Wie viele Mitarbeiter brauche ich in der Gastronomie?

Der Personalbedarf ist die Summe aller besetzten Posten über alle Öffnungsstunden einer Woche. Du gehst Stunde für Stunde durch den Tag, schreibst auf, wie viele Leute gleichzeitig arbeiten müssen, und addierst.

Die Rechnung hat fünf Schritte:

1. Öffnungsstunden je Tag notieren. Ein Café von 8 bis 18 Uhr hat 10 Öffnungsstunden.
2. Posten je Stunde festlegen. Ein Posten ist eine Person, die zu dieser Zeit gebraucht wird: Theke, Kasse, Küche, Service. Um 9 Uhr reicht vielleicht eine Person, in der Mittagsspitze brauchst du zwei oder drei.
3. Öffnungsstunden mal Posten rechnen. 3 Stunden mit einem Posten plus 4 Stunden mit zwei Posten plus 3 Stunden mit einem Posten ergibt 3 + 8 + 3 = 14 Personalstunden an diesem Tag.
4. Alle Wochentage addieren. Samstag und Sonntag sind in fast jedem Betrieb anders besetzt als Dienstag. Das Ergebnis sind die Personalstunden je Woche für die reine Öffnungszeit.
5. Vor- und Nachbereitung, Zuschläge und deine eigenen Stunden einrechnen. Das machen die nächsten Abschnitte.

Die Formel in einem Satz: Personalstunden je Woche = Summe über alle Tage von (Öffnungsstunden × besetzte Posten je Stunde) + Vor- und Nachbereitung, das Ganze mal Zuschlag für Ausfall. Davon ziehst du ab, was du selbst arbeitest, und der Rest ist das, was du einstellen musst.

Das Ergebnis ist ein Durchschnitt. Entscheidend ist nicht die Wochensumme, sondern dass jede einzelne Stunde besetzt ist. Zwei Mitarbeiter mit zusammen 60 Stunden nützen dir nichts, wenn beide montags frei haben wollen und du montags öffnest. Deshalb machst du die Besetzungstabelle zuerst und die Köpfe danach.

In Gastronario legst du diese Besetzung einmal als Vorlage an (welche Posten an welchem Wochentag zu welcher Zeit) und füllst die Woche daraus automatisch mit den verfügbaren Mitarbeitern. Die geplanten Stunden je Mitarbeiter stehen direkt daneben, du siehst also beim Planen, ob die Summe zu den Verträgen passt.

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Zu den Öffnungsstunden kommen Vor- und Nachbereitung und ein Zuschlag für Urlaub und Krankheit; außerdem müssen die Pausen abgedeckt sein. In den Beispielrechnungen unten ergibt das zwischen rund 23 Prozent (Café) und rund 56 Prozent (Eisdiele mit eigener Produktion) mehr Personalstunden, als die Öffnungszeiten allein vermuten lassen.

Vor- und Nachbereitung

Bevor der erste Gast kommt, läuft die Kaffeemaschine warm, die Theke ist bestückt, die Kasse gezählt. Nach dem letzten Gast wird geputzt, abgerechnet, die Kühlung geprüft. Rechne je Tag mit einer Person für eine halbe bis eine Stunde vor Öffnung und einer halben bis einer Stunde nach Schließung. Bei einem Restaurant mit eigener Küche kommt die Vorbereitung (Mise en place) dazu, meist zwei bis drei Stunden vor dem Abendgeschäft.

Pausen nach § 4 ArbZG

Ruhepausen zählen nicht als Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Für die Planung heißt das: Anwesenheit ist mehr als bezahlte Arbeitszeit, und der Posten ist während der Pause unbesetzt, wenn niemand einspringt.

Lege die Pausen in die Flaute, nicht in die Stoßzeit. Eine Thekenkraft mit einer 8-Stunden-Schicht ist 8,5 Stunden im Haus. Wer die Pause vergisst, hat entweder einen unbesetzten Posten oder einen Verstoß.

Urlaub und Krankheit

Jeder Mitarbeiter hat mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr bei einer 6-Tage-Woche (§ 3 BUrlG); bei einer 5-Tage-Woche entspricht das umgerechnet (24 ÷ 6 × 5) 20 Arbeitstagen, weil das Gesetz alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertagen als Werktage zählt (§ 3 Abs. 2 BUrlG). Bei Krankheit zahlst du bis zu sechs Wochen den Lohn weiter (§ 3 EntgFG), die Schicht muss trotzdem jemand machen.

