Mitarbeiter führen in der Gastronomie: Der Leitfaden für den ersten eigenen Laden

Du wirst Chef, indem du Entscheidungen triffst, sie erklärst und dafür geradestehst. Das Gesetz gibt dir dafür das Weisungsrecht: Du darfst Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit nach billigem Ermessen bestimmen, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz nichts anderes festlegen (§ 106 GewO). Billiges Ermessen heißt: Du musst die Interessen des Mitarbeiters mitdenken, aber du entscheidest.

Viele Gründer kommen selbst aus der Küche oder von der Theke und haben jahrelang neben den Leuten gestanden, die sie jetzt anleiten. Der häufigste Fehler ist, so weiterzumachen wie bisher: alles selbst machen, Konflikte aussitzen, Anweisungen als Bitte verpacken. Das Team merkt das sofort und weiß dann nicht, woran es ist.

Drei Dinge helfen in den ersten Wochen:

• Sag, was du erwartest, bevor du es einforderst. Pünktlichkeit, Kleidung, Handy während der Schicht, Umgang mit Gästen: Schreib es auf eine Seite und geh sie mit jedem neuen Mitarbeiter durch.
• Entscheide zügig und erkläre kurz. Ein Team erträgt eine unbequeme Entscheidung besser als keine. Ein Satz zum Warum reicht meistens.
• Mach nicht alles selbst. Dein Platz ist dort, wo gerade die Entscheidung gebraucht wird, nicht an der Spülmaschine, weil es da schneller geht. Delegiere feste Aufgaben und kontrolliere das Ergebnis, nicht jeden Handgriff.

Du musst dafür niemand anderes werden. Ein Chef, der freundlich und klar ist, wird ernst genommen. Ein Chef, der mal Kumpel und mal Vorgesetzter ist, nicht.

Einarbeitung heißt: Am ersten Tag erledigst du die Pflichten und zeigst den Laden, in der ersten Woche arbeitet der Neue an der Seite eines erfahrenen Kollegen, nach einem Monat kann er seine Station allein. Plane dafür Zeit ein, auch wenn der Laden brummt. Ein Mitarbeiter, der nach drei Wochen noch fragt, wo die Tabletts stehen, ist nicht faul, sondern schlecht eingearbeitet.

Was am ersten Tag erledigt sein muss

In Gastronario legst du den neuen Mitarbeiter mit Vertragsart und Stundensatz an, er bekommt seine PIN, und ab der ersten Schicht stempelt er an der Stempeluhr am Tablet. Die MiLoG-Aufzeichnung läuft damit vom ersten Tag an mit.

Einarbeitungsplan für die ersten vier Wochen

Ein Pate aus dem Team ist das wirksamste Werkzeug in dieser Liste. Er beantwortet die kleinen Fragen, für die der Neue dich nicht stören will, und du bekommst nach einer Woche eine ehrliche Einschätzung aus zweiter Hand. Für Minijobber gilt der gleiche Plan, nur verteilt auf weniger Schichten; die Besonderheiten beim Einstellen stehen in der Checkliste Minijobber einstellen.

Nein, nicht, wenn er wirklich mitarbeitet. Wer auf deine Anweisung Teller trägt, Getränke macht oder spült, leistet weisungsgebundene Arbeit und ist damit Arbeitnehmer (§ 611a BGB). Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn (§ 1 MiLoG), 2026 also mindestens 13,90 € je Stunde, und zwar ab der ersten Stunde. Wie der Probetag auf dem Papier heißt, spielt dabei keine Rolle; entscheidend ist, was tatsächlich passiert.

Für dich heißt das in der Praxis:

• Bezahle den Probetag zum vereinbarten Stundenlohn, mindestens zum Mindestlohn.
• Zeichne die Zeit auf: Beginn, Ende, Dauer, wie bei jeder anderen Schicht (§ 17 MiLoG). Das Gastgewerbe ist eine Branche, in der der Zoll gezielt prüft; Details unter MiLoG-Dokumentationspflicht in der Prüfung.
• Melde die Person an, wenn sie eine Schicht übernimmt. Eine Sofortmeldung ist auch für einen einzigen Tag nötig, und wer als Arbeitgeber seine Meldepflichten nicht erfüllt, leistet Schwarzarbeit (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 SchwarzArbG), auch an einem Probetag.

