Ein Café eröffnen: Schritt für Schritt

Für ein kleines Café mit 40 m² Gastraum und 24 Sitzplätzen liegt das Startkapital in der folgenden Beispielrechnung zwischen rund 45.000 und 105.000 €. Die Spanne hängt fast nur vom Umbau ab: Wo Wasser, Abwasser, Starkstrom und Lüftung schon liegen, bleibst du am unteren Ende.

Beispielrechnung. Annahmen: 40 m² Gastraum plus kleine Küche, 24 Sitzplätze, Mittelstadt, Räume vorher Ladenlokal, kein Alkoholausschank, Kaltmiete 1.200 € im Monat. Alle Spannen ohne Quellenangabe sind Annahmen und keine Marktpreise.

Summe der Beispielrechnung: rund 45.000 bis 105.000 €. Ohne Alkohol entfällt die Gaststättenerlaubnis, ohne Terrasse die Sondernutzung. Gebrauchte Maschinen und Möbel drücken die Summe deutlich, sind aber hier nicht angesetzt.

Zwei Dinge, die Gründer oft vergessen: Auf Speisen im Café gelten 7 % Umsatzsteuer, auf Getränke 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG: Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen mit Ausnahme der Abgabe von Getränken). Ein Cappuccino wird also anders besteuert als das Stück Kuchen daneben, und deine Kasse muss das je Artikel trennen. Und: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig. Die Gründerregel, nach der im Gründungsjahr und im Folgejahr immer monatlich anzumelden ist, ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt; wer 2026 gründet, richtet sich nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Jahres: über 9.000 € monatlich, sonst vierteljährlich (§ 18 Abs. 2 UStG). Den Zeitraum legt das Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fest. Wie du die Finanzierung aufstellst, steht unter Gastronomie finanzieren, die steuerlichen Weichen unter Steuern bei der Gründung.

Übernimmst du ein eingerichtetes Café, kannst du in 1 bis 3 Wochen mit einem Soft Opening starten; mit Umbau oder Nutzungsänderung dauert es Monate (Richtwert: vier bis sechs bei leichtem Umbau). Die Behörden sind nicht der langsame Teil, das Bauamt und die Handwerker sind es.

Weg 1: Übernahme eines eingerichteten Lokals mit Soft Opening

Die Behördenschritte dauern Tage: Die Registrierung als Lebensmittelbetrieb ist eine Meldung ohne Bescheid, die Gewerbeanmeldung ist erst mit dem Betriebsbeginn fällig (§ 14 GewO). Drei Termine können den Start setzen, darum kümmerst du dich am ersten Tag darum: die Erstbelehrung beim Gesundheitsamt (die Bescheinigung darf beim Start höchstens drei Monate alt sein, § 43 IfSG), in Baden-Württemberg die IHK-Unterrichtung (höchstens sechs Stunden) und die Gaststättenanzeige: Sie ist dort in der Regel sechs Wochen vor Betriebsbeginn zu erstatten, bei einer Betriebsübernahme kann die Gemeinde aber von der Frist absehen (Factsheet des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg). Mit Alkohol auf der Karte setzt in den anderen Ländern die Erlaubnis oder Anzeige den Termin (Berlin: drei bis fünf Wochen Bearbeitung; Hessen: Anzeige sechs Wochen vorher), siehe Gaststättenerlaubnis. Bis dahin öffnest du in den Ländern mit Bundes-GastG ohne Alkohol, das ist erlaubnisfrei (§ 2 Abs. 2 GastG).

Soft Opening heißt: kleine Karte, kürzere Öffnungszeiten, keine Werbung. So kommt vom ersten Tag an Geld herein, und du festigst in den ersten Wochen die Abläufe: wer die Maschine morgens anfährt, wer abends die Kasse zählt, wie lange das Aufräumen dauert. Erst dann erweiterst du Karte und Zeiten. In Gastronario legst du die Öffnen- und Schließroutinen an und passt sie in diesen Wochen so oft an, wie der Betrieb es verlangt; die Stempeluhr am Tablet zeichnet die Arbeitszeit ab der ersten Schicht auf (Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz).

Weg 2: Neubau, Umbau oder Nutzungsänderung

Waren die Räume vorher Laden oder Büro oder baust du um, rechne mit Monaten (Richtwert: vier bis sechs bei leichtem Umbau, mit Nutzungsänderung länger). Die Zeit geht nicht in Formulare, sondern in drei Posten: das Bauamt (Nutzungsänderung, Baugenehmigung nach Landesbauordnung, Dauer je Bauaufsicht), die Lieferzeit der Siebträgermaschine und Theke und die Handwerker für Wasser, Strom und Lüftung. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Wochenzahl: Erst Bauamt, dann Mietvertrag. Wer die Räume anmietet und danach erfährt, dass der Gastbetrieb dort nicht genehmigungsfähig ist, zahlt Miete für nichts. Die Behördenschritte aus der Tabelle oben legst du in die letzten Wochen vor der Eröffnung, in derselben Reihenfolge; nur die Gaststättenerlaubnis oder -anzeige beantragst du so früh, wie die Frist deines Landes es verlangt.

