GoBD und Arbeitszeiterfassung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gelten auch für die digitale Arbeitszeiterfassung. Hier erfährst du, welche Anforderungen dein System erfüllen muss.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums, die Anforderungen an IT-gestützte Buchführungssysteme definiert. Obwohl sie primär auf Finanzbuchhaltung zielen, gelten die Grundsätze analog für alle steuerrelevanten Aufzeichnungen — und dazu gehören Arbeitszeitdaten, soweit sie die Grundlage für die Lohnabrechnung bilden.
Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Digitale Aufzeichnungen müssen unveränderbar gespeichert werden. Nachträgliche Änderungen müssen als solche erkennbar sein — der Originalwert darf nicht überschrieben werden. In der Praxis bedeutet das: Ein Zeiterfassungssystem muss einen Audit-Trail führen, der jede Buchung und jede Korrektur mit Zeitstempel protokolliert. Excel erfüllt diese Anforderung nicht.
Aufbewahrung und Zugriff
Digitale Arbeitszeitnachweise müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist (2 Jahre ArbZG, bis 10 Jahre steuerrechtlich) lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Das System muss einen Export in einem prüfbaren Format ermöglichen. Reine Papierausdrucke reichen nicht — das digitale Original muss erhalten bleiben.
Was bedeutet das für die Praxis?
Für Gastro-Betriebe heißt das konkret: Excel-Listen und Papierzettel erfüllen die GoBD-Anforderungen nicht, weil sie beliebig geändert werden können ohne Protokollierung. Eine professionelle Zeiterfassungssoftware mit Serverzeitstempeln, Änderungsprotokoll und Exportfunktion ist die sicherste Lösung.
Gastronario speichert jeden Stempel und jede Korrektur mit unveränderbarem Zeitstempel. GoBD-konform ab dem ersten Tag.
Häufige Fragen
- Ist meine Excel-Zeiterfassung GoBD-konform?
- In der Regel nicht. Excel-Dateien können ohne Protokollierung geändert werden, was gegen das Unveränderbarkeitsgebot verstößt. Für eine GoBD-konforme Aufzeichnung brauchst du ein System mit automatischer Protokollierung aller Änderungen.
- Muss mein Zeiterfassungssystem zertifiziert sein?
- Nein. Es gibt keine offizielle GoBD-Zertifizierung. Allerdings muss der Anbieter eine Verfahrensdokumentation bereitstellen, die beschreibt, wie das System die GoBD-Anforderungen erfüllt. Bei einer Betriebsprüfung muss diese vorgelegt werden können.