Ein kurzes Vorstellungsgespräch mit Rundgang durch den Laden, bei dem der Bewerber nur zuschaut, nichts anfasst und keine Anweisungen bekommt, ist etwas anderes als ein Probetag. Sobald die Grenze unklar ist, zahl lieber die zwei Stunden. Das ist billiger als jede Diskussion mit dem Zoll.

In Gastronario legst du den Bewerber für den Probetag wie einen Mitarbeiter an, er stempelt an der Stempeluhr per PIN ein und aus, und die Zeit steht in der Aufzeichnung. Bleibt er, läuft es einfach weiter; bleibt er nicht, hast du den Tag trotzdem sauber dokumentiert und bezahlt.

Mit Checklisten fürs Öffnen und Schließen, die jeden Tag abgearbeitet und abgezeichnet werden. Ein Laden, in dem jeder anders aufschließt, hat jeden Morgen eine andere Qualität. Ein Laden mit Checkliste hat jeden Morgen dieselbe, egal wer Frühschicht hat, und du kannst dich darauf verlassen, auch wenn du nicht da bist.

Was in die Öffnen-Checkliste gehört

• Kühlung prüfen und Temperatur eintragen (Kühlhaus, Kühlschränke, Tiefkühler)
• Geräte einschalten: Kaffeemaschine, Fritteuse, Spülmaschine, Kasse
• Kasse zählen, Wechselgeld prüfen
• Toiletten kontrollieren, Seife und Papier auffüllen
• Außenbereich: Tische, Schilder, Aschenbecher, Tafel
• Warenstand prüfen, fehlende Ware auf die Einkaufsliste

Was in die Schließen-Checkliste gehört

• Kassenabschluss, Bargeld in den Tresor
• Geräte reinigen und ausschalten, Fritteusenöl abdecken
• Kühlung prüfen, offene Lebensmittel abdecken und datieren
• Böden, Arbeitsflächen, Spüle
• Müll raus, Lieferung für morgen prüfen
• Fenster, Licht, Alarm, Tür

Schreib die Listen so konkret, dass ein Mitarbeiter in der zweiten Woche sie allein abarbeiten kann. Statt Küche sauber machen also: Arbeitsflächen desinfizieren, Böden wischen, Abfluss reinigen. Jede Zeile ist ein Schritt, den man abhaken kann.

Routinen über die Checkliste hinaus

Neben Öffnen und Schließen gibt es Aufgaben, die wöchentlich oder monatlich anstehen: Fettabscheider, Eismaschine, Lüftung, Tiefkühler abtauen, Lager durchsehen. Lege für jede einen festen Tag und einen Verantwortlichen fest. Was keinen Tag hat, passiert nicht.

In Gastronario legst du Routinen fürs Öffnen und Schließen mit einzelnen Schritten an; jeder Schritt wird am Terminal per PIN abgezeichnet, bei Bedarf mit einem Wert, etwa der Temperatur.

app.gastronario.de

Am Terminal sieht der Mitarbeiter, welcher Schritt dran ist, trägt den Wert ein und zeichnet mit seiner PIN ab. Du siehst nachher, wer wann was erledigt hat, und die Kühltemperaturen stehen bei der Lebensmittelkontrolle lückenlos in der Liste.

Mehr zu den Routinen in der App steht unter Routinen; was beim Schließen zu Bruch geht, landet im Bruchbuch, was fehlt, auf der Einkaufsliste.

Ein fairer Dienstplan steht mindestens eine Woche im Voraus, berücksichtigt die Verfügbarkeiten, die das Team vorher eingetragen hat, verteilt die unbeliebten Schichten reihum und erlaubt Tausch unter Kollegen mit deiner Freigabe. Nichts vergiftet ein Gastro-Team schneller als ein Plan, der am Samstagabend für Montag kommt.

So baust du den Ablauf auf:

1. Verfügbarkeiten einsammeln, bevor du planst. Ein fester Stichtag (etwa Mittwoch für die übernächste Woche), bis zu dem jeder seine Wünsche und Sperrzeiten einträgt. Was danach kommt, ist ein Wunsch, kein Anspruch.
2. Plan veröffentlichen an einem festen Tag, immer demselben. Das Team richtet sein Privatleben danach ein.
3. Tausch erlauben, aber sichtbar. Zwei Kollegen dürfen tauschen, wenn beide die Station können und du es siehst. Ein Tausch per Sprachnachricht, von dem du nichts weißt, endet mit einer leeren Theke.
4. Unbeliebte Schichten reihum verteilen und das offen sagen. Wer immer Samstagabend hat, kündigt irgendwann, und zwar zu Recht.

