Zuschläge, Boni und Urlaubsgeld manuell erfassen

Worum es geht

Gastronario rechnet aus Stunden mal Stundensatz. Alles, was zusätzlich gezahlt wird — Prämie, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, ein Nachtzuschlag, ein Jobticket — entsteht nicht aus der Zeiterfassung. Solche Beträge trägst du im Monatsabschluss selbst ein, damit dein Lohnbudget stimmt und der Steuerberater die Zahlen beisammen hat. Die Liste sitzt auf der Seite „Löhne“ im Reiter „Monatsabschluss“, unterhalb der Lohntabelle.

Einen Eintrag anlegen

• Auf „Löhne“ gehen und oben den richtigen Monat und das richtige Jahr wählen.
• Den Reiter „Monatsabschluss“ öffnen und zur Liste der zusätzlichen Entgelte scrollen.
• Unten in der Zeile „Eintrag hinzufügen“ den Mitarbeiter auswählen.
• Die Kategorie auswählen — zum Beispiel „Bonus / Prämie“, „Urlaubsgeld“ oder „Nachtzuschlag 25% (steuerfrei)“.
• Den Betrag eintragen und auf „Hinzufügen“ tippen. Der Eintrag hängt am gewählten Monat, nicht am heutigen Datum.

Der Betrag muss eine bestimmte Form haben

Erlaubt sind Ziffern mit höchstens einem Trennzeichen und ein bis zwei Nachkommastellen: „150“, „150,50“ und „150.50“ werden angenommen. Ein Tausenderpunkt wird abgelehnt — „1.000“ akzeptiert die App bewusst nicht, weil sie es sonst als eine Euro lesen müsste. Schreib in dem Fall „1000“. Null und negative Beträge sind ebenfalls nicht möglich; ein Abzug wird über die passende Kategorie erfasst, nicht über ein Minuszeichen.

Was in die Summe fließt und was nicht

Unter der Liste steht „Summe zusätzliche Entgelte“ mit dem Zusatz „— fließt ins Lohnbudget“. Diese Summe landet oben im Kasten „Lohnbudget gesamt“ als eigener Posten „Zuschläge/Boni“. Zwei Kategorien fließen nicht ein: „Abschlag / Vorschuss“ und „Pfändung“. Ein Vorschuss ist kein zusätzlicher Aufwand, sondern eine vorgezogene Zahlung auf Lohn, der über die Stunden längst im Budget steckt; eine Pfändung leitet Nettolohn nur um. Beide erscheinen deshalb im Kasten separat als „nachrichtlich: Vorschüsse/Pfändungen … € (kein zusätzlicher Personalaufwand)“.

Wirkung auf die Minijob-Ampel

Ob ein Eintrag zum Arbeitsentgelt im Sinne des § 8 SGB IV zählt, hängt an der Kategorie. Einmalzahlungen wie Bonus, Urlaubs- und Weihnachtsgeld zählen mit und können einen Minijobber über die Monatsgrenze von 603 € (Stand 2026) heben — die Ampel schlägt dann aus. Steuerfreie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, steuerfreie Zuschüsse und Reisekosten zählen nicht mit. Die Einträge stehen im Monatsreport-PDF in einer eigenen Tabelle mit „Mitarbeiter“, „Art“ und „Betrag“. Im CSV-Export tauchen sie nicht auf — der enthält ausschließlich Stempelzeiten.