BWA in der Gastronomie: Was ist das, wie lese ich sie (mit kostenloser Vorlage)

Eine BWA ist eine Auswertung deiner laufenden Buchhaltung für einen Monat (und daneben meist für das Jahr bis zu diesem Monat). Sie zeigt, was du eingenommen hast, was du für Waren, Personal, Räume und Sonstiges ausgegeben hast und was übrig bleibt. Erstellt wird sie von deiner Steuerkanzlei, die deine Kassenabschlüsse, Lieferantenrechnungen und Lohnabrechnungen verbucht; die meisten Kanzleien arbeiten dafür mit der DATEV-Software, deshalb sehen BWAs in Deutschland fast alle gleich aus.

Ein Gesetz, das dir eine monatliche BWA vorschreibt, wirst du nicht finden. Vorgeschrieben ist die Buchführung selbst, und für kleine Einzelunternehmer nicht einmal die doppelte: Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben (bei einer Neugründung zählt schon der erste Abschlussstichtag), sind von Buchführung und Inventar nach HGB befreit (§ 241a HGB). Solange auch das Steuerrecht keine Bücher verlangt (Grenzen ebenfalls 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn, § 141 AO), dürfen sie ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG). Die BWA ist also kein Formular fürs Amt, sondern eine Auswertung für dich.

Genau deshalb solltest du sie lesen. Sie ist auch das Blatt, das du vorlegen kannst, wenn jemand wissen will, wie dein Betrieb läuft: ein Kreditgeber, ein Vermieter, später ein Käufer. Was sonst zur Finanzierung gehört, steht unter Gastronomie finanzieren, und wie du von Anfang an sauber buchst, unter Steuern bei der Gründung.

Wichtig für die Erwartung: Die BWA kommt erst, wenn der Monat vollständig gebucht ist, also erst Wochen nach Monatsende. Was du im Januar entscheidest, siehst du in der BWA frühestens im Februar oder März. Für Entscheidungen, die du jede Woche triffst (vor allem beim Personal), brauchst du deshalb eine zweite, schnellere Zahl. Dazu unten mehr.

Eine BWA liest sich von oben nach unten wie eine Rechnung: Umsatz minus Wareneinsatz ergibt den Rohertrag, Rohertrag minus alle anderen Kosten ergibt das Betriebsergebnis. Jede Zeile hat daneben eine Spalte „Anteil am Umsatz“ in Prozent; diese Prozentspalte ist für die Gastronomie wichtiger als die Eurobeträge.

Die Standard-BWA deiner Kanzlei kann die Zeilen anders nennen und feiner aufteilen, etwa Kfz-Kosten oder betriebliche Steuern als eigene Zeilen führen und Zinsen erst unter dem Betriebsergebnis als neutralen Aufwand zeigen. Das Prinzip bleibt gleich. In unserer Vorlage stehen Zinsen und Abschreibungen bei den sonstigen Kosten, damit das Betriebsergebnis alles enthält, was der Betrieb Monat für Monat tragen muss.

Zwei Dinge stehen in der üblichen BWA nicht, und das übersehen Gründer leicht: die Tilgung deiner Kredite (nur die Zinsen sind Kosten, die Rückzahlung nicht) und bei Einzelunternehmern dein eigener Lohn. Das Betriebsergebnis muss also noch die Tilgung, deine Einkommensteuer, deine Krankenversicherung und dein Leben bezahlen. Ein positives Betriebsergebnis heißt nicht, dass Geld übrig ist.

In der BWA stehen alle Beträge ohne Umsatzsteuer, weil die Steuer, die du deinen Gästen berechnest, nicht dir gehört, sondern dem Finanzamt. Sie ist kein Umsatz, und die Vorsteuer auf deinen Einkäufen ist keine Kostenposition, solange du vorsteuerabzugsberechtigt bist. Deshalb ist der Umsatz in der BWA immer kleiner als die Summe deiner Kassenabschlüsse.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Steuersatz von 7 %, für Getränke der Regelsteuersatz von 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Dadurch schrumpft der Getränkeumsatz auf dem Weg von der Kasse in die BWA stärker als der Speisenumsatz.

Zwei Folgen für deine Kasse: Erstens muss jeder Artikel in der Kasse dem richtigen Steuersatz zugeordnet sein, sonst stimmt die Aufteilung in der BWA nicht und du zahlst zu viel oder zu wenig Umsatzsteuer. Zweitens musst du Speisen und Getränke getrennt auswerten, sonst kannst du die Wareneinsatzquoten nicht rechnen. Wie die Kasse dafür aufgebaut sein muss, steht unter Kassensicherungsverordnung und TSE.