Was das Gesetz zum Vorlauf sagt

Für Arbeit auf Abruf, also wenn du Minijobber ohne feste Schichten rufst, musst du die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilen, sonst muss der Mitarbeiter nicht kommen; ohne vereinbarte Wochenstunden gelten 20 Stunden als vereinbart (§ 12 TzBfG). Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten aus dem Arbeitszeitgesetz gelten für jeden Plan; die Zahlen stehen unter ArbZG in der Gastronomie und Ruhezeit. Welche Pflichten die Planung selbst betreffen, erklärt Schichtplanung: Pflichten; einen praktischen Einstieg gibt der Beitrag Schichtplanung in der Gastronomie. Für Mitarbeiter unter 18 gelten eigene Grenzen, siehe Jugendarbeitsschutz.

In Gastronario tragen die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten und Abwesenheiten am Handy ein, du planst die Woche nach Küche und Theke, die ArbZG-Prüfung meldet dir Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit beim Planen, und die Minijob-Grenzwarnung zeigt je Mitarbeiter, bevor er über 603 € im Monat rutscht. Der Plan geht an alle aufs Handy; wer eine Schicht abgeben oder tauschen will, tut das in der App, und du gibst frei.

Mit einer kurzen Teambesprechung vor der Schicht und einer einzigen Stelle, an der alle verbindlichen Informationen stehen. Der WhatsApp-Gruppenchat ist für Gastro-Teams praktisch, aber er ist kein Ablagesystem: Nach 40 Nachrichten über die Weihnachtsfeier findet niemand mehr, dass ab Montag die neue Karte gilt.

Die Schichtbesprechung

Fünf Minuten, im Stehen, bevor die ersten Gäste kommen. Inhalt:

• Was ist heute anders: Reservierungen, Veranstaltung, Wetter, Ausfall
• Was ist aus, was muss weg: Tagesgericht, Ware kurz vor Ablauf
• Wer macht was: Stationen, Pausenreihenfolge
• Ein Punkt von gestern, der nicht lief, und wie er heute laufen soll

Mehr nicht. Alles, was länger dauert, gehört in ein eigenes Gespräch oder in die wöchentliche Teamrunde.

Eine Stelle für Informationen

Lege fest, wo verbindliche Informationen stehen: neue Karte, geänderte Öffnungszeiten, Regeln, Dienstplan. Das kann ein Brett im Büro sein oder die App; wichtig ist, dass es genau eine Stelle ist und jeder weiß, dass dort steht, was gilt. Der Chat bleibt für Kurzfristiges und Soziales.

Regeln für den Chat, die du am ersten Tag erklärst:

• Krankmeldungen gehen direkt an dich, nicht in die Gruppe; was dabei zu beachten ist, steht unter Krankmeldung im Minijob.
• Schichttausch wird nicht im Chat ausgehandelt, sondern im Plan beantragt.
• Nach Feierabend muss niemand antworten.

In Gastronario sehen alle auf dem Dashboard das Tagesbriefing: Wetter, die Schichten von heute und die offenen Aufgaben; was du der Frühschicht sagen willst, steht dort, bevor sie aufschließt, und nicht irgendwo zwischen 40 Chat-Nachrichten.

Feedback gibst du sofort, konkret und unter vier Augen; das Mitarbeitergespräch führst du geplant, mindestens einmal in der Probezeit und danach etwa alle sechs Monate. Beides ist in der Gastronomie selten, weil nie Zeit ist. Genau deshalb wirkt es so stark, wenn du es tust.

Feedback im Alltag

• Sofort, nicht am Monatsende. Ein Fehler wird am selben Tag angesprochen, ein guter Abend auch.
• Konkret. Nicht: Du bist zu langsam. Sondern: Tisch 4 hat zwölf Minuten auf die Getränke gewartet, weil du erst die Karte abgeräumt hast; nimm die Getränke zuerst.
• Unter vier Augen bei Kritik, vor dem Team bei Lob. Nie umgekehrt.
• Fragen, bevor du urteilst. Oft gibt es einen Grund, den du von der Theke aus nicht siehst.

