Ein Café führen: Kennzahlen, Jahresplan und Pflichten

Drei Kennzahlen entscheiden, ob ein Café Geld verdient: die Wareneinsatzquote, die Personalkostenquote und der Umsatz je Personalstunde. Die veröffentlichten Orientierungswerte, die wir gefunden haben, beziehen sich auf klassische Restaurants und auf das Gastgewerbe insgesamt, nicht auf Cafés.

Die DEHOGA-Werte gelten für Restaurants mit Küche. Ein Café hat beim Kaffee einen deutlich niedrigeren Wareneinsatz je Tasse als ein Restaurant beim Hauptgericht, beim zugekauften Kuchen einen höheren; deine Quote liegt deshalb irgendwo dazwischen und ist nur im Vergleich mit deinen eigenen Vormonaten aussagekräftig.

So rechnest du den Kaffee aus: Preis je Kilogramm (inklusive Kaffeesteuer von 2,19 € je Kilogramm nach § 2 KaffeeStG) geteilt durch die Bezüge je Kilogramm. Annahme: 18 g je doppelten Espresso, also rund 55 Bezüge je Kilo. Dazu kommen Milch, Becher und Deckel beim Außer-Haus-Verkauf. Wer das einmal je Getränk rechnet, weiß, welcher Artikel die Marge trägt.

Der Umsatz je Personalstunde ist die ehrlichste Zahl, weil sie Umsatz und Dienstplan zusammenbringt: Ein ruhiger Dienstagvormittag mit zwei Leuten hinter der Theke kann mehr kosten als er einbringt. Die Zahl brauchst du je Wochentag und je Schicht, und sie setzt voraus, dass die geleisteten Stunden stimmen, also gestempelt werden und nicht geschätzt. Wie das zur Senkung der Personalkosten führt, steht unter Personalkosten in der Gastronomie senken.

Jeden Monat wiederholen sich drei Termine: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung bis zum 10. des Folgemonats, Sozialversicherungsbeiträge am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats. Dazu kommen Jahrestermine im Februar und die Saison, die im Café von der Terrasse bestimmt wird.

Der Voranmeldungszeitraum hängt von der Umsatzsteuer des Vorjahres ab: über 9.000 € monatlich, sonst vierteljährlich; die Gründerregel, nach der im Gründungsjahr und im Folgejahr immer monatlich anzumelden ist, ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt, und wer 2026 gründet, richtet sich nach der voraussichtlichen Steuer des laufenden Jahres (§ 18 Abs. 2 UStG). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nachdem, ob die Lohnsteuer des Vorjahres über 5.000 €, zwischen 1.080 und 5.000 € oder darunter lag (§ 41a Abs. 2 EStG). Gewerbesteuer- und Einkommensteuer-Vorauszahlungen setzt das Finanzamt fest; die Termine gelten, sobald ein Bescheid vorliegt. Alle zwei Jahre steht außerdem die Folgebelehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG für jeden Mitarbeiter an; die Teilnahme dokumentierst du.

Zur Minijob-Grenze: Ein unvorhersehbares Überschreiten ist in höchstens zwei Kalendermonaten je Zeitjahr und nur bis zur Höhe der Grenze erlaubt (§ 8 Abs. 1b SGB IV). Die Terrassenmonate sind genau die Monate, in denen das passiert. Details unter Minijob-Grenze und die Minijob-Grenze im Alltag.

Im Café planst du nach Wetter und Wochentag, nicht nach Kalenderwoche: Die Terrasse verdoppelt bei Sonne den Bedarf und streicht ihn bei Regen. Dazu kommen drei Grenzen, die jeder Dienstplan einhalten muss: die Minijob-Grenze je Mitarbeiter, die Pausen und die Ruhezeit zwischen zwei Schichten.

Die typische Café-Falle ist der Wochenendwechsel: Samstag Spätschicht bis 20 Uhr, Sonntag Frühstücksdienst ab 7 Uhr. Das sind 11 Stunden Ruhezeit, gerade noch erlaubt; wer am Samstag eine halbe Stunde länger aufräumt, verletzt § 5 ArbZG, es sei denn, die Verkürzung wird innerhalb von vier Wochen ausgeglichen. Was im Dienstplan sonst noch stehen muss, steht unter Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie, Ruhezeit in der Gastronomie und Schichtplanung als Pflicht; für Schüler im Team gilt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz.