Aus einer BWA brauchst du fünf Quoten und eine Stundenzahl. Alle Quoten sind „Kostenart geteilt durch Umsatz mal 100“, alle Beträge netto, alle aus demselben Monat. Die Beispielspalte stammt aus der Café-BWA im nächsten Abschnitt (Annahme, keine echten Zahlen).

Die Wareneinsatzquote rechnest du immer getrennt für Speisen und Getränke, weil die beiden völlig verschieden kalkuliert sind und ein gemischter Wert nur verschleiert, wo das Problem sitzt. Ein Café, das den Kuchen fertig kauft, hat eine andere Speisenquote als eines mit eigener Backstube; beide können gesund sein.

Branchen-Richtwerte nennen wir hier bewusst nicht. Es gibt keine aktuelle, zitierfähige Quelle, die für dein Konzept, deine Lage und deine Preise gilt, und eine Quote, die für ein Hotelrestaurant gut ist, kann für einen Imbiss ruinös sein. Vergleiche dich mit dir selbst, Monat für Monat: Steigt die Personalkostenquote drei Monate in Folge, obwohl der Umsatz gleich bleibt, hast du ein Planungsproblem, egal was die Branche sagt. Steigt die Wareneinsatzquote, ohne dass du Preise gesenkt hast, wird etwas weggeworfen, zu groß portioniert oder nicht bezahlt.

Die Zahl „Umsatz je Personalstunde“ kommt nicht aus der BWA allein; die Stunden musst du aus deiner Zeiterfassung holen. Sie ist die wichtigste Steuerungsgröße, weil sie beide Hebel verbindet: mehr Umsatz oder weniger Stunden. Jede Personalstunde kostet dich 2026 mindestens den Mindestlohn von 13,90 € plus deine Arbeitgeberabgaben; mit dieser Zahl weißt du, wie viel eine Stunde mindestens einbringen muss.

In Gastronario stehen die Stunden je Mitarbeiter und die Brutto-Prognose im Lohnbudget, sobald du den Dienstplan schreibst: Vertragsart, Stundensatz, geplante Stunden, Minijob-Pauschalabgaben. Du siehst die Personalkostenquote also vor dem Monat, nicht Wochen danach in der BWA.

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Die folgende BWA ist eine Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Annahme: Café in einer Mittelstadt, 40 Sitzplätze, sechs Tage geöffnet, Inhaber arbeitet selbst mit, drei Teilzeitkräfte und zwei Minijobber, ein Monat außerhalb der Saison. Alle Beträge netto.

In den sonstigen Kosten stecken hier: Versicherungen und Beiträge 250 €, Werbung 200 €, Reparaturen 150 €, Leasing 300 €, Kasse und Software 150 €, Steuerberatung 350 €, Reinigung 200 €, Zahlungsgebühren 300 €, Abschreibungen 900 €, Zinsen 250 €.

So liest du das Blatt: Von jedem Euro Umsatz bleiben nach der Ware 73 Cent. Davon gehen 34 Cent an das Personal, 12 Cent an die Räume und 10 Cent an alles andere. 16 Cent bleiben als Betriebsergebnis, im Beispiel 4.800 € im Monat. Davon muss der Inhaber noch die Kredittilgung, seine Einkommensteuer, seine Kranken- und Rentenversicherung und seinen Lebensunterhalt bezahlen, denn ein Unternehmerlohn steht nicht in dieser BWA. Ob 4.800 € dafür reichen, hängt an seiner Kreditrate und seinen privaten Fixkosten, nicht an der BWA.

Der Blick in den Vormonat entscheidet, ob die Zahlen gut sind. Lag die Personalkostenquote im Vormonat bei 31 % und der Umsatz war gleich, sind im Beispielmonat etwa 1.000 € zu viel Personal im Plan gewesen: knapp 60 Stunden bei den Kosten dieser Annahme (10.300 € Personalkosten für 600 Stunden). Das ist die Art Rechnung, die eine BWA erlaubt, und der Grund, sie jeden Monat zu lesen. Wie du Personalkosten senkst, ohne den Service zu verlieren, steht im Beitrag Personalkosten in der Gastronomie senken.

Die häufigsten Lesefehler haben nichts mit Mathematik zu tun, sondern damit, was in einem Monat gebucht wurde und was nicht. Diese sechs solltest du kennen, bevor du aus einer einzelnen BWA eine Entscheidung ableitest.