Das Mitarbeitergespräch

Ein Gespräch nach etwa drei Monaten ist das wichtigste in der Probezeit: Es lässt dir Zeit, bis zum sechsten Monat eine Entscheidung zu treffen, und gibt dem Mitarbeiter die Chance, etwas zu ändern. Vorbereitung: Je drei Punkte, die gut laufen, und die, die sich ändern müssen, mit Beispielen und Datum. Ablauf in 30 Minuten:

Schreib das Ergebnis auf, auch wenn es nur eine halbe Seite ist. Beim nächsten Gespräch ist das die Grundlage, und falls es später zu einer Abmahnung oder Kündigung kommt, ist es der Nachweis, dass du den Punkt angesprochen hast.

Sprich im Gespräch auch über Zahlen, die den Mitarbeiter betreffen: seine Stunden, seinen Verdienst, bei Minijobbern den Abstand zur Grenze. In Gastronario sieht jeder Mitarbeiter unter Meine Zeiten seine Stunden und seinen Bruttolohn am Handy; Diskussionen über falsch gezählte Stunden fallen damit meist schon vor dem Gespräch weg.

Schnell, mit beiden Beteiligten einzeln und dann gemeinsam, auf Grundlage von Tatsachen statt Eindrücken. Konflikte in der Gastronomie entstehen fast immer aus denselben Quellen: ungleich verteilte Schichten, unklare Zuständigkeiten (wer räumt die Theke ab, Küche oder Service), Trinkgeld, Pausen und das Gefühl, dass einer mehr arbeitet als der andere. Die meisten davon sind Führungsprobleme, keine Charakterprobleme.

So gehst du vor:

1. Nicht warten. Ein Streit, der zwei Wochen gärt, hat das halbe Team auf einer Seite.
2. Erst einzeln hören. Jeden Beteiligten unter vier Augen, ohne zu bewerten. Frag nach konkreten Situationen mit Datum.
3. Tatsachen prüfen. Wer hatte wie viele Samstage, wer hat wie viele Stunden, wer hat wann Pause gemacht. Vieles, was als Ungerechtigkeit empfunden wird, löst sich an den Zahlen auf, oder bestätigt sich, und dann änderst du den Plan.
4. Gemeinsam eine Regel festlegen. Nicht wer recht hatte, sondern wie es ab morgen läuft: Theke räumt der Service ab, Trinkgeld wird so verteilt, Samstage reihum.
5. Regel aufschreiben und für alle gleich anwenden. Eine Regel, die für den Lieblingskollegen nicht gilt, ist keine.

Was du nicht tust: Konflikte im Gruppenchat austragen, vor Gästen laut werden, oder einen Mitarbeiter als Boten für den anderen benutzen.

Für die Tatsachen hilft die Stempeluhr: In Gastronario stehen die Arbeitszeiten je Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Pausen fest, und im Schichtplan siehst du auf einen Blick, wer in den letzten Wochen welche Schichten hatte. Ein Gespräch über Fairness wird damit zu einem Gespräch über Zahlen, und das ist für beide Seiten leichter. Wie Trinkgeld steuerlich behandelt wird, steht unter Trinkgeld versteuern.

Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten können beide Seiten mit einer Frist von zwei Wochen kündigen (§ 622 Abs. 3 BGB). Jede Kündigung braucht die Schriftform: Papier, eigenhändige Unterschrift; die elektronische Form ist ausgeschlossen, E-Mail, WhatsApp oder ein Scan reichen also nicht (§ 623 BGB). Das ist der Rahmen; die Einzelheiten einer konkreten Kündigung klärst du mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht, nicht mit einer Vorlage aus dem Netz.

Die Fristen auf einen Blick

Die Probezeit muss im Arbeitsvertrag vereinbart sein; ohne Vereinbarung gilt die kurze Frist nicht. Und die Kündigung muss dem Mitarbeiter noch innerhalb der Probezeit zugehen, am besten persönlich gegen Empfangsbestätigung.

