Hilfe-Center · 252 Antworten
Wobei können
wir helfen?
Von der ersten Anmeldung bis zum Lohnexport: jede Funktion, jede Regel und jedes Problem, das wir kennen. Geschrieben und geprüft von unserem Team.
Oft gesucht:PIN vergessenTeam einladenBetrieb wechselnFehlermeldungen
Nach Thema
17 KategorienErste Schritte
Vom ersten Gespräch bis zur ersten gestempelten Schicht — wie ein Betrieb aufgesetzt wird und wer was zu tun hat.
- Was Gastronario macht — und was es bewusst nicht machtAlle
- Zugang bekommen: Betrieb registrieren, Mitarbeiter anlegenInhaber
- Die Einrichtung im Überblick: Filiale, Terminal, Mitarbeiter, erste WocheInhaber
- Die erste Woche planen: Reihenfolge, die am wenigsten Arbeit machtInhaber
- Das Team einladen: Onboarding-Nachricht per WhatsApp verschickenManager
- Rollen im Überblick: Mitarbeiter, Manager, Admin, Inhaber, TerminalAlle
- Wer sieht was? Sichtbarkeit von Löhnen, Kontaktdaten und DokumentenAlle
- Die Menüpunkte der App und was dahinterstecktAlle
- Das Dashboard lesen: Tagesbriefing, offene Aufgaben und MerkzettelAlle
- Checkliste vor dem Live-Gang: was gesetzt sein mussInhaber
Anmeldung & Zugang
Anmelden, Passwort, PIN, mehrere Betriebe und was die Sperrbildschirme bedeuten.
- In Gastronario anmelden (Browser und App)Alle
- „Angemeldet bleiben“ — was der Haken bewirkt und wo er fehltAlle
- Passwort vergessen: Zurücksetzen per E-MailAlle
- Passwort ändern (auch im laufenden Betrieb)Alle
- Passwortregeln: 8 bis 72 Zeichen — warum die ObergrenzeAlle
- Stempeluhr-PIN vergessen oder gesperrtMitarbeiter
- Einem Mitarbeiter eine neue PIN oder ein neues Passwort gebenManager
- Die Login-E-Mail eines Mitarbeiters ändernInhaber
- Mehrere Betriebe mit einem Konto: Betrieb wechselnAlle
- Warum du in einem Betrieb Admin und im anderen nur Mitarbeiter bistAlle
- „Konto deaktiviert“ — was jetzt zu tun istAlle
- „Konto gesperrt“: was trotzdem noch geht (Export und Zahlung)Inhaber
- „Konto gelöscht“ — und wie lange eine Wiederherstellung möglich istInhaber
- Der rote Balken „Support-Sitzung“: was der Support sieht und wie er endetInhaber
Stempeluhr & Terminal
Das Kiosk-Terminal einrichten und benutzen: koppeln, stempeln, Checklisten, Störungen.
- Ein- und ausstempeln am TerminalMitarbeiter
- Warum die Uhrzeit vom Server kommt und nicht vom TabletAlle
- Ein Terminal anlegen und benennenInhaber
- Tablet koppeln: Kopplungscode erzeugen und einlösenInhaber
- „Code ungültig oder abgelaufen“ — Kopplungscode neu erzeugenInhaber
- Welches Gerät sich als Stempeluhr eignet (Tablet, Kiosk-Modus, Stromversorgung)Inhaber
- Terminal einer Filiale zuordnen — und wer dann darauf erscheintInhaber
- Terminal deaktivieren, aus der Ferne abmelden oder löschenInhaber
- „Alle Terminals sind vergeben“: zwei Terminals pro FilialeInhaber
- „Falscher PIN“ — die häufigsten Ursachen (auch die falsche Filiale)Alle
- Nach fünf Fehlversuchen gesperrt: wie lange die Sperre dauertAlle
- „Bereits eingestempelt“ oder „Nicht eingestempelt“Mitarbeiter
- „5 Minuten zu früh“: was die Pünktlichkeitsanzeige bedeutet (und nicht bedeutet)Alle
- Schichtnotiz am Terminal: erst nach der PIN sichtbarAlle
- Checkliste zur Schicht abhaken — beim Einstempeln, zwischendurch, beim AusstempelnMitarbeiter
- Die Hausliste am Terminal: abhaken ohne PINAlle
- „Checkliste konnte nicht gespeichert werden“ — was dann giltAlle
- Terminal offline: „Stempelungen können gerade nicht gespeichert werden“Alle
- Terminal hängt oder lädt endlos — SofortmaßnahmenAlle
- Terminal zeigt keine Notizen und Checklisten mehr (veraltete Version)Inhaber
- Ein Mitarbeiter erscheint nicht auf dem TerminalManager
Arbeitszeiten, Pausen & Korrekturen
Wie Stunden gerechnet werden, was automatisch passiert und wie Zeiten nachträglich richtiggestellt werden.