Beispielrechnung für den Zuschlag (Annahme: 5-Tage-Woche, 20 Urlaubstage, 10 Krankheitstage im Jahr):

Du multiplizierst also die Personalstunden je Woche mit 1,13, damit die Besetzung auch dann steht, wenn jemand fehlt. Wer mehr Urlaub gibt oder mit mehr Krankheit rechnet, nimmt einen höheren Faktor. Feiertage sind hier nicht enthalten, weil die meisten Gastronomiebetriebe an Feiertagen öffnen dürfen (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG); der Ersatzruhetag für einen Feiertag auf einem Werktag ist innerhalb von acht Wochen zu gewähren (§ 11 Abs. 3 ArbZG).

In Gastronario trägst du Urlaub und Krankmeldungen als Abwesenheit ein, und die Planung zeigt dir die Lücke in der Woche sofort. Die ArbZG-Prüfung meldet beim Planen, wenn eine Schicht ohne Pflichtpause oder mit zu kurzer Ruhezeit angelegt wird.

Eine Eisdiele mit Eisproduktion im Haus und neun Öffnungsstunden am Tag braucht in der Beispielrechnung rund 170 Personalstunden je Woche in der Saison; nach Abzug des Inhabers bleibt etwa ein Vollzeit-, zwei Teilzeit- und drei Minijob-Köpfe. Die Zahlen sind Annahmen, deine Besetzung hängt von Lage, Thekenlänge und Produktion ab.

Annahme: Öffnung 12 bis 21 Uhr an sieben Tagen, Eis wird morgens selbst produziert, Saison April bis Oktober, Stoßzeit nachmittags.

Rechnung: 5 × 19 + 2 × 28 = 151 Personalstunden je Woche. Mal Zuschlag 1,13 sind das rund 170 Stunden.

Zwei Dinge fallen an der Tabelle auf. Erstens: Die Produktion morgens und die Reinigung abends liegen nur zehn Stunden auseinander. Wer beides derselben Person gibt, verletzt die Ruhezeit von elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG); für Gaststätten sind zehn Stunden erlaubt, aber nur, wenn die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Für den Inhaber selbst gilt das Arbeitszeitgesetz nicht, für jeden Angestellten schon. Zweitens: Bei sieben Öffnungstagen braucht jeder Mitarbeiter trotzdem freie Tage, und mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Die Wochensumme stimmt nur, wenn die Köpfe auch an den richtigen Tagen da sind.

Wie du die Saison außerhalb von April bis Oktober planst, steht im Abschnitt zu Saison und Wetter. Welche Vertragsform für Saisonkräfte passt, steht unter Anstellungsformen in der Gastronomie. Mehr zum Betrieb: Eisdiele eröffnen.

Ein kleines Café mit zehn Öffnungsstunden an sechs Tagen braucht in der Beispielrechnung rund 128 Personalstunden je Woche; nach Abzug des Inhabers reichen ein Vollzeit-, ein Teilzeit- und zwei Minijob-Köpfe. Auch das sind Annahmen, keine Richtwerte.

Annahme: Öffnung 8 bis 18 Uhr Dienstag bis Sonntag, Montag Ruhetag, kleine Mittagskarte, Backwaren werden aufgebacken, nicht selbst gebacken.

Rechnung: 4 × 15,5 + 2 × 25,5 = 113 Personalstunden je Woche. Mal 1,13 sind das rund 128 Stunden.

Die 85 Stunden decken die 83 mit einer kleinen Reserve. Wichtig ist hier das Wochenende: Samstag und Sonntag brauchen je drei Personen in der Mittagszeit, also musst du mindestens drei Leute haben, die an Wochenenden können. Wenn deine Vollzeitkraft und dein Teilzeitler beide samstags frei wollen, reichen zwei Minijobber nicht. Frag bei der Einstellung ausdrücklich nach der Wochenendverfügbarkeit, bevor du den Vertrag machst.

Der Inhaber steht in dieser Rechnung mit 45 Stunden drin. Wenn du selbst 60 Stunden arbeitest, brauchst du eine Person weniger, zahlst aber mit deiner Zeit. Wann sich das lohnt, steht im Abschnitt zum Einstellen. Mehr zum Betrieb: Café eröffnen.

