Arbeitgeber werden in der Gastronomie: Was du vor der ersten Einstellung erledigen musst

Acht Schritte, davon vier vor dem ersten Arbeitstag: Betriebsnummer, BGN-Anmeldung, Sofortmeldung und der Hinweis auf die Ausweispflicht. Alles andere hat Fristen vom ersten Arbeitstag bis sechs Wochen nach Arbeitsbeginn.

Die Gewerbeanmeldung selbst ist hier nicht aufgeführt; sie ist Voraussetzung für fast alles davon und steht unter Gewerbeanmeldung für die Gastronomie. Die Reihenfolge aller Gründungsschritte findest du in der Gründer-Checkliste.

Zwei: die achtstellige Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit für alle Meldungen zur Sozialversicherung und die Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft, deren Nummern du später für den Lohnnachweis brauchst.

Betriebsnummer

Nach § 18i Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber „zur Teilnahme an den Meldeverfahren zur Sozialversicherung bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer für jeden seiner Beschäftigungsbetriebe elektronisch zu beantragen". Der Antrag läuft online über den Betriebsnummern-Service; die Bundesagentur schreibt, dass die Nummer automatisiert vergeben wird und dass du sie erst ab der Einstellung des ersten Beschäftigten brauchst. Ohne Betriebsnummer kannst du weder die Sofortmeldung noch die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale abgeben; die Minijob-Zentrale sagt das ausdrücklich. Rückfragen beantwortet der Service unter betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de.

Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft

Für das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe ist die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) zuständig. Die Mitgliedschaft entsteht kraft Gesetzes, und zwar schon mit den vorbereitenden Arbeiten (§ 136 Abs. 1 SGB VII), unabhängig davon, ob du schon jemanden beschäftigst. Nach § 192 Abs. 1 SGB VII musst du den Betrieb binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens anmelden: Art und Gegenstand, Zahl der Versicherten, Eröffnungstag. Für den jährlichen Lohnnachweis brauchst du dann die Betriebsnummer der BGN, die Unternehmensnummer und eine PIN. Alles zu Anmeldung, Beiträgen und Unfallmeldung steht unter Berufsgenossenschaft in der Gastronomie.

Die Sofortmeldung ist eine zusätzliche Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung, die du spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung abgeben musst, weil das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe in § 28a Abs. 4 SGB IV aufgezählt ist. Sie gilt für jeden Mitarbeiter, auch für Minijobber und Aushilfen, und ersetzt die normale Anmeldung nicht.

§ 28a Abs. 4 SGB IV listet elf Wirtschaftsbereiche mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht an zweiter Stelle. Arbeitgeber in diesen Branchen müssen „den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses spätestens bei dessen Aufnahme“ melden. Die Meldung enthält vier Angaben:

Die Meldung geht mit dem Abgabegrund 20 direkt an die DSRV, über dein Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Die normale Anmeldung zur Sozialversicherung (Abgabegrund 10) kommt danach trotzdem, siehe nächster Abschnitt. In der Praxis heißt das: Die Sofortmeldung gibst du am Abend vor dem ersten Dienst ab, nicht erst, wenn die Kanzlei die Unterlagen hat.

Wer die Sofortmeldung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt nach § 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV ordnungswidrig; die Geldbuße kann nach § 111 Abs. 4 SGB IV bis zu 25.000 Euro betragen. Der Zoll prüft genau das bei Kontrollen in Gaststätten, siehe Schwarzarbeit in der Gastronomie.

Bei der Einzugsstelle: für sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter ist das die Krankenkasse, bei der sie versichert sind, für Minijobber die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (§ 28i SGB IV). Die Anmeldung muss mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn raus (§ 6 DEÜV).

Für die Anmeldung brauchst du deine Betriebsnummer und die Versicherungsnummer des Mitarbeiters; die Minijob-Zentrale nennt beides als Pflichtangaben. Übermittelt wird über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal, das ein ELSTER-Organisationszertifikat voraussetzt. Will ein Minijobber sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen, hältst du das bei der Anmeldung fest.

Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat; beim Mindestlohn von 13,90 € je Stunde bleibt ein Minijobber nur darunter, wenn seine Stunden passen. Was beim Einstellen sonst noch zu klären ist, von der Rentenversicherungsbefreiung bis zur Steuer, steht in der Checkliste Minijobber einstellen; die Grenze selbst erklärt Minijob-Grenze. Für Schüler unter 18 kommt das Jugendarbeitsschutzgesetz dazu, siehe Jugendarbeitsschutz in der Gastronomie.

