Kassensicherungsverordnung und TSE: Was für deine Kasse in der Gastronomie gilt

Die TSE-Pflicht gilt nach § 146a Abs. 1 AO für jedes elektronische Aufzeichnungssystem, mit dem du Geschäftsvorfälle erfasst; die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) nennt in § 1 ausdrücklich elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Eine Kassen-App auf dem Tablet oder ein PC-Kassensystem fallen genauso darunter wie die klassische Registrierkasse.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht nach § 146a Abs. 1 AO aus drei Teilen:

• einem Sicherheitsmodul, das jeden Vorgang signiert und mit fortlaufender Transaktionsnummer versieht,
• einem Speichermedium, auf dem die signierten Daten liegen,
• einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, über die das Finanzamt die Daten auslesen kann.

Zertifiziert wird die TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (§ 146a Abs. 3 AO). Beim Kauf einer Kasse fragst du den Anbieter also nach der zertifizierten TSE, nicht nur nach einer „GoBD-konformen“ Software.

Welche Geräte sind ausgenommen?

§ 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV nimmt Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung, Ladepunkte für Elektro- und Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte aus. Ein Getränkeautomat im Flur braucht also keine TSE; die Tablet-Kasse am Tresen schon.

Seit wann gilt das?

Wer heute gründet, kauft also nur noch Kassen mit TSE. Alle Übergangsfristen sind vorbei.

Ja, wenn du eine elektronische Kasse nutzt: Nach § 146a Abs. 2 AO musst du jedem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen. Der Kunde muss den Bon nicht annehmen; nicht entgegengenommene Papierbelege darfst du nach Auskunft der OFD Frankfurt sofort entsorgen.

Der Beleg darf nach § 6 KassenSichV in Papierform oder mit Zustimmung des Kunden elektronisch ausgegeben werden. Die OFD Frankfurt stellt klar: Den Beleg nur auf dem Kassendisplay anzuzeigen reicht nicht; ein QR-Code zum Abruf, eine Übertragung per NFC oder der Versand an die E-Mail-Adresse des Kunden reichen aus.

Was muss auf dem Beleg stehen?

§ 6 KassenSichV verlangt mindestens:

• vollständiger Name und Anschrift deines Betriebs,
• Datum sowie Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs,
• Menge und Art der Speisen und Getränke,
• Transaktionsnummer,
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz,
• Seriennummer der Kasse und Seriennummer der TSE,
• Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler.

Diese Angaben müssen nach § 6 Satz 2 KassenSichV entweder für jedermann ohne Hilfsmittel lesbar sein oder aus einem QR-Code auslesbar. Eine moderne TSE-Kasse erledigt das automatisch; du musst nur die Firmendaten korrekt hinterlegen.

Kannst du dich von der Belegausgabe befreien lassen?

Nach § 146a Abs. 2 Satz 2 AO können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen befreien, wenn du Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkaufst. Die OFD Frankfurt weist darauf hin, dass das nur in begründeten Härtefällen auf Antrag möglich ist, und die Bewilligung kann nach § 148 Satz 3 AO widerrufen werden. Für eine Eisdiele oder einen Imbiss ist der Antrag möglich, eine Bewilligung aber nicht die Regel. Mit einer offenen Ladenkasse besteht keine Belegausgabepflicht.

Seit dem 1. Januar 2025 meldest du jede elektronische Kasse über „Mein ELSTER“ mit dem Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ an dein Finanzamt, und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Dasselbe gilt für die Außerbetriebnahme.

Als Anschaffung zählen nach dem Merkblatt des Finanzministeriums Mecklenburg-Vorpommern auch Miete, Leasing und Leihe. Ein gemietetes Kassensystem meldest du also genauso.

Was steht in der Mitteilung?

§ 146a Abs. 4 AO verlangt:

• Name und Steuernummer,
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• Art des Aufzeichnungssystems (etwa PC-Kasse, Tablet-Kasse, Registrierkasse),
• Anzahl der Systeme,
• Seriennummer jedes Systems,
• Datum der Anschaffung,
• Datum der Außerbetriebnahme.

Die Mitteilung erfolgt je Betriebsstätte, und jede Mitteilung muss alle Kassen dieser Betriebsstätte enthalten (OFD Karlsruhe, Finanzministerium MV). Wer eine zweite Kasse dazukauft, meldet also beide Kassen in einer neuen Mitteilung. Drei Wege stehen offen: Direkteingabe im ELSTER-Formular, Upload einer XML-Datei oder Übertragung aus der Kassensoftware über die ERiC-Schnittstelle. Dein Steuerberater kann die Mitteilung als Bevollmächtigter abgeben. Welche weiteren Anmeldungen beim Finanzamt anstehen, liest du unter Steuern bei der Gründung in der Gastronomie.