Ein Restaurant mit 40 Plätzen, Abendgeschäft an sechs Tagen und Mittagstisch am Wochenende braucht in der Beispielrechnung rund 208 Personalstunden je Woche; nach Abzug des Inhabers in der Küche sind das zwei Vollzeit-, zwei Teilzeit- und drei Minijob-Köpfe. Annahmen wie bei den anderen Beispielen.

Annahme: 40 Plätze, Küche mit Inhaber als Koch, geöffnet Dienstag bis Sonntag 17 bis 23 Uhr, Samstag und Sonntag zusätzlich 12 bis 15 Uhr.

Rechnung: 4 × 27 + 2 × 38 = 184 Personalstunden je Woche. Mal 1,13 sind das rund 208 Stunden.

Beim Restaurant entscheidet die Schichtlänge. Wer um 14 Uhr mit der Vorbereitung anfängt und um 24 Uhr die Küche abschließt, ist zehn Stunden im Haus. Erlaubt sind acht Stunden Arbeitszeit am Tag, bis zu zehn nur, wenn der Durchschnitt innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen bei acht bleibt (§ 3 ArbZG), und ab mehr als neun Stunden sind 45 Minuten Pause Pflicht (§ 4 ArbZG). Teile die Vorbereitung und den Abend lieber auf zwei Leute auf, statt eine Person durchzuplanen.

Die zweite Falle ist der Sonntag: Wer sonntags arbeitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Bei sechs Öffnungstagen mit festem Montag als Ruhetag ist das einfach, bei sieben nicht. Mehr zum Betrieb: Restaurant eröffnen.

Du verteilst die einzustellenden Stunden so, dass die festen Posten mit Vollzeit und Teilzeit besetzt sind und die Spitzen mit Minijobbern. Ein Minijobber darf 2026 höchstens 603 € im Monat verdienen; beim Mindestlohn von 13,90 € je Stunde sind das 43,4 Stunden im Monat, also etwa 10 Stunden je Woche.

Die Minijob-Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt: Sie entspricht dem Lohn für zehn Wochenstunden zum Mindestlohn (Mindestlohn mal 130 geteilt durch 3, aufgerundet auf volle Euro) nach § 8 Abs. 1a SGB IV. Wer mehr als den Mindestlohn zahlt, hat entsprechend weniger Minijob-Stunden. Mehrere Minijobs werden zusammengerechnet, auch bei verschiedenen Arbeitgebern (§ 8 Abs. 2 SGB IV); frag also nach, ob dein Minijobber noch woanders arbeitet. Details unter Minijob-Grenze.

Eine Faustregel zum Aufteilen: Zähle, wie viele Posten an jedem Öffnungstag die ganze Zeit besetzt sind (in der Café-Rechnung ist das ein Posten von 7 bis 18:30 Uhr). Das sind deine Vollzeit- und Teilzeitstunden. Alles, was nur in der Spitze dazukommt (der zweite und dritte Posten von 11 bis 15 Uhr), sind kurze Schichten von drei bis fünf Stunden, und dafür sind Minijobber da.

Was die einzelnen Formen kosten und welche Pflichten sie auslösen, steht unter Anstellungsformen in der Gastronomie und in der Checkliste Minijobber einstellen.

In Gastronario trägst du je Mitarbeiter Vertragsart und Stundensatz ein. Das Lohnbudget rechnet aus den geplanten Stunden eine Brutto-Prognose je Monat, einschließlich der Pauschalabgaben für Minijobber, und die Minijob-Grenzwarnung meldet je Mitarbeiter, sobald die geplanten Stunden über die Grenze laufen.

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Saison und Wetter planst du mit zwei Besetzungstabellen statt einer: eine für die Grundlast, eine für die Spitze. Die Grundlast besetzt du fest, die Spitze mit Minijobbern und Teilzeitlern, die kurzfristig mehr arbeiten können.

Eine Eisdiele hat an einem Sonntag mit 30 Grad vielleicht das Dreifache eines verregneten Dienstags, ein Biergarten lebt vom Wetter noch stärker. Wer die Spitze fest besetzt, bezahlt an Regentagen Leute fürs Herumstehen; wer die Grundlast mit Minijobbern besetzt, hat an Regentagen Leute, die ihre Stunden brauchen, und an Sonnentagen nicht genug.