Saison

Ein Dezember-Monat eines Cafés mit Weihnachtsmarkt und ein Februar sind nicht vergleichbar, und die Raumkostenquote eines Eiscafés sieht im Januar katastrophal aus, weil die Miete gleich bleibt und der Umsatz fehlt. Vergleiche deshalb immer mit demselben Monat des Vorjahres (sobald du eines hast) und zusätzlich mit der Jahresspalte. Die Vorlage rechnet die Jahresspalte automatisch mit.

Wareneinsatz ohne Inventur

In der BWA steht als Wareneinsatz meist das, was du im Monat eingekauft hast, nicht das, was du verbraucht hast. Kaufst du vor Ostern groß ein, explodiert die Wareneinsatzquote im März und sinkt im April. Abhilfe: eine Monatsinventur (Bestand am Monatsende zählen, Kanzlei verbucht die Bestandsveränderung) oder, wenn dir das zu viel Arbeit ist, die Quote nur über ein Quartal beurteilen. Schwund, Bruch und Weggeworfenes gehören zum Wareneinsatz; wer sie nicht erfasst, sucht die Ursache einer hohen Quote am falschen Ort. Das digitale Bruchbuch in Gastronario hält fest, was warum weggeworfen wurde.

Jahresrechnungen in einem Monat

Versicherungen, Kammerbeiträge, die GEMA und der Beitrag der Berufsgenossenschaft werden oft einmal im Jahr abgerechnet; die BGN berechnet ihren Beitrag je Umlagejahr aus dem gemeldeten Bruttoarbeitsentgelt, der Gefahrklasse und dem Beitragsfuß (BGN: Beitragsberechnung). Landet so eine Rechnung ungeteilt im Buchungsmonat, ist dieser Monat scheinbar schlecht und die elf anderen scheinbar gut. Bitte deine Kanzlei um Abgrenzung auf die Monate, oder teile solche Beträge in der Vorlage selbst durch zwölf.

Brutto und Netto verwechselt

Wer den Kassenumsatz (brutto) mit dem Wareneinsatz aus der BWA (netto) vergleicht, rechnet sich eine Quote schön. Alle Zahlen einer Kennzahl müssen aus derselben Quelle und derselben Steuerlogik kommen; am einfachsten nimmst du alles aus der BWA.

Abschreibungen falsch verstanden

Die Siebträgermaschine für 6.000 € netto steht nicht im Kaufmonat als Kosten in der BWA, sondern verteilt auf ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer in gleichen Jahresbeträgen (§ 7 Abs. 1 EStG). Nur Anschaffungen bis 800 € netto dürfen sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Dein Konto ist also im Kaufmonat um 6.000 € leerer, die BWA zeigt davon nur die Monatsabschreibung. Umgekehrt stehen Abschreibungen in jedem Monat in der BWA, obwohl kein Geld abfließt. Die BWA ist keine Kontoübersicht.

Die BWA ist vorläufig

Bis zum Jahresabschluss kann sich jeder Monat noch ändern: Nachbuchungen, verspätete Rechnungen, korrigierte Lohnabrechnungen. Eine Entscheidung, die auf einer einzigen BWA beruht, ist eine Entscheidung auf einer Momentaufnahme. Drei Monate in dieselbe Richtung sind ein Trend; ein Monat ist ein Hinweis.

Die Vorlage ist eine Excel-Datei mit zwölf Monatsspalten, einer Jahresspalte und je Zeile dem Anteil am Umsatz; die Kennzahlen am Ende rechnet sie selbst. Du trägst nur die Beträge aus deiner Kanzlei-BWA oder aus deinen Belegen ein. Hier geht es zum Download: BWA-Vorlage für Excel herunterladen.

Die Umsatzrendite ist das Betriebsergebnis geteilt durch den Gesamtumsatz; im Café-Beispiel 16 %. Sie ist die eine Zahl, die du dir merken kannst, wenn du dir nur eine merken willst.

Die Spalten Januar bis Dezember sind bewusst nebeneinander, damit du Saisonverläufe siehst, ohne zu blättern. Die Jahresspalte summiert die Beträge und rechnet die Quoten über das Jahr neu; sie ist die Zahl, die du mit dem nächsten Jahr vergleichst. Wenn deine Kanzlei andere Zeilen führt, ordne sie der nächstpassenden Zeile zu und schreib dir die Zuordnung einmal auf, damit du sie jeden Monat gleich machst.