Beides ist zulässig; das Gesetz verlangt nur das Ergebnis: eine Abrechnung in Textform an jeden Mitarbeiter (§ 108 GewO), den elektronischen Beitragsnachweis an die Einzugsstelle, die Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt und ordentliche Entgeltunterlagen. Wer Fristen in der Tabelle nicht selbst im Kalender haben will, gibt die Abrechnung an eine Steuerkanzlei.

Dazu kommen zwei Umlagen, die die Einzugsstelle mit den Beiträgen einzieht: U1 erstattet Betrieben mit in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmern 80 Prozent der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, U2 erstattet allen Arbeitgebern die Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld und das Entgelt bei Beschäftigungsverboten (§ 1 AAG). Für einen Gastro-Betrieb mit Aushilfen ist U1 bares Geld, wenn jemand ausfällt.

Selbst abrechnen lohnt sich mit einem zertifizierten Programm, das die Meldungen und Beitragsnachweise erzeugt. Eine Kanzlei braucht von dir jeden Monat die Arbeitszeiten und Abwesenheiten; mit Gastronario exportierst du sie als DATEV- oder CSV-Datei oder gibst der Kanzlei direkt Zugang. Ob Steuerkanzlei oder Lohnbüro, klärst du am besten vor der ersten Einstellung, weil die Sofortmeldung keinen Aufschub kennt.

Die wesentlichen Vertragsbedingungen, und zwar in der Gastronomie weiterhin auf Papier mit Unterschrift: § 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG nimmt die Wirtschaftsbereiche nach § 2a SchwarzArbG, also auch das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, von der seit 2025 sonst erlaubten Textform aus. Eine E-Mail oder PDF reicht bei dir also nicht.

Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen „schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen“. Ein unterschriebener Arbeitsvertrag, der alle Punkte enthält, erfüllt das. Die Fristen staffelt § 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG:

Am einfachsten übergibst du den vollständigen, unterschriebenen Vertrag vor dem ersten Dienst und lässt dir den Empfang quittieren. Fehlt der Nachweis oder kommt er zu spät, ist das nach § 4 NachwG eine Ordnungswidrigkeit mit bis zu 2.000 Euro Geldbuße. Für Minijobber gilt das Nachweisgesetz genauso wie für Vollzeitkräfte.

Ab dem ersten Arbeitstag, für jeden Mitarbeiter: § 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG, also auch im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, und alle Arbeitgeber von Minijobbern, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Der Eintrag muss spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag vorliegen und zwei Jahre aufbewahrt werden.

In der Gastronomie greifen beide Tatbestände zugleich: die Branche und, bei Aushilfen, der Minijob. Die Unterlagen müssen nach § 17 Abs. 2 MiLoG im Inland in deutscher Sprache bereitliegen, und die Prüfer der Finanzkontrolle Schwarzarbeit können sie am Ort der Beschäftigung verlangen. Der Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 € je Stunde; ohne Stundenaufzeichnung kannst du bei einer Prüfung nicht belegen, dass du ihn gezahlt hast.

Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Stundenzettel reicht, wenn er vollständig und rechtzeitig geführt ist; eine digitale Stempeluhr am Tablet, bei der sich jeder per PIN ein- und ausstempelt, nimmt dir das Nachtragen ab und zeigt dir bei Minijobbern vorher, wann die Monatsgrenze erreicht ist. Was genau geprüft wird und welche Fehler teuer werden, steht unter Mindestlohn und Dokumentationspflicht und MiLoG-Prüfung durch den Zoll; die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung nach dem Arbeitszeitgesetz erklärt Zeiterfassung: Pflicht für alle Betriebe.

Jeder, der im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe arbeitet, muss nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG seinen Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz bei der Arbeit mitführen und den Zollbeamten bei einer Prüfung vorlegen. Du als Arbeitgeber musst jeden Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn „nachweislich und schriftlich“ auf diese Pflicht hinweisen (§ 2a Abs. 2 SchwarzArbG).

Den Hinweis bewahrst du für die Dauer der Beschäftigung auf und legst ihn bei einer Prüfung vor. Praktisch ist ein Blatt mit dem Gesetzestext, das der Mitarbeiter mit Datum unterschreibt und das in der Personalakte liegt; die Unterschrift ist der Nachweis.

Die Pflicht gilt für alle, die im Betrieb tätig sind, also auch für Aushilfen am Wochenende und Saisonkräfte. Wie eine Zollkontrolle abläuft und welche Unterlagen dann noch gefragt sind, steht unter Schwarzarbeit in der Gastronomie.