So gehst du vor:

• Grundlast ermitteln: Welche Posten sind an einem schwachen Tag nötig? Das ist die Besetzung, die du immer fährst.
• Spitze ermitteln: Welche Posten kommen an einem starken Tag dazu? Das sind die Schichten, die du drei bis fünf Tage vorher anhand der Wettervorhersage ein- oder ausplanst.
• Vertragsformen danach wählen: Grundlast auf Vollzeit und Teilzeit, Spitze auf Minijob und Teilzeit mit flexiblem Stundenkorridor.
• Rechtzeitig umplanen: Die Pflicht zum Ersatzruhetag und die Ruhezeit gelten auch, wenn du kurzfristig umplanst. Was du im Vertrag zu kurzfristigen Schichtänderungen regeln darfst, klärst du vor dem ersten Vertrag mit der IHK oder einer Kanzlei.
• Nebensaison planen: Eine Eisdiele mit Winterpause braucht für Saisonkräfte eine Vertragsform, die zur Saison passt (befristet, kurzfristige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV oder Minijob), siehe Anstellungsformen.

Für Minijobber ist das Wetter eine Falle: In vier Sonnenwochen hintereinander sind 10 Stunden je Woche schnell überschritten. Ein gelegentliches, nicht vorhersehbares Überschreiten ist in höchstens zwei Kalendermonaten je Zeitjahr bis zur Höhe einer weiteren Minijob-Grenze erlaubt (§ 8 Abs. 1b SGB IV), eine Saisonspitze, die im Dienstplan steht, ist aber vorhersehbar. Lieber einen Minijobber mehr als einen über der Grenze.

In Gastronario steht die Wettervorhersage direkt im Dienstplan und auf der Startseite der Leitung. Du siehst beim Planen der nächsten Woche, an welchen Tagen Sonne angesagt ist, und schaltest die Spitzenschichten aus der Vorlage zu oder ab.

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Zwei Kennzahlen sagen dir, ob du zu viele oder zu wenige Leute hast: der Umsatz je Personalstunde und die Personalkostenquote. Beide rechnest du aus deinen eigenen Zahlen und vergleichst sie Monat für Monat mit dir selbst; Branchen-Richtwerte stehen hier bewusst nicht, weil sie je nach Betriebsart, Lage und Quelle weit auseinanderliegen.

Umsatz je Personalstunde

Formel: Nettoumsatz des Monats geteilt durch alle bezahlten Personalstunden des Monats. Nettoumsatz heißt ohne Umsatzsteuer; in der Gastronomie liegen Speisen seit dem 1. Januar 2026 bei 7 Prozent und Getränke bei 19 Prozent, der Kassenumsatz ist also höher als der Nettoumsatz. Rechne deine eigenen Stunden mit, sonst sieht ein Betrieb, in dem der Inhaber 70 Stunden arbeitet, auf dem Papier besser aus, als er ist.

Die Kennzahl zeigt, wie viel Umsatz eine bezahlte Stunde bringt. Fällt sie in einem Monat deutlich, hast du entweder zu viel geplant oder zu wenig Umsatz gemacht; steigt sie stark, läuft dein Team vermutlich am Limit. Vergleiche nicht nur Monate, sondern auch Wochentage: Ein Dienstag mit zwei Posten und ein Samstag mit vier Posten haben oft völlig verschiedene Werte, und genau da siehst du, ob die Dienstagsbesetzung zu groß ist.

Personalkostenquote

Formel: Personalkosten geteilt durch Nettoumsatz, mal 100. In die Personalkosten gehören die Bruttolöhne, die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die Pauschalabgaben für Minijobber und ein kalkulatorischer Unternehmerlohn für deine eigene Arbeit. Ohne den Unternehmerlohn rechnest du dich reich; ein Betrieb, der nur funktioniert, weil der Inhaber umsonst arbeitet, hat eine Quote, die beim ersten Ausfall des Inhabers nicht mehr stimmt.

Beide Zahlen gehören in deine monatliche Auswertung. Wie du die Umsätze und Kosten aufbereitest, steht unter BWA in der Gastronomie; eine Excel-Vorlage für zwölf Monate gibt es unter /downloads/gastronomie-bwa-vorlage.xlsx. Wie du an der Quote drehst, ohne die Besetzung zu zerschießen, steht im Beitrag Personalkosten in der Gastronomie senken.