Kündigungsschutz: wann er greift

Das Kündigungsschutzgesetz verlangt einen sozial gerechtfertigten Grund (in der Person, im Verhalten oder dringende betriebliche Erfordernisse), aber erst, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht (§ 1 KSchG) und der Betrieb mehr als zehn Arbeitnehmer hat; Teilzeitkräfte zählen dabei mit 0,5 bis 20 Wochenstunden und 0,75 bis 30 Wochenstunden, Auszubildende gar nicht (§ 23 KSchG). Viele Gründer liegen in den ersten Jahren darunter. Das heißt nicht, dass du willkürlich kündigen darfst: Frist, Schriftform und das Verbot von Diskriminierung gelten immer, und der Mitarbeiter kann jede Kündigung vor dem Arbeitsgericht prüfen lassen.

Abmahnung: die Grundsätze

Eine Abmahnung ist der dokumentierte Hinweis, dass ein bestimmtes Verhalten gegen den Vertrag verstößt und bei Wiederholung das Arbeitsverhältnis gefährdet. Damit sie etwas wert ist:

• Konkret: Datum, Uhrzeit, was genau passiert ist (dreimal unentschuldigt zu spät am 3., 7. und 12. des Monats, nicht: öfter unpünktlich).
• Mit Aufforderung: Was ab sofort anders sein muss.
• Mit Warnung: Dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht.
• Schriftlich, mit Kopie für den Mitarbeiter und Empfangsbestätigung.

Ob im Einzelfall eine Abmahnung nötig ist, wie viele, und ob ein Grund für eine fristlose Kündigung reicht, ist Rechtsberatung. Bevor du eine Kündigung aussprichst, nimm das Geld für eine Stunde beim Fachanwalt in die Hand; ein verlorener Kündigungsschutzprozess kostet ein Vielfaches. Was im Betrieb sonst noch geprüft wird, wenn es Streit gibt, steht unter Betriebsprüfung vorbereiten.

Als Arbeitgeber musst du die Gefährdungen in deinem Betrieb beurteilen und dokumentieren, jeden Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn und danach bei Bedarf regelmäßig unterweisen und die Erste Hilfe organisieren. Das gilt ab dem ersten Mitarbeiter, auch bei einem Minijobber, und es gibt keine Ausnahme für kleine Betriebe.

Anzahl, Ausbildung und Ausrüstung der Ersthelfer müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Beschäftigten und zu den Gefahren im Betrieb stehen; du darfst die Aufgabe selbst übernehmen, wenn du die nötige Ausbildung und Ausrüstung hast (§ 10 Abs. 2 ArbSchG). Wie viele Ersthelfer dein Betrieb braucht, sagt dir deine Berufsgenossenschaft. Für das Gastgewerbe ist das die BGN: Die Aus- und Fortbildung zum betrieblichen Ersthelfer ist für Beschäftigte aus BGN-Mitgliedsbetrieben kostenlos, die BGN übernimmt die Lehrgangsgebühren, und alle zwei Jahre ist eine Fortbildung nötig (BGN: Ersthelferausbildung). Für Betriebe mit bis zu 50 Beschäftigten bietet die BGN an, die Gefährdungsbeurteilung online im BGN-Extranet zu erstellen und zu dokumentieren, und sie hat eine Arbeitshilfe für das Gastgewerbe (ASI 10.12) (BGN: Gefährdungsbeurteilung); wie du dich dort anmeldest, steht unter Berufsgenossenschaft in der Gastronomie.

Praktisch heißt das für den ersten Laden:

1. Erstelle die Gefährdungsbeurteilung mit der Online-Hilfe der BGN und geh deinen Laden dabei Raum für Raum durch.
2. Schreib die Unterweisung als Liste mit Datum und Unterschrift des Mitarbeiters; sie ist Teil des ersten Arbeitstags aus dem Einarbeitungsplan oben.
3. Lass dich und einen zweiten Mitarbeiter zum Ersthelfer ausbilden, hänge den Verbandkasten sichtbar auf und trag den Termin für die Fortbildung in zwei Jahren ein.
4. Nimm die Kontrolle von Verbandkasten und Feuerlöscher als Schritt in die Schließen-Routine, dann wird sie nicht vergessen.

In Gastronario kannst du genau solche Kontrollen als Schritt in eine Routine aufnehmen; der Mitarbeiter zeichnet sie per PIN ab, und du hast den Nachweis, wann zuletzt jemand nachgesehen hat.