- „Meine Zeiten“ lesen: Netto, Geplant, Differenz, BruttolohnMitarbeiter
- Der automatische Pausenabzug nach § 4 ArbZG (30 und 45 Minuten)Alle
- Warum der Pausenabzug pro Stempelung gilt und nicht pro TagAlle
- Warum es keine eigene Pausen-Stempelung gibtAlle
- Pausen für Minderjährige: 30 und 60 Minuten nach § 11 JArbSchGManager
- Warum beim Inhaber keine Pause abgezogen wirdInhaber
- Rundung: warum die Monatssumme abgeschnitten und nicht gerundet wirdInhaber
- Ausstempeln vergessen: was nach 12 Stunden automatisch passiertAlle
- „Zeiteintrag braucht Prüfung“: geschätzte Zeit bestätigen oder korrigierenManager
- Eine Zeitkorrektur beantragen (Schicht korrigieren)Mitarbeiter
- Eine vergessene Schicht nachtragenMitarbeiter
- „Ende am Folgetag“: Nachtschichten richtig korrigierenAlle
- Korrekturanträge genehmigen oder ablehnenManager
- Hinweise beim Korrigieren: über 10 Stunden, Überschneidung — warum sie nicht blockierenManager
- Warum die Auswahl nur 30 Tage zurückreichtMitarbeiter
- Zeiten als Admin direkt nachtragen und korrigierenInhaber
- Warum Zeiteinträge nie gelöscht, sondern nur korrigiert werden (GoBD)Inhaber
- Das Änderungsprotokoll: wer wann was geändert hatInhaber
- „Fehlende Stempelung“: geplant, aber nie gestempeltAlle
- Eigene Zeiten als PDF oder CSV exportierenMitarbeiter
- Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge: was die App rechnet und was nichtInhaber
- Überstunden: warum es kein Überstundenkonto gibtInhaber
- Zeitumstellung: warum Plan und Ist in zwei Nächten im Jahr um eine Stunde abweichenInhaber
Schichtplanung
Schichten anlegen, Woche planen, veröffentlichen, kopieren — und die drei Ansichten Plan, Raster und Ist.