Ja. Eine Registrierkassenpflicht besteht nicht, du darfst eine offene Ladenkasse führen (OFD Frankfurt). Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung sind dann aber nach Einschätzung derselben Behörde mit hohem Aufwand verbunden, weil du ohne Technik täglich und lückenlos dokumentieren musst.

Grundsätzlich gilt auch bei der offenen Ladenkasse die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO: jeder Geschäftsvorfall einzeln. Nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt sie aus Zumutbarkeitsgründen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Diese Ausnahme gilt nach § 146 Abs. 1 Satz 4 AO nicht, sobald du ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendest, und nach der OFD Frankfurt auch nicht, soweit du tatsächlich Einzelaufzeichnungen führst, etwa Tischreservierungen oder Vorbestellungen.

Wie führst du den Kassenbericht?

Fällt die Einzelaufzeichnung weg, reicht ein täglicher Kassenbericht mit retrograder Ermittlung der Tageseinnahmen (OFD Frankfurt):

1. Am Tagesende den gesamten Bargeldbestand zählen, einschließlich Hartgeld, Wechselgeld und Kellnerportemonnaies.
2. Entnahmen und Ausgaben des Tages hinzurechnen.
3. Einlagen und den Kassenanfangsbestand abziehen.
4. Das Ergebnis sind die Tageseinnahmen.

Rundungen und Schätzungen sind unzulässig. Ein Zählprotokoll ist nicht zwingend, dient aber als Nachweis; erstellst du eines, musst du es aufbewahren. Ausgaben, Entnahmen und Einlagen belegst du mit Belegen, notfalls Eigenbelegen. Eine Excel-Tabelle erfüllt den Grundsatz der Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO nicht (OFD Frankfurt). Wie das Kassenbuch mit deiner Zeiterfassung zusammenpasst, erklärt der Beitrag Kassenbuch und Zeiterfassung.

Kommt die Kassenpflicht?

Im Lobbyregister des Bundestages ist seit Juli 2026 ein „Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts“ verzeichnet. In der Abgabenordnung, wie sie Stand Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de steht, gibt es keine Kassenpflicht; solange das so bleibt, ist die offene Ladenkasse zulässig. Wer heute eröffnet, plant trotzdem besser gleich mit einer TSE-Kasse, dann trifft dich die Umstellung nicht mitten im Betrieb.

Bei der Kassen-Nachschau nach § 146b AO darf ein Prüfer des Finanzamts ohne vorherige Ankündigung während der Geschäftszeiten deine Geschäftsräume betreten und die Kassenführung prüfen, einschließlich des ordnungsgemäßen Einsatzes der TSE. Du musst auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und die Organisationsunterlagen zur Kasse vorlegen und Auskunft geben.

Die Kosten der Datenbereitstellung trägst du (§ 146b Abs. 2 AO). Zu den Organisationsunterlagen gehört die Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt nach der OFD Frankfurt, wie deine Kasse konfiguriert ist, wie Daten gespeichert werden und welche Kassieranweisungen für das Personal gelten. Fehlende Programmierunterlagen und Protokolle nachträglicher Änderungen wertet die Behörde unter Verweis auf den Bundesfinanzhof als schweren formellen Mangel.

Für den Prüfer bereitest du vor: die Bedienungsanleitung der Kasse, die Programmierprotokolle, die Verfahrensdokumentation, die ELSTER-Mitteilung und den Zugang zum TSE-Export (DSFinV-K). Einen vollständigen Fahrplan findest du im Beitrag Betriebsprüfung in der Gastronomie vorbereiten.

Wer die TSE nicht oder nicht richtig verwendet, sie nicht schützt oder Geschäftsvorfälle nicht oder unrichtig aufzeichnet, handelt ordnungswidrig nach § 379 Abs. 1 AO; die Geldbuße beträgt nach § 379 Abs. 6 AO bis zu 25.000 Euro. Es reicht, dass der Verstoß eine Steuerverkürzung ermöglicht; dass tatsächlich Steuern verkürzt wurden, muss nicht feststehen.

Für die Belegausgabepflicht und die Mitteilungspflicht enthält § 379 AO keinen eigenen Bußgeldtatbestand. Verlassen solltest du dich darauf nicht: Die OFD Frankfurt beschreibt den Beleg als Nachweis dafür, dass die Kasse mit TSE korrekt eingesetzt wird; fehlt er systematisch, liegt der Verdacht nahe, dass die Kasse nicht richtig verwendet wird. Dazu kommt das wirtschaftliche Risiko: Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, verliert nach Darstellung der OFD Frankfurt die gesamte Buchführung ihre Ordnungsmäßigkeit, und dann schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO).

Bei Einzelfragen zu deiner Kasse hilft deine Steuerkanzlei oder die IHK; diese Seite ersetzt keine Steuerberatung. Alle Gründungsschritte in der richtigen Reihenfolge stehen in der Gründer-Checkliste.