Steuern bei der Gründung in der Gastronomie: Fragebogen, Umsatzsteuer, Voranmeldungen und Vorauszahlungen

Ein Einzelunternehmer oder eine Personengesellschaft in der Gastronomie hat es mit vier Steuerarten zu tun: Umsatzsteuer auf jeden Verkauf, Einkommensteuer auf den Gewinn, Gewerbesteuer an die Gemeinde und, sobald Mitarbeiter da sind, Lohnsteuer als Arbeitgeber. Alle vier meldest du elektronisch über ELSTER an.

Bei einer GmbH oder UG tritt an die Stelle der Einkommensteuer die Körperschaftsteuer auf Ebene der Gesellschaft; die Umsatz-, Gewerbe- und Lohnsteuer laufen gleich. Die Entscheidung für eine Rechtsform ist eine Steuer- und Haftungsfrage, die auf diese Seite nicht passt und in eine Steuerkanzlei gehört.

Elektronisch über ELSTER und innerhalb eines Monats nach der Betriebseröffnung (§ 138 Abs. 1b und Abs. 4 AO). Die Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde löst zwar die Information an das Finanzamt aus (§ 138 Abs. 1 AO), ersetzt den Fragebogen aber nicht.

Im Fragebogen triffst du drei Entscheidungen, die das erste Jahr prägen:

• Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung. Dazu der eigene Abschnitt unten.
• Deine Schätzung von Umsatz und Gewinn. Das Finanzamt richtet die Einkommensteuer-Vorauszahlungen im ersten Jahr nach der Steuer aus, die sich voraussichtlich ergibt (§ 37 Abs. 3 Satz 3 EStG), und für Gründer entscheidet die voraussichtliche Umsatzsteuer des laufenden Jahres darüber, ob du monatlich oder vierteljährlich voranmeldest (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG). Schätze realistisch: zu hoch bindet Liquidität in Vorauszahlungen, zu niedrig führt zu Nachzahlungen.
• Mitarbeiter ja oder nein. Dann richtet das Finanzamt dich als Arbeitgeber für die Lohnsteuer ein, siehe Arbeitgeber werden in der Gastronomie.

Den Fragebogen kannst du selbst ausfüllen. Wer schon eine Steuerkanzlei hat, lässt sie meist mitlesen, weil die Angaben zu Vorauszahlungen und Besteuerungsform später nur mit Aufwand zu korrigieren sind.

Seit dem 1. Januar 2026 unterliegen Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dem ermäßigten Satz von 7 Prozent, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG); Getränke bleiben beim Regelsatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Die Regel wurde mit dem Steueränderungsgesetz dauerhaft eingeführt, nachdem die Ermäßigung für Speisen vor Ort von 2020 bis 2023 nur befristet gegolten hatte.

Drei Folgen für den Alltag:

1. Kasse mit zwei Steuersätzen. Jeder Bon muss Speisen und Getränke getrennt ausweisen, und das Kassensystem muss das von Anfang an können, siehe Kassensicherungsverordnung und TSE.
2. Kombiangebote. Für Frühstücksbuffets, Menüs mit Getränk oder Halbpension im Hotel gibt es Vereinfachungsregeln im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitte 10.1 Abs. 12 und 12.16 Abs. 12 UStAE, Hinweis der DIHK). Wie du den Getränkeanteil aufteilst, legst du mit deiner Kanzlei fest, bevor du die Preise druckst.
3. Preisauszeichnung. Deine Preise auf der Karte sind Bruttopreise, der Steuersatz ändert daran nichts, siehe Preisangaben in der Gaststätte.

Die Vorsteuer aus Einkäufen (Küche, Einrichtung, Waren) ziehst du in der Voranmeldung ab, sofern du nicht Kleinunternehmer bist.

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG); im Gründungsjahr gibt es kein Vorjahr, deshalb ist dann die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr maßgebend (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025). Für einen Betrieb mit Ladenlokal, Küche und täglichem Verkauf ist das selten passend, denn 25.000 Euro im Jahr sind rechnerisch gut 2.000 Euro Umsatz im Monat.

Zwei Regeln entscheiden oft gegen die Kleinunternehmerregelung in der Gastronomie:

• Die Grenze ist scharf. Überschreitest du im Gründungsjahr die 25.000 Euro, ist bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, der Regelbesteuerung zu unterwerfen (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE). Ein Café, das im Dezember die Grenze reißt, muss ab diesem Verkauf Umsatzsteuer ausweisen, ohne die Preise angepasst zu haben.
• Die Vorsteuer aus der Eröffnungsinvestition ist weg. Wer 30.000 Euro netto in Küche und Einrichtung steckt, zahlt 5.700 Euro Umsatzsteuer darauf (19 Prozent), die nur ein regelbesteuerter Unternehmer als Vorsteuer zurückholt. Das ist eine Beispielrechnung; die Zahlen für deinen Betrieb kennt deine Kanzlei.

Auf die Regelung kannst du verzichten; die Erklärung ist bis zum letzten Tag des Februars des zweiten auf das Jahr folgenden Kalenderjahres möglich, unwiderruflich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Für Nebenbetriebe mit kleinem Umsatz, etwa einen Kuchenstand am Wochenende, kann die Regelung dagegen passen.