- Den Schichtplan lesen: Farben, Symbole und Badges erklärtAlle
- Eine Schicht anlegen, ändern oder löschenManager
- Nachtschicht über Mitternacht anlegen (Ende vor Beginn)Manager
- Entwurf und Veröffentlichen: warum Mitarbeiter deine Planung noch nicht sehenManager
- Warum „Veröffentlichen“ immer die ganze Woche in allen Filialen betrifftManager
- Planungsbrett: Mitarbeiter per Drag & Drop einteilen und tauschenManager
- Planungsbrett am Handy: Tagesansicht statt WochenrasterManager
- „Automatisch füllen“: nach welchen Regeln Gastronario einteiltManager
- Warum nach dem automatischen Füllen Schichten offen bleibenManager
- Wochenvorlagen anlegen und anwendenManager
- Achtung: „Vorlage anwenden“ leert die Woche zuerstManager
- Schichtvorlagen für wiederkehrende Zeiten (Früh-, Spätschicht)Inhaber
- Eine Woche in kommende Wochen kopierenManager
- Woche leeren oder nur die Zuweisungen entfernen — was ist der Unterschied?Manager
- „Zuweisungen entfernen“ ist ausgegraut — warum?Manager
- Gelöschte Schichten aus dem Papierkorb wiederherstellen (30 Tage)Manager
- Die Raster-Ansicht: Unterbesetzung auf der Zeitachse erkennenManager
- Die Ist-Ansicht: geplante gegen gestempelte Zeiten vergleichenManager
- Woher die Differenz in der Ist-Ansicht kommt (und warum sie brutto ist)Manager
- Sollbesetzung festlegen: wie viele Leute pro Bereich und ZeitfensterManager
- Abdeckungslücken finden: rote Bänder, graue Bänder, „kein Bedarf“Manager
- Bereiche wie Küche, Service und Bar anlegen und planenManager
- Mehrere Filialen planen: Filial-Chips, eigene Öffnungszeiten, filialübergreifende SollbesetzungInhaber
- Konflikt-Warnungen verstehen: Ruhezeit, 10-Stunden-Grenze, Doppelbuchung, 48-Stunden-WocheManager
- Minderjährige einplanen: was das Jugendarbeitsschutzgesetz erlaubtManager
- Pausenhinweise im Plan: wann 30 und wann 45 Minuten Pflicht sindManager
- Externe Aushilfen ohne Account in den Plan schreibenManager
- Notiz und Checkliste an eine Schicht hängenManager
- Das Checklisten-Ergebnis einer Schicht auswertenManager
- Schichtplan als PDF oder PNG exportieren und aushängenAlle
- Mit der Mitarbeiter-Ansicht prüfen, was dein Team wirklich siehtManager
- Wetter- und Ferienhinweise im WochenplanManager
- Schichtplan am Handy: wischen, Woche wechseln, Raster scrollenAlle
Schichten bestätigen & tauschen
Zusagen, absagen, freie Schichten übernehmen, Schichten abgeben und Tausch freigeben.
- Eine zugeteilte Schicht bestätigen oder ablehnenMitarbeiter
- Die Bestätigungsfrist: was passiert, wenn du nicht reagierstAlle
- Bestätigungspflicht einstellen: Frist, Übernahme oder automatische FreigabeInhaber
- Frist ist abgelaufen, aber es gibt keinen „Übernehmen“-KnopfAlle
- Sich in eine freie Schicht eintragenMitarbeiter
- „Eintragen nicht möglich“ — die häufigsten GründeMitarbeiter
- Eine Schicht abgeben: für alle freigeben oder direkt anfragenMitarbeiter
- Eine Tauschanfrage zurückziehen oder ablehnenMitarbeiter
- Tausch freigeben oder ablehnen (Manager)Manager
- Warum eine Tauschanfrage verschwunden ist (abgelaufen, Schicht gelöscht, neu vergeben)Alle
- „Deine Schicht wurde anders vergeben“ — was das heißtMitarbeiter
- Warum du eine Schicht nach einer Änderung erneut bestätigen musstAlle
Urlaub, Krankheit & Verfügbarkeit
Urlaub beantragen, sich krankmelden, Verfügbarkeiten pflegen und Anträge genehmigen.
