Zeiterfassung Pflicht 2026 — Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt (Beschluss 1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind verpflichtet, Beginn und Ende der täglich geleisteten Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das Gericht stützte sich dabei auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und das Arbeitsschutzgesetz. Die Pflicht ergibt sich direkt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung durch das BAG und gilt unabhängig davon, ob der Gesetzgeber sie im Arbeitszeitgesetz ausdrücklich regelt.

Für Gastro-Betriebe ist die Situation besonders brisant: Die Branche unterliegt zusätzlich der MiLoG-Dokumentationspflicht (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Für alle Minijobber und für alle Beschäftigten im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (§ 2a SchwarzArbG) gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Das bedeutet in der Praxis: Gastro-Betriebe haben schon heute eine doppelte Aufzeichnungspflicht — aus dem ArbSchG und dem MiLoG. Details zur Zoll-Prüfung: MiLoG-Dokumentationspflicht.

Das BAG hat keine konkreten Formvorgaben gemacht: Die Erfassung muss nicht elektronisch erfolgen, je nach Tätigkeit und Betrieb reicht auch Papier. Entscheidend ist, dass Beginn und Ende tatsächlich aufgezeichnet werden; die bloße Möglichkeit dazu genügt nicht. Zettel und Excel-Tabellen haben einen praktischen Nachteil: Sie lassen sich nachträglich ohne Spur ändern, und genau das ist bei einer Prüfung oder in einem Arbeitsgerichtsprozess der Angriffspunkt. Was für Arbeitszeitaufzeichnungen steuerlich gilt, steht unter GoBD und Arbeitszeiterfassung.

Ein Bußgeld allein für das Fehlen eines Zeiterfassungssystems kennt das Arbeitsschutzgesetz nicht. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber die Einführung anordnen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG), und wer einer solchen vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, zahlt bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG). Unabhängig davon gilt: Fehlende Aufzeichnungen der Arbeitszeit über 8 Stunden kosten bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG), fehlende MiLoG-Aufzeichnungen bis zu 50.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Zudem verschlechtert fehlende Dokumentation die eigene Beweislage, wenn ein Mitarbeiter Überstunden einklagt.

1. System wählen: Eine digitale Zeiterfassung mit Serverzeitstempeln, Änderungsprotokoll und Exportfunktion ist die zukunftssicherste Lösung. 2. Mitarbeiter informieren: Sie müssen wissen, welche Daten erfasst werden und wofür. Ein kurzes Info-Blatt oder eine Ergänzung der Datenschutzinformation reicht; was hineingehört, steht unter DSGVO und Zeiterfassung. 3. Im Betrieb einführen: Ein Tablet als Stempeluhr aufstellen, PINs verteilen, fertig.