf, dass Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern zusammengerechnet werden (§ 2 Abs. 1 ArbZG) — ein Minijobber mit Hauptjob darf die Höchstarbeitszeit nicht insgesamt überschreiten.

Die monatliche Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 €, im Jahr also bei 7.236 €. Ein unvorhersehbares Überschreiten (etwa eine Krankheitsvertretung) ist in höchstens 2 Kalendermonaten pro Zeitjahr erlaubt, und zwar jeweils bis zum Doppelten der Grenze (§ 8 Abs. 1b SGB IV). Wird die Grenze dagegen regelmäßig überschritten, ist es kein Minijob mehr: Die Beschäftigung wird sozialversicherungspflichtig — mit Nachzahlungspflicht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Plane daher die Wochenstunden mit Puffer: Beim Mindestlohn von 13,90 € ergibt sich eine maximale Monatsarbeitszeit von etwa 43 Stunden. Setze den Zielwert einige Stunden darunter, um bei kurzfristigen Vertretungen noch Spielraum zu haben.

Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung (13%) fällt nur an, wenn der Minijobber gesetzlich krankenversichert ist (§ 249b SGB V) — einen eigenen Krankenversicherungsschutz begründet er nicht. Der Minijobber muss also anderweitig versichert sein, etwa über die Familienversicherung, den Hauptjob oder privat. Die gesetzliche Unfallversicherung gilt für Beschäftigte kraft Gesetzes ab dem ersten Arbeitstag (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII) — angemeldet wird nicht der einzelne Mitarbeiter, sondern einmalig dein Betrieb binnen einer Woche nach Gründung (§ 192 SGB VII). Arbeitsunfälle, nach denen ein Mitarbeiter mehr als 3 Tage arbeitsunfähig ist, musst du binnen 3 Tagen der zuständigen Berufsgenossenschaft melden (§ 193 SGB VII); für die Gastronomie ist das die BGN (Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe). Halte die Kontaktdaten der BGN griffbereit.

Die MiLoG-Dokumentationspflicht gilt ab dem ersten Arbeitstag (§ 17 MiLoG). Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag schriftlich festgehalten werden. Richte die Zeiterfassung ein, bevor der erste Dienst beginnt — nicht hinterher. Eine digitale Lösung hat den Vorteil, dass Aufzeichnungen automatisch und manipulationssicher entstehen. Der Minijobber stempelt am Tablet, die Stunden werden direkt gegen die Monatsgrenze geprüft. Kein manuelles Nachrechnen, keine Überraschungen am Monatsende.