- Urlaub beantragen und den Status verfolgenMitarbeiter
- Urlaub, Krank, Nicht verfügbar, Sonderurlaub, Freizeitausgleich — welche Art wofürAlle
- Sich krankmelden — und was danach automatisch passiertMitarbeiter
- Warum deine Schichten bei einer Krankmeldung sofort freigegeben werdenAlle
- Krankmeldung verkürzen oder zurückziehen — was mit den Schichten passiertAlle
- Krank im Lebensmittelbereich: was § 42 IfSG verlangtAlle
- Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen (inkl. 10-Sekunden-Rückgängig)Manager
- Eine falsch gebuchte Abwesenheit korrigieren oder löschenInhaber
- Deine wöchentliche Verfügbarkeit eintragenMitarbeiter
- Zweite Verfügbarkeit für die Schulferien (Schulzeit vs. Ferien)Mitarbeiter
- Verfügbarkeit über Mitternacht eintragen (zwei Zeilen statt einer)Mitarbeiter
- Verfügbarkeiten-Matrix und Abdeckungslücken im TeamManager
- Abwesenheit blockiert das Eintragen in Schichten — warum das gewollt istAlle
Mitarbeiter & Personalakte
Mitarbeiter anlegen, Rollen vergeben, Dokumente ablegen, Notizen führen und Konten beenden.
- Einen neuen Mitarbeiter anlegen — Feld für Feld erklärtManager
- Die Onboarding-Nachricht: Zugangsdaten sicher übergebenManager
- Startpasswort und PIN sieht man nur einmal — was tun, wenn sie weg sindManager
- Rollen vergeben: wer darf Manager oder Admin ernennenInhaber
- „Eingeschränkte Ansicht“: was ein Manager im Team nicht siehtManager
- Vertragsarten: Minijob, kurzfristig, Teilzeit, Vollzeit, InhaberInhaber
- Sollstunden pro Woche und pro Monat festlegenInhaber
- Stundenlohn setzen — und warum eine Warnung unter Mindestlohn erscheintInhaber
- Schüler-Kennzeichen und Bundesland: wofür Gastronario sie brauchtInhaber
- Stammfiliale zuweisen und was daran hängtInhaber
- Skills vergeben und beim Planen nutzenInhaber
- Aktiv, pausiert, ausgeschieden — welcher Status was bedeutetInhaber
- Achtung: „Pausiert“ sperrt den Login und belegt weiter einen PlatzInhaber
- Einen Mitarbeiter entfernen — und warum die Daten bleiben müssenInhaber
- Warum du dich selbst nicht deaktivieren oder löschen kannstInhaber
- Die digitale Personalakte: Kategorien und was hineingehörtInhaber
- Ein Dokument hochladen (PDF, PNG, JPEG, WebP, max. 10 MB)Inhaber
- Ein Dokument löschen — mit Pflichtbegründung ins ProtokollInhaber
- Eigene Dokumente einsehen und hochladenMitarbeiter
- IfSG-Belehrung nach § 43: Erst- und Folgebelehrung, Ampel und FristenInhaber
- Was nicht in die Personalakte gehört (Führungszeugnis, Gesundheitsdaten)Inhaber
- Aufbewahrungsfristen: 10, 6, 4 Jahre — und die automatische LöschungInhaber
- Notizen zu einem Mitarbeiter — und warum sie auskunftspflichtig sindManager
- Merkzettel fürs ganze Team auf dem DashboardManager
- Personalfragebogen für Minijobber drucken (inkl. RV-Befreiung)Manager
- Das eigene Profil: was du selbst ändern kannstMitarbeiter
- Welche Daten du über Kollegen siehst — und welche bewusst nichtAlle
Stunden, Löhne & Auswertungen
Monatsvorschau, Monatsabschluss, Jahresbericht, Minijob-Ampel und die Exporte für den Steuerberater.
