Was der CSV-Export nicht enthält (offene Stempelungen, Inhaber, Terminals)

Warum das wichtig ist

Der CSV-Export ist keine Kopie des Bildschirms. Er enthält Stempelzeiten, sonst nichts. Wer ihn an den Steuerberater schickt und annimmt, damit sei der Monat vollständig übergeben, übergibt weniger als er denkt. Diese Seite sagt genau, was fehlt.

Offene Stempelungen fehlen

Ein Eintrag ohne Ausstempel-Zeit ist kein vollständiger Arbeitszeitnachweis und wird nicht exportiert. Vergisst jemand am Freitag das Ausstempeln, fehlt dieser ganze Tag in der Datei — ohne Lücke, ohne Fehlermeldung. Deshalb steht im Reiter „Monatsabschluss“ ein gelber Hinweis, sobald es solche Einträge gibt: „3 offene Einträge — vor Abschluss korrigieren.“ und dazu „Offene Stempelungen (ohne Ausstempel-Zeit) erscheinen nicht im CSV-Export.“ Der Link „In der Verwaltung korrigieren“ bringt dich direkt hin. Diesen Hinweis abzuräumen, bevor du exportierst, ist der wichtigste Handgriff des Monatsabschlusses.

Wer im Export gar nicht vorkommt

• Der Inhaber — kein Arbeitnehmer, seine Stunden gehören nicht in eine Lohnaufstellung für die Prüfung.
• Terminal-Konten — das sind Geräte, keine Personen.
• Kaputte Einträge, bei denen die Ausstempel-Zeit vor oder auf der Einstempel-Zeit liegt.
• Stempelungen, deren Mitarbeiter im Betrieb nicht mehr auffindbar ist.

Was inhaltlich fehlt

Zuschläge, Boni, Urlaubsgeld, Vorschüsse und Pfändungen stehen nicht in der CSV. Sie sind keine Stempelzeit, und die Datei hat keine Spalte dafür. Sie stehen im Monatsreport-PDF in der Tabelle „Mitarbeiter / Art / Betrag“. Ebenfalls nicht enthalten: die Knappschaft-Pauschalabgaben, die Minijob-Ampel, Urlaubs- und Krankheitstage und das Änderungsprotokoll. Auch der Hinweis, dass es sich um keine Lohnabrechnung handelt, steht bewusst nicht in der Datei — er würde die Maschinenlesbarkeit stören und gehört ins PDF.

Der richtige Weg zum Steuerberater

Schick beides. Die CSV enthält die einzelnen Zeiten, das Monatsreport-PDF enthält die Übersicht, die zusätzlichen Entgelte, die Urlaubstage und die Korrekturen pro Mitarbeiter — mit den Spalten „Datum“, „Feld“, „Alt“, „Neu“, „Grund“ und „Geändert von“. Erst die beiden zusammen bilden den Monat vollständig ab.