Zeiterfassung Pflicht 2026 — Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Was bedeutet das konkret für Gastro-Betriebe — und was passiert, wenn man nichts tut?
Die Ausgangslage: BAG-Urteil und EU-Richtlinie
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Das Gericht stützte sich dabei auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie und das Arbeitsschutzgesetz. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob der deutsche Gesetzgeber ein konkretes Umsetzungsgesetz verabschiedet hat — und das hat er bis Mitte 2026 nicht getan. Die Pflicht ergibt sich direkt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung durch das BAG.
Was heißt das für die Gastronomie?
Für Gastro-Betriebe ist die Situation besonders brisant: Die Branche unterliegt zusätzlich der MiLoG-Dokumentationspflicht (§ 17 MiLoG). Für alle Minijobber und die gesamte Branche gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens 7 Tage nach Erbringung aufgezeichnet werden. Die Unterlagen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Das bedeutet in der Praxis: Gastro-Betriebe haben schon heute eine doppelte Aufzeichnungspflicht — aus dem ArbSchG und dem MiLoG.
Welche Form muss die Zeiterfassung haben?
Das BAG hat keine konkreten Formvorgaben gemacht. Grundsätzlich sind Papier, Excel oder digitale Systeme zulässig. Allerdings muss das System 'verlässlich und zugänglich' sein. In der Praxis bevorzugen Prüfer digitale Systeme, weil sie manipulationssicherer sind. Excel-Tabellen werden zunehmend kritisch gesehen, weil sie ohne Protokollierung verändert werden können. Für eine GoBD-konforme Aufzeichnung ist eine professionelle Software die sicherste Wahl.
Was passiert, wenn ich nichts tue?
Direkte Bußgelder für das Fehlen eines Zeiterfassungssystems gibt es mangels Umsetzungsgesetz noch nicht. Aber: Verstöße gegen die ArbZG-Dokumentationspflicht kosten bis zu 30.000 Euro. Verstöße gegen die MiLoG-Aufzeichnungspflicht ebenso. Und: Die Arbeitsschutzbehörde kann Anordnungen zur Einführung eines Systems treffen. Zudem verschlechtert fehlende Dokumentation die Beweislage bei Arbeitszeitstreitigkeiten — Gerichte werten fehlende Aufzeichnungen zulasten des Arbeitgebers.
Praktische Umsetzung in 3 Schritten
1. System wählen: Eine digitale Zeiterfassung mit Serverzeitstempeln, Änderungsprotokoll und Exportfunktion ist die zukunftssicherste Lösung. 2. Mitarbeiter informieren: Die DSGVO verlangt eine Information über die Datenverarbeitung. Ein kurzes Info-Blatt oder eine Ergänzung der Datenschutzerklärung reicht. 3. Im Betrieb einführen: Ein Tablet als Stempeluhr aufstellen, PINs verteilen, fertig. Die meisten Systeme sind in unter einer Stunde betriebsbereit.