- Die Lohn-Seite im Überblick: Vorschau, Abschluss, JahresberichtInhaber
- Monatsvorschau: Lohnkosten aus dem veröffentlichten Plan hochrechnenInhaber
- Monatsabschluss: die tatsächlich gearbeiteten Stunden auswertenInhaber
- Warum die Übersicht keine Lohnabrechnung istInhaber
- Die Minijob-Ampel: grün, gelb, rot — und die Zahlen dahinterAlle
- Minijob-Grenze und Mindestlohn: die Werte für 2026 und 2027Alle
- Warum die Warnung schon vor dem Monatsende kommt (Hochrechnung)Alle
- Jahresgrenze und die Ausnahme in bis zu zwei MonatenInhaber
- Grenze der Prüfung: Kalenderjahr statt rollierendem ZeitjahrInhaber
- Arbeitgeberkosten beim Minijob: die 31,17 % im DetailInhaber
- Kurzfristige Beschäftigung: die 70-Tage-ZählungInhaber
- Zuschläge, Boni und Urlaubsgeld manuell erfassenInhaber
- Das Lohnbudget: was in der Summe stecktInhaber
- Lohnkosten pro Filiale auswertenInhaber
- CSV-Export für Steuerberater und Betriebsprüfung (GoBD)Inhaber
- Was der CSV-Export nicht enthält (offene Stempelungen, Inhaber, Terminals)Inhaber
- Monatsreport und Stundennachweise als PDFInhaber
- „Stundensatz fehlt“ im Export — was zu tun istInhaber
- DATEV, Lodas, Lexoffice: welcher Weg heute funktioniertInhaber
- Urlaubstage und Resturlaub im Blick behaltenAlle
Bruchbuch (Warenverluste)
Bruch, Verderb, Kostproben und Personalverzehr aufzeichnen — der Gegenbeleg gegen die Hinzuschätzung bei der Betriebsprüfung.
- Warum es ein Bruchbuch gibt — und was das Finanzamt daraus liestInhaber
- Bruch eintragen: am Terminal, im Dashboard, auf der Bruchbuch-SeiteMitarbeiter
- Die sechs Gründe — und warum Kostprobe und Personalverzehr getrennt stehenAlle
- Eine Buchung stornieren: warum es kein Löschen gibtManager
- Monatsabschluss: CSV für den Steuerberater, PDF für den TischManager
Einkaufsliste
„Die Milch ist alle“ am Terminal melden, die Liste führen und den Artikelstamm pflegen — melden darf jeder, einkaufen entscheidet die Leitung.
Benachrichtigungen & Push
Die Glocke in der App, Push aufs Telefon, Einstellungen pro Gerät und was tun, wenn nichts ankommt.
- Die Benachrichtigungsglocke: lesen, öffnen, entfernenAlle
- Welche Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen — und an wenAlle
- Push-Benachrichtigungen auf dem Telefon aktivierenAlle
- Warum Push nur in der App funktioniert und nicht im BrowserAlle
- Einstellen, was aufs Telefon kommt (sechs Gruppen)Alle
- Push auf diesem Gerät wieder abschalten (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)Alle
- Warum Push pro Gerät gilt und nicht pro KontoAlle
- „Vom Telefon blockiert“: Erlaubnis in den Systemeinstellungen zurückholenAlle
- „Erlaubt, aber nicht angemeldet“ — Push kommt trotzdem nicht anAlle
- Android und Push: aktueller StandAlle
App installieren
Gastronario auf iPhone, iPad, Android und am Rechner nutzen.
Betrieb einrichten
Filialen, Öffnungszeiten, Logo, Skills, Wetter, Guides und die eigene Betriebs-FAQ.
- Die Einstellungen im ÜberblickInhaber
- Logo hochladen: erscheint in der Seitenleiste und am TerminalInhaber
- Betriebsnamen ändern — warum das nicht in den Einstellungen gehtInhaber
- Eine Filiale anlegen und Öffnungszeiten setzenInhaber
- Filiale deaktivieren statt löschen — wann welches gehtInhaber
- Öffnungszeiten des Betriebs und abweichende Zeiten je FilialeInhaber
- Wetterhinweise einrichten: Standort, Schwellen, SignaleInhaber
- Checklisten-Vorlagen anlegen und Schichten zuweisenManager
- Die Hausliste einer Filiale festlegenInhaber
- Guides und Anleitungen für den Betrieb anlegenManager
- Vorlagen aus dem Marktplatz übernehmenManager
- Eine eigene Anleitung im Marktplatz einreichenInhaber
- Die eigene Betriebs-FAQ pflegen (Müll, Schlüssel, Notfall)Manager
- Feedback an uns schicken — direkt aus der AppAlle
- Hinweisbalken und Wartungsmeldungen verstehenAlle
Abo, Plätze & Rechnung
Was im Preis enthalten ist, wie Plätze hinzugebucht werden, Betriebspause, Rechnungen, Kündigung und Sperren.