Die Vorlage bringt nur etwas, wenn du sie jeden Monat am selben Tag füllst, am besten direkt, wenn die BWA der Kanzlei kommt. Fünf Schritte, zusammen etwa eine halbe Stunde:

1. BWA abschreiben. Übertrage die Beträge aus der Kanzlei-BWA in die Monatsspalte. Netto, so wie sie dort stehen. Jahresrechnungen (BGN, Versicherung, GEMA) teilst du durch zwölf und trägst jeden Monat ein Zwölftel ein, damit kein Monat verzerrt ist.
2. Stunden holen. Nimm die geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter aus deiner Zeiterfassung und rechne Umsatz je Personalstunde aus; die Vorlage hat dafür keine eigene Zeile, schreib die Zahl in die Zeile Personalkosten als Kommentar oder in eine eigene Zeile darunter. In Gastronario exportierst du die Stunden des Monats als CSV oder PDF, und deine Kanzlei kann sie über den Kanzlei-Zugang direkt abrufen.
3. Mit dem Vormonat vergleichen. Lies nur die Prozentspalte: Welche Quote hat sich um mehr als zwei Punkte bewegt? Für jede Bewegung schreibst du einen Satz dazu, was passiert ist (Preiserhöhung, Lieferantenwechsel, Krankheit, Feiertag). Ohne diesen Satz weißt du in drei Monaten nicht mehr, warum der März anders war.
4. Eine Maßnahme festlegen. Nicht fünf. Eine Quote, ein Hebel, ein Termin: etwa „Wareneinsatz Getränke liegt bei 29 %, nächsten Monat Kaffeeportionen nachwiegen und Schwund im Bruchbuch erfassen“. Beim Personal heißt der Hebel fast immer Dienstplan; wie du den Bedarf schätzt, steht unter Personalbedarf in der Gastronomie.
5. Mit der Kanzlei abgleichen. Einmal im Quartal gehst du die Vorlage mit deiner Steuerkanzlei durch. Fragen, die dorthin gehören: Sind Bestandsveränderungen gebucht? Sind Abschreibungen aktuell? Gibt es Nachbuchungen, die einen Monat verändern? Steuerliche Einzelfragen beantwortet die Kanzlei, nicht diese Seite.

Wer schon vor der Eröffnung mit der Vorlage arbeitet, trägt in die ersten Monate seine Planzahlen ein und ersetzt sie nach und nach durch die echten. Der Abstand zwischen Plan und BWA ist die ehrlichste Rückmeldung, die du als Gründer bekommst. Was sonst vor der Eröffnung ansteht, steht in der Gründer-Checkliste.

Personalkosten sind die einzige große Kostenart, die du jede Woche neu entscheidest, und zugleich die, die in der BWA am spätesten ankommt: Erst muss der Monat vorbei sein, dann die Lohnabrechnung laufen, dann die Kanzlei buchen. Wenn du die Personalkostenquote erst in der BWA siehst, hast du den nächsten Dienstplan längst geschrieben. Die Lösung ist, die Stunden zu zählen, bevor sie gearbeitet sind.

In Gastronario entsteht die Zahl beim Planen. Jeder Mitarbeiter hat im Lohnbudget Vertragsart und Stundensatz; der Wochenplan ergibt daraus geplante Stunden und eine Brutto-Prognose, bei Minijobbern inklusive der Pauschalabgaben. Du siehst beim Schreiben des Plans, was die Woche kostet, und kannst eine Schicht streichen, bevor sie jemand gearbeitet hat. Die Minijob-Grenzwarnung je Mitarbeiter zeigt dir dabei, wer sich 2026 der Grenze von 603 € im Monat nähert; warum das zählt, steht unter Minijob-Grenze.

Die Ist-Stunden kommen von der Stempeluhr am Tablet, an der sich jeder Mitarbeiter per PIN ein- und ausstempelt. Damit hast du für die Kennzahl „Umsatz je Personalstunde“ die Stunden am Monatsende sofort, nicht erst mit der BWA, und gleichzeitig die Aufzeichnung, die das Mindestlohngesetz von dir verlangt (siehe Mindestlohn-Dokumentation).

Für die Kanzlei gibt es den Export als DATEV, CSV oder PDF und einen eigenen Kanzlei-Zugang. Deine Stunden und Lohndaten landen dort ohne Zettel und ohne Abtippen; was die Kanzlei daraus macht und wie die Abrechnung läuft, steht unter Lohnabrechnung in der Gastronomie.

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Am Ende des Monats liest du dann zwei Blätter: die BWA der Kanzlei für das Gesamtbild und deine Vorlage mit der Stundenzahl für die Steuerung. Wenn die Personalkostenquote in beiden dasselbe sagt, stimmt dein Plan. Wenn nicht, weißt du, wo du suchen musst.