In Gastronario liefert die Stempeluhr die tatsächlich gearbeiteten Stunden je Mitarbeiter und Tag, das Lohnbudget die Bruttosumme je Monat, und der Export (CSV, PDF, DATEV) bringt beides in deine BWA oder zur Kanzlei.

Stell ein, sobald eine Öffnungsstunde regelmäßig nicht besetzt ist, ohne dass du selbst dort stehst, oder sobald du mehr Stunden am Posten arbeitest, als dir für Einkauf, Buchhaltung, Planung und Schlaf bleiben. Die Beispielrechnungen oben setzen den Inhaber mit 45 bis 50 Stunden an; alles darüber ist eine Entscheidung, die du mit Zahlen treffen solltest, nicht aus dem Gefühl.

Drei Fragen helfen:

1. Was kostet die Stunde, die ich einstelle? Ein Minijobber oder eine Teilzeitkraft zum Mindestlohn kostet dich 13,90 € je Stunde plus Abgaben. Rechne den Satz mit den Abgaben aus, die unter Lohnabrechnung in der Gastronomie erklärt sind.
2. Was bringt die Stunde, die ich dadurch frei habe? Wenn du in der freigewordenen Stunde Einkauf verhandelst, die Karte überarbeitest oder die Buchhaltung erledigst, die sonst die Kanzlei abrechnet, ist die Stunde meist mehr wert als der Lohn. Wenn du sie nur deshalb frei haben willst, weil du erschöpft bist, ist das ein ebenso guter Grund, aber ein anderer.
3. Was passiert, wenn ich ausfalle? Ein Betrieb, der nur mit dem Inhaber am Posten läuft, schließt bei einer Grippe. Das ist kein Personalplan, sondern ein Risiko.

Die zweite Seite der Rechnung: Mit dem ersten Mitarbeiter wirst du Arbeitgeber. Das bringt Anmeldungen, Aufzeichnungspflichten, Lohnabrechnung und Fristen mit sich, die du einmal einrichten musst und dann je Mitarbeiter wiederholst. Was auf dich zukommt, steht unter Arbeitgeber werden in der Gastronomie. Für die Dienstplanung gilt ab dem ersten Angestellten das Arbeitszeitgesetz, siehe Schichtplanung: was Pflicht ist.

Ein pragmatischer Einstieg für viele Gründer: zuerst ein bis zwei Minijobber für die Spitzen, damit du die Grundlast selbst kennenlernst und siehst, welche Stunden wirklich besetzt werden müssen; nach zwei bis drei Monaten mit echten Zahlen die erste Teilzeit- oder Vollzeitkraft. So stellst du nach gemessenem Bedarf ein, nicht nach geschätztem. Wie du Mitarbeiter überhaupt findest, steht unter Mitarbeiter finden in der Gastronomie, wie du sie anleitest unter Mitarbeiter führen.

Die häufigsten Fehler sind eine zu knappe Besetzung, die zu Verstößen gegen Pausen und Ruhezeiten führt, Minijobber, die über die Grenze laufen, und ein Plan, der nur mit dem Inhaber als Dauerreserve aufgeht. Alle drei sind am Anfang unsichtbar und tauchen bei der ersten Prüfung oder der ersten Krankheit auf.

Der Punkt mit der Ruhezeit verdient einen zweiten Blick, weil er in kleinen Betrieben fast automatisch passiert: Der zuverlässigste Mitarbeiter schließt abends um 23 Uhr ab und öffnet morgens um 8 Uhr, weil er den Schlüssel hat. Das sind neun Stunden Ruhezeit, und das ist auch mit der Gastgewerbe-Ausnahme nicht erlaubt. Die Lösung ist kein zweiter Schlüsselträger, sondern ein Plan, der die Spätschicht und die Frühschicht nie derselben Person gibt. Mehr dazu unter Ruhezeit in der Gastronomie und ArbZG in der Gastronomie.

In Gastronario prüft die ArbZG-Prüfung beim Planen Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit je Schicht, die Minijob-Grenzwarnung zeigt je Mitarbeiter den Stand im Monat, und die Stempeluhr am Tablet zeichnet Beginn, Ende und Dauer so auf, wie es die MiLoG-Aufzeichnung verlangt.