Die vollständige Liste aller Schritte, die für jede Betriebsart gelten, findest du in der Gründer-Checkliste.

Ein Café, das nur alkoholfreie Getränke und Speisen anbietet, braucht keine Gaststättenerlaubnis: § 2 Abs. 2 GastG stellt die Abgabe alkoholfreier Getränke und zubereiteter Speisen erlaubnisfrei. Sobald du Prosecco, Likör im Kaffee oder Bier ausschenkst, brauchst du die Erlaubnis nach § 2 Abs. 1 GastG oder, je nach Bundesland, eine Anzeige. In Baden-Württemberg gilt seit 2026 für jede Gaststätte, auch ohne Alkohol, die Anzeige über die Gewerbeanzeige mit dem Unterrichtungsnachweis der IHK.

Das Gaststättenrecht ist Landesrecht. Nach der Übersicht der DIHK haben Brandenburg, Hessen, Niedersachsen, das Saarland, Sachsen-Anhalt und Thüringen eigene Gaststättengesetze; Baden-Württemberg hat seit dem 1. Januar 2026 ebenfalls ein eigenes Landesgaststättengesetz (Factsheet des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg). Ob in deinem Land das Bundesgesetz, ein Landesgesetz oder eine Landesverordnung gilt, prüfst du auf der Seite deiner IHK, bevor du den Antrag stellst.

Wann brauche ich die IHK-Gaststättenunterrichtung?

In den Ländern mit Bundes-GastG (Bayern, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Schleswig-Holstein, Berlin bis 7. Januar 2027) ist die Unterrichtung Voraussetzung der Erlaubnis, also nur nötig, wenn du Alkohol ausschenkst (§ 4 Abs. 1 Nr. 4 GastG). In Baden-Württemberg brauchst du sie für jedes Café, auch ohne Alkohol: Ohne Unterrichtungsnachweis ist die Anzeige unvollständig, die Gaststättenbehörde kann den Betrieb untersagen, bis sie vollständig ist (§ 2 Abs. 4 LGastG), und die unvollständige Anzeige ist eine Ordnungswidrigkeit (§ 11 Abs. 1 LGastG). Befreit ist, wer eine berufliche oder wissenschaftliche Ausbildung hat, die die Grundzüge des Lebensmittelrechts vermittelt; die Berufe stehen in der VwV Gaststättenunterrichtung (Factsheet des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg). In den übrigen Ländern steht die Unterrichtung nicht in der Unterlagenliste; die Übersicht für alle Länder steht unter Gaststättenerlaubnis.

Für Gebäude, die nach dem 1. November 2002 genehmigt wurden, verlangt § 4 Abs. 1 Nr. 2a GastG barrierefreie Gasträume, sonst kann die Erlaubnis versagt werden; Ausnahmen gibt es nur bei unzumutbarem Aufwand. Die Schritte, die jeder Gastbetrieb gehen muss, stehen in den eigenen Themen: Gewerbeanmeldung, Belehrung nach Infektionsschutzgesetz, Lebensmittelbetrieb registrieren, Kasse mit TSE.

Das Herz eines Cafés ist die Kaffeestation: Siebträgermaschine, Mühle, Wasseraufbereitung und Milchkühlung auf engstem Raum. Alles andere richtet sich nach dem Konzept. Wer Kuchen anbietet, braucht eine gekühlte Vitrine; wer Frühstück macht, eine kleine Küche mit eigenem Handwaschbecken.

Siebträger oder Vollautomat? Ein Vollautomat spart Schulung und liefert konstante Qualität ohne Barista; ein Siebträger braucht Übung, lässt sich aber auf jeden Kaffee und jede Milch einstellen und ist das, was Gäste in einem Café erwarten. Wer beides offenlässt, kann die Entscheidung mit der Rösterei treffen (Abschnitt unten).

Zur Mühle: Kaffee verliert nach dem Mahlen schnell Aroma, also wird je Bezug gemahlen. Eine zweite Mühle lohnt sich, sobald du entkoffeinierten oder Filterkaffee anbietest, weil das Umstellen einer Mühle zwischen zwei Bohnen jedes Mal Kaffee und Zeit kostet.

Bevor die erste Aushilfe hinter der Theke steht, brauchst du eine Betriebsnummer, musst die Sofortmeldung abgegeben haben und ab dem ersten Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzeichnen. Das Gaststättengewerbe gehört zu den Branchen, in denen der Zoll besonders prüft; die Pflichten gelten auch, wenn du nur einen einzigen Minijobber beschäftigst.

Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat. Bei 13,90 € Mindestlohn sind das rund 43 Stunden im Monat. Wer in einer Woche mit Terrasse ein paar Stunden mehr arbeitet, kippt schnell aus dem Minijob; ein unvorhersehbares Überschreiten ist nur in höchstens zwei Kalendermonaten je Zeitjahr und nur bis zur Höhe der Grenze erlaubt (§ 8 Abs. 1b SGB IV). Deshalb lohnt es sich, die Stunden je Minijobber laufend zu sehen und nicht erst bei der Abrechnung.

Was genau in die Personalakte gehört, steht in der Checkliste Minijobber einstellen; warum der Zoll in Cafés so oft klingelt, unter Schwarzarbeit in der Gastronomie; wie die Aufzeichnung rechtssicher aussieht, unter Mindestlohn-Dokumentation. Mit Gastronario stempeln Mitarbeiter per PIN am Tablet, die MiLoG-Aufzeichnung entsteht nebenbei, und die Minijob-Grenzwarnung meldet sich, bevor die Grenze reißt.

Drei Dinge unterscheiden ein Café von anderen Gastbetrieben: Der Umsatz hängt an einer einzigen Maschine, ein großer Teil des Angebots ist Kuchen mit eigenen Kennzeichnungspflichten, und das Geschäft findet bei gutem Wetter draußen statt.

Siebträger, Mühle, Wasser

Fällt die Siebträgermaschine aus, steht das Café. Plane deshalb von Anfang an einen Wartungsvertrag und eine Reserve-Mühle ein und kläre mit dem Lieferanten, wie schnell ein Techniker kommt. Wasser ist der zweite stille Faktor: Kalk setzt Boiler und Ventile zu, ein Filter gehört zur Grundausstattung, und seine Kartusche hat ein Wechselintervall, das jemand im Blick haben muss. Solche wiederkehrenden Handgriffe (Filter prüfen, Mühle reinigen, Milchschäumer zerlegen) gehören in eine feste Routine fürs Öffnen und Schließen, damit sie nicht an der Person hängen, die gerade frei hat.

Kuchen selbst backen oder zukaufen?

Selbst gebacken bringt die bessere Marge und das Alleinstellungsmerkmal, zugekauft spart Arbeitszeit und Küche. Rechtlich gilt für beides dasselbe: Für unverpackte Lebensmittel musst du die Allergene nach § 4 LMIDV angeben, wahlweise auf einem Schild am Kuchen, in der Karte, per Aushang, elektronisch oder mündlich durch das Personal, wenn eine schriftliche Dokumentation vorliegt. Enthält ein zugekaufter Kuchen Farbstoffe, Konservierungsstoffe oder Süßungsmittel, verlangt § 5 LMZDV die Kenntlichmachung („mit Farbstoff“, „mit Konservierungsstoff“), etwa per Aushang; beim Zukauf lässt du dir die Spezifikation des Lieferanten geben, beim Selbstbacken führst du eine Rezeptliste mit Allergenen.

„Hausgemacht“ darf nur draufstehen, wenn es stimmt: § 11 LFGB verbietet irreführende Angaben zu Lebensmitteln. Wer Sahnetorten oder andere leicht verderbliche Lebensmittel herstellt, braucht Personal mit Hygieneschulung nach § 4 LMHV. Steuerlich ist Kuchen eine Speise und wird mit 7 % besteuert, der Kaffee dazu als Getränk mit 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Mehr dazu unter Allergenkennzeichnung in der Gastronomie.

Außengastronomie

Tische auf dem Gehweg sind eine Sondernutzung öffentlicher Flächen und brauchen eine eigene Erlaubnis, die die Gaststättenerlaubnis nicht ersetzt. Die Regeln kommen aus dem Straßenrecht des Landes und der Satzung der Gemeinde, deshalb unterscheiden sie sich von Stadt zu Stadt:

Sperrzeiten und Lärmschutz regeln ebenfalls die Länder und Gemeinden; was für deinen Standort gilt, steht unter Außengastronomie genehmigen. Für die Personalplanung heißt Terrasse: Bei Sonne brauchst du zwei Leute mehr, bei Regen einen weniger, und beides weißt du erst drei Tage vorher. Gastronario zeigt die Wettervorhersage direkt im Dienstplan.

Wähle den Röster nach fünf Kriterien: Röstprofil, Preis je Kilogramm, Lieferrhythmus, Schulung für dein Team und die Frage, ob du die Maschine kaufst, least oder als Leihmaschine mit Bezugsbindung nimmst. Der Preis allein sagt wenig, weil ein guter Röster Schulung und Technik mitbringt, die du sonst einzeln bezahlst.

Der Markt spricht für Qualität: Nach dem Deutschen Kaffeeverband wurden 2025 außer Haus 125.500 Tonnen Kaffee getrunken, so viel wie nie zuvor, und das Segment ganze Bohne erreichte mit 193.800 Tonnen einen Rekord. Gäste kennen frisch gemahlenen Kaffee von zu Hause und erwarten im Café mindestens das.