Praktisch heißt das:

• Plane die Terrasse mit der Wettervorhersage und halte eine Abrufreserve bereit. Gastronario zeigt die Vorhersage direkt im Dienstplan, Mitarbeiter tragen Verfügbarkeiten ein und tauschen Schichten untereinander.
• Verteile die Terrassenstunden auf mehrere Minijobber statt auf einen. Die Minijob-Grenzwarnung je Mitarbeiter meldet sich, bevor die Grenze reißt.
• Lass stempeln statt schätzen: Stempeluhr per PIN am Tablet, daraus entstehen die MiLoG-Aufzeichnung und die ArbZG-Prüfung für Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit.
• Hänge Öffnen und Schließen an Routinen, die per PIN abgezeichnet werden: Maschine spülen, Milch wegräumen, Vitrine reinigen, Kasse abschlagen. Dann hängt nichts an der Person, die gerade frei hat.

Trinkgeld, das Gäste freiwillig geben, ist für Mitarbeiter steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG); wie du es sauber von Kartenzahlungen trennst, steht unter Trinkgeld versteuern. Für Krankheit und Urlaub von Minijobbern gelten dieselben Regeln wie für alle anderen: Krankmeldung im Minijob, Urlaubsanspruch im Minijob.

Der Wareneinsatz im Café entgleist an drei Stellen: an der Milch, die abends weggeschüttet wird, am Kuchen, der am dritten Tag nicht mehr verkauft werden kann, und an den Tassen, die zu Bruch gehen. Alle drei siehst du nur, wenn du sie aufschreibst.

Inventur

Zum Jahresende zählst du Bestände: Kaffee, Milch, Sirupe, Kuchen im Tiefkühler, Verpackung, Getränke. § 241 HGB erlaubt eine permanente Inventur mit laufender Fortschreibung oder eine zeitverschobene Bestandsaufnahme innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Stichtag. Für ein Café reicht meist eine kurze Zählung je Monat, weil die Bestände klein sind und der Wert vor allem in Kaffee und Tiefkühlware steckt. Die Monatszählung liefert nebenbei die Wareneinsatzquote: Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand, geteilt durch den Nettoumsatz.

Bruch und Verwürfe

Ein Bruchbuch hält fest, was nicht verkauft wurde: abgelaufene Milch, übrig gebliebener Kuchen, zerbrochenes Geschirr, Fehlbezüge beim Einstellen der Mühle. Das ist keine Pflicht, aber ohne diese Liste erklärst du bei der Betriebsprüfung nicht, warum zehn Kilo Kaffee gekauft, aber nur Umsatz für acht gebucht wurden. Im digitalen Bruchbuch von Gastronario trägt das Team Verwürfe am Tablet ein, und du siehst am Monatsende, welcher Posten die Marge frisst.

Einkauf

Kaffee bestellst du im Rhythmus der Rösterei, Milch und Kuchen nach Wochentag und Wetter. Eine geteilte Einkaufsliste, auf der die Frühschicht einträgt, was fehlt, ersetzt den Zettel an der Kühlschranktür und verhindert, dass am Samstagmorgen die Hafermilch aus ist. Ändert ein Lieferant die Rezeptur eines Kuchens, musst du die Allergenangaben nach § 4 LMIDV nachziehen; der Lieferschein ist dafür der Auslöser, nicht die nächste Kontrolle. Mehr dazu unter Allergenkennzeichnung in der Gastronomie.

Jede elektronische Kasse im Café braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, jeder Verkauf einen Beleg, und das Finanzamt darf während der üblichen Geschäftszeiten unangekündigt vorbeikommen. Die Regeln stehen in der Abgabenordnung und gelten für den Kiosk mit einer Kasse genauso wie für die Kette.

Die Steuersatztrennung ist im Café die häufigste Fehlerquelle: Auf Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gilt der ermäßigte Satz, die Abgabe von Getränken ist ausgenommen und bleibt beim Regelsatz. Kuchen, belegtes Brötchen und Frühstück laufen mit 7 %, Cappuccino, Limonade und Wein mit 19 %. Jeder Artikel in der Kasse trägt deshalb seinen Steuersatz, und ein Kombi-Angebot wie „Kaffee und Kuchen“ läuft in der Kasse mit zwei Sätzen.

Das Kassenbuch und die Zeiterfassung gehören zusammen: Der Prüfer vergleicht Umsatz, Wareneinsatz und Personalstunden, und wenn an einem Samstag mit 1.800 € Umsatz nur eine Person gestempelt hat, fragt er nach. Wie beides zusammenpasst, steht unter Kassenbuch und Zeiterfassung und GoBD für die Arbeitszeiterfassung. Mit Gastronario exportierst du Arbeitszeiten als DATEV, CSV oder PDF, und deine Kanzlei bekommt einen eigenen Zugang, statt am Monatsende Excel-Dateien per Mail zu erhalten. Was der Prüfer sonst sehen will, steht unter Betriebsprüfung in der Gastronomie vorbereiten und MiLoG-Prüfung durch den Zoll.