GoBD und Arbeitszeiterfassung

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 11. März 2024, das Anforderungen an IT-gestützte Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme definiert. Sie gelten für alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der steuerlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind (Rz. 5). Zum betroffenen DV-System zählen neben dem Hauptsystem auch Vor- und Nebensysteme — die GoBD nennen dabei ausdrücklich Lohnbuchhaltungssystem und Zeiterfassung (Rz. 20), weil Arbeitszeitdaten die Grundlage für die Lohnabrechnung bilden.

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 58). Änderungen und Löschungen müssen so protokolliert werden, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben (Rz. 59, 111). In der Praxis bedeutet das: Ein Zeiterfassungssystem muss jede Buchung und jede Korrektur mit Zeitstempel protokollieren. Die bloße Ablage von Daten in einem Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (Rz. 110) — eine Excel-Datei auf dem Rechner genügt also nicht.

Digital gespeicherte Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Für Arbeitszeitnachweise gelten mindestens 2 Jahre (ArbZG, MiLoG), für Lohnkonten 6 Jahre (§ 41 Abs. 1 EStG). Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das DV-System nutzen (§ 147 Abs. 6 AO); das System muss also einen Export in einem prüfbaren Format ermöglichen. Im Unternehmen entstandene digitale Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden (Rz. 119) — das digitale Original muss erhalten bleiben.

Für Gastro-Betriebe heißt das konkret: Eine Excel-Liste im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Maßnahmen nicht, weil sie beliebig geändert werden kann, ohne dass es protokolliert wird. Papierzettel fallen nicht unter die GoBD, müssen aber ebenfalls unverändert und geordnet aufbewahrt werden (§ 146 Abs. 4 AO). Eine Zeiterfassungssoftware mit Serverzeitstempeln, Änderungsprotokoll und Exportfunktion ist die sicherste Lösung.