Mindestlohn und Dokumentationspflicht (MiLoG)
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Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet Arbeitgeber nicht nur zur Zahlung des Mindestlohns, sondern auch zur lückenlosen Dokumentation der Arbeitszeiten. Besonders in der Gastronomie — einer Schwerpunktbranche der Zollprüfungen — ist die korrekte Umsetzung entscheidend.
Was muss dokumentiert werden?
Nach § 17 Abs. 1 MiLoG müssen Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen (darunter Gaststätten und Beherbergung) sowie für alle Minijobber (außer in Privathaushalten) den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertages nach dem Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Die Unterlagen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Wer ist betroffen?
Die Dokumentationspflicht gilt für: alle Arbeitgeber von Minijobbern (geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV), alle Arbeitgeber in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen — dazu gehört ausdrücklich das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Ausgenommen sind nach § 1 MiLoDokV Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt 4.461 Euro brutto überschreitet, oder deren Monatsentgelt 2.974 Euro brutto überschreitet und vom Arbeitgeber in den letzten zwölf Monaten nachweislich gezahlt wurde, sowie im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.
Was passiert bei einer Prüfung?
Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit — FKS) kontrolliert die Aufzeichnungen; 2025 hat er rund 25.800 Arbeitgeber geprüft, mit Schwerpunkten unter anderem im Hotel- und Gaststättengewerbe. Bei einer Prüfung müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen vorgelegt werden können. Werden sie nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, droht ein Bußgeld bis zu 50.000 Euro; wer die Unterlagen nicht bereithält, riskiert bis zu 30.000 Euro (§ 21 MiLoG). Ab einer Geldbuße von 2.500 Euro kann ein Betrieb außerdem für angemessene Zeit von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden (§ 19 MiLoG).
Mindestlohn 2026
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 € brutto je Stunde (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung). Für Minijobber bedeutet das bei der Grenze von 603 € eine maximale Monatsarbeitszeit von ca. 43 Stunden. Eine digitale Zeiterfassung berechnet diese Grenze automatisch und warnt rechtzeitig.
Mit Gastronario ist die MiLoG-Dokumentation automatisch erledigt. Jede Stunde wird aufgezeichnet, jeder Nachweis ist auf Knopfdruck verfügbar.
Häufige Fragen
- Reicht eine Excel-Tabelle als Dokumentation?
- Grundsätzlich ja — das MiLoG schreibt keine bestimmte Form vor; nach dem Bundesarbeitsministerium ist es egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell geführt wird. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags spätestens am siebten Kalendertag danach eingetragen sind. Eine digitale Zeiterfassung hält zusätzlich fest, wann jede Buchung entstanden ist.
- Muss die Dokumentation am Arbeitsort vorliegen?
- Auf Verlangen des Zolls ja. Die Aufzeichnungen müssen im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten werden, auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Eine cloudbasierte Zeiterfassung erfüllt diese Anforderung — die Daten sind jederzeit abrufbar.
Quellen
- § 17 MiLoG — Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
- § 19 MiLoG — Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge
- § 21 MiLoG — Bußgeldvorschriften
- § 1 MiLoDokV — Einschränkung der Pflichten
- § 2a SchwarzArbG — Mitführungs- und Vorlagepflicht
- Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung
- BMAS — Dokumentationspflicht beim Mindestlohn
- Zoll — Finanzkontrolle Schwarzarbeit legt Jahresbilanz 2025 vor
Stand: Oktober 2026 · Verantwortlich: Rico Klatte
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