Für Gründungen im Jahr 2026 gilt: vierteljährlich, wenn die voraussichtliche Umsatzsteuer des Jahres höchstens 9.000 Euro beträgt, monatlich, wenn sie darüber liegt (§ 18 Abs. 2 Satz 1, 2 und 6 UStG). Die frühere Pflicht, als Gründer immer monatlich voranzumelden (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG), ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt.

Der Gesetzgeber hat die Aussetzung für Gründer schon einmal befristet beschlossen; ob sie über 2026 hinaus verlängert wird, war im Oktober 2026 nicht im Gesetz. Lies vor dem Jahreswechsel nach oder frag deine Kanzlei.

Fristen und Dauerfristverlängerung

Die Voranmeldung übermittelst du bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, am selben Tag ist die Vorauszahlung fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Auf Antrag verlängert das Finanzamt beide Fristen um einen Monat (§ 46 UStDV, Dauerfristverlängerung). Wer monatlich voranmeldet, muss dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres leisten (§ 47 Abs. 1 UStDV).

Neben den Voranmeldungen gibst du für jedes Kalenderjahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab, in der du die Steuer selbst berechnest (§ 18 Abs. 3 UStG).

Einkommensteuer-Vorauszahlungen am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 Abs. 1 EStG) und Gewerbesteuer-Vorauszahlungen am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November (§ 19 Abs. 1 GewStG). Im Gründungsjahr gibt es noch keine letzte Veranlagung; das Finanzamt richtet die Einkommensteuer-Vorauszahlungen dann nach der Steuer aus, die sich voraussichtlich ergibt, also nach deinen Angaben im Fragebogen (§ 37 Abs. 3 Satz 3 EStG), und die Gemeinde kann die Gewerbesteuer-Vorauszahlungen an die voraussichtliche Steuer anpassen (§ 19 Abs. 3 GewStG).

Wie viel Gewerbesteuer zahlt ein kleiner Betrieb?

Natürliche Personen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 Euro auf den Gewerbeertrag (§ 11 Abs. 1 GewStG). Auf den Rest wird die Steuermesszahl von 3,5 Prozent angewendet (§ 11 Abs. 2 GewStG), und die Gemeinde multipliziert den Messbetrag mit ihrem Hebesatz, der mindestens 280 Prozent beträgt (§ 16 Abs. 4 GewStG). Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften rechnet das Finanzamt das Vierfache des Messbetrags auf die Einkommensteuer an, höchstens die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer (§ 35 Abs. 1 EStG).

Beispielrechnung (Annahme: Gewerbeertrag 40.000 Euro, Hebesatz 400 Prozent, Einzelunternehmer):

Bei einem Hebesatz von 400 Prozent neutralisiert die Anrechnung die Gewerbesteuer in diesem Beispiel vollständig; bei höheren Hebesätzen bleibt ein Rest. Der Gewerbeertrag entspricht nicht exakt dem Gewinn, weil das Gewerbesteuergesetz Hinzurechnungen und Kürzungen vorsieht; auch das ist ein Fall für die Kanzlei.

Sobald du Mitarbeiter hast, kommen Lohnsteuer-Anmeldung und Sozialversicherung dazu, siehe Arbeitgeber werden in der Gastronomie. Die Stunden, aus denen deine Kanzlei die Löhne rechnet, exportiert Gastronario als DATEV- oder CSV-Datei, oder die Kanzlei holt sie sich über den Kanzlei-Zugang selbst.

Als Gründer ermittelst du deinen Gewinn in der Regel mit der Einnahmenüberschussrechnung und gibst sie elektronisch als Anlage EÜR ab (§ 60 Abs. 4 EStDV); zur Buchführung mit Bilanz bist du erst verpflichtet, wenn das Finanzamt es dir mitteilt, weil dein Umsatz 800.000 Euro oder dein Gewinn 80.000 Euro im Jahr überschreitet (§ 141 Abs. 1 AO). Die Jahreserklärungen sind sieben Monate nach Jahresende fällig, mit Steuerkanzlei erst Ende Februar des übernächsten Jahres (§ 149 Abs. 2 und 3 AO).

Drei Dinge, die in der Gastronomie besonders oft geprüft werden:

• Kasse. Jede elektronische Kasse braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und muss dem Finanzamt gemeldet sein, siehe Kassensicherungsverordnung und TSE und Kassenbuch und Zeiterfassung.
• Trinkgeld. Wann es steuerfrei ist und wann nicht, steht unter Trinkgeld versteuern in der Gastronomie.
• Personal. Arbeitszeitaufzeichnungen und Lohnunterlagen müssen zusammenpassen; wie du eine Prüfung vorbereitest, steht unter Betriebsprüfung in der Gastronomie vorbereiten und GoBD und Arbeitszeiterfassung.

Brauchst du eine Steuerkanzlei?

Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht; du darfst Voranmeldungen, EÜR und Erklärungen selbst über ELSTER abgeben. Diese Seite ersetzt sie nicht: Sie erklärt die Regeln, die für alle gelten, und keine Einzelfallberatung. Spätestens bei der Wahl der Rechtsform, bei der Entscheidung über die Kleinunternehmerregelung und bei der ersten Lohnabrechnung lohnt der Termin, zumal die Kanzlei dir längere Abgabefristen verschafft. Die Reihenfolge aller Gründungsschritte steht in der Gründer-Checkliste, die Finanzierung unter Gastronomie finanzieren.