- Was im Grundpreis enthalten ist: 5 Plätze, 1 Filiale, 2 TerminalsInhaber
- Einen Mitarbeiterplatz oder eine Filiale hinzubuchenInhaber
- Plätze abbestellen — warum erst zur nächsten AbrechnungInhaber
- Wer einen Platz belegt (und wer nicht)Inhaber
- Rechnungen, Rechnungsdaten und Zahlungsmittel in der App verwaltenInhaber
- „Zahlung offen“: was gesperrt ist und was weiterläuftInhaber
- Die 14-Tage-Frist bis zur Sperre — und wie die Sperre endetInhaber
- Betriebspause: bis zu vier Monate im Jahr aussetzenInhaber
- Was während der Betriebspause nicht gehtInhaber
- Inhaberrechte: warum nicht jeder Admin die Abrechnung siehtInhaber
- Kündigen und Daten mitnehmenInhaber
Datenschutz, Recht & Aufbewahrung
DSGVO, Arbeitszeitgesetz, GoBD, Aufbewahrung und Datenexport — was Gastronario garantiert und was dein Betrieb tun muss.
- Zeiterfassungspflicht: was das BAG-Urteil für deinen Betrieb bedeutetInhaber
- GoBD: warum nichts stillschweigend überschrieben wirdInhaber
- Wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kannInhaber
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO für einen Mitarbeiter erstellenInhaber
- Alle Betriebsdaten als JSON exportierenInhaber
- Löschfristen: was wann automatisch verschwindetInhaber
- Auftragsverarbeitung (AVV): was geregelt istInhaber
- Gesundheitsdaten und Art. 9 DSGVO: wer sie sehen darfInhaber
- Datensparsamkeit im Team: warum Kollegen keine Telefonnummern sehenInhaber
- Welche Arbeitszeitgesetz-Regeln Gastronario prüft — und welche nichtInhaber
- Jugendarbeitsschutz: welche Warnungen bei Minderjährigen greifenInhaber
- § 17 MiLoG: Aufzeichnungen aufbewahren und im Zweifel vorlegenInhaber
- KI-Einsatz in Gastronario: was das für dich heißtAlle
Probleme & Fehlermeldungen
Konkrete Meldungen aus der App, was sie bedeuten und wie du sie loswirst.
- „Server nicht erreichbar“ oder „Keine Internetverbindung“ — und was du solange tustAlle
- „Unerwarteter Fehler“: Seite neu laden und was wir dann brauchenAlle
- Nach einem Update lädt eine Seite nicht mehrAlle
- Ich lande immer wieder auf der AnmeldeseiteAlle
- „Speichern fehlgeschlagen“ — was wirklich gespeichert wurdeAlle
- „Bereits gespeichert: Profildaten, Login“ — was ein Teilerfolg bedeutetManager
- „Keine Berechtigung für diese Aktion“Alle
- „Kein Zugriff“ auf eine Seite: Rolle oder Betrieb prüfenAlle
- „Zu viele Versuche“: Sperren und ihre DauerAlle
- Eine Liste lädt nicht — warum das nicht dasselbe ist wie „leer“Alle
- „Kopieren nicht möglich“ — Zwischenablage blockiertManager
- „Export fehlgeschlagen“: PDF, CSV und JSONInhaber
- Datei wird abgelehnt: Format, Größe, DateinameInhaber
- Tabellen und Raster am Handy: seitlich wischenAlle
- Einen Fehler melden: was wir brauchen, um ihn zu findenAlle
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