Anstellungsformen in der Gastronomie: Welche passt zu deinem Betrieb?

Es gibt sechs Formen, bei denen du Arbeitgeber wirst (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Midijob, kurzfristige Beschäftigung, Werkstudent), dazu die Ausbildung und als Sonderfall Schüler. Wer dir eine Rechnung schreibt, ist keine Anstellungsform, sondern ein Dienstleister, und bei einer Aushilfe im Schichtplan fast immer ein Fall von Scheinselbstständigkeit.

Der Unterschied zwischen den Formen liegt nicht im Arbeitsrecht (Urlaub und Lohnfortzahlung gelten für alle, der Mindestlohn mit wenigen Ausnahmen, siehe unten), sondern in der Sozialversicherung und damit in dem, was dich die Stunde zusätzlich zum Lohn kostet. Die Tabelle zeigt den Überblick, die Abschnitte danach die Details je Form.

Für den Start reicht fast immer eine Mischung aus zwei Formen. Wie viele Köpfe und Stunden du überhaupt brauchst, rechnest du vorher unter Personalbedarf in der Gastronomie aus; was du als Arbeitgeber einmalig anmelden musst, steht unter Arbeitgeber werden in der Gastronomie.

Vollzeit oder Teilzeit passt, sobald du jede Woche verlässlich dieselben Stunden besetzen musst: die Küche am Mittag, die Theke am Vormittag, die Schichtleitung am Abend. Beide Formen sind ganz normale sozialversicherungspflichtige Arbeitsverhältnisse; Teilzeit unterscheidet sich von Vollzeit nur in der Stundenzahl, nicht in den Rechten.

Wie viele Stunden Vollzeit in deinem Betrieb sind, legst du im Arbeitsvertrag fest. Die Obergrenze setzt das Arbeitszeitgesetz: 8 Stunden am Tag, bis 10 Stunden mit Ausgleich, Pausen ab 6 Stunden und 11 Stunden Ruhezeit (im Gastgewerbe 10 Stunden mit Ausgleich). Die Einzelheiten stehen unter Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie und Ruhezeit in der Gastronomie.

Die Gastro-Falle: Arbeit auf Abruf

Viele Gründer wollen eine Teilzeitkraft „nach Bedarf“ einsetzen, mal 10, mal 30 Stunden. Das ist Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG, und dort steht eine Regel, die teuer wird, wenn du sie nicht kennst:

Schreib also immer eine Wochenstundenzahl in den Vertrag und plane den Dienstplan früh genug. In Gastronario legst du je Mitarbeiter die Verfügbarkeiten an und siehst in der Wochenplanung die geplanten Stunden je Mitarbeiter, sodass der Plan zur vereinbarten Stundenzahl passt und rechtzeitig steht. Wie du den Plan baust, steht unter Schichtplanung: was Pflicht ist.

Befristen: ja, aber schriftlich

Für einen neuen Betrieb ist eine Befristung ohne Sachgrund sinnvoll. In den ersten vier Jahren nach der Gründung deines Unternehmens darfst du ohne Sachgrund bis zu vier Jahre befristen und in dieser Zeit mehrfach verlängern (§ 14 Abs. 2a TzBfG); danach gilt die allgemeine Regel von bis zu zwei Jahren mit höchstens drei Verlängerungen (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Zwei Bedingungen: Die Person darf vorher nicht schon bei dir beschäftigt gewesen sein, und die Befristung muss schriftlich vereinbart sein (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Eine mündliche Befristung ist unwirksam, das Arbeitsverhältnis gilt dann als unbefristet.

Was kostet dich Vollzeit oder Teilzeit zusätzlich zum Lohn? Deinen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, in der Beispielrechnung unten mit rund 21 % angesetzt, plus Umlagen und Berufsgenossenschaft.

Ein Minijob passt für Stoßzeiten, Wochenenden und Abende, wenn der Verdienst regelmäßig unter 603 € im Monat bleibt. Beim Mindestlohn von 13,90 € sind das 2026 rund 43 Stunden im Monat, also etwa zehn Stunden pro Woche.

Die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt: Nach § 8 Abs. 1a SGB IV wird der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet. Steigt der Mindestlohn, steigt die Grenze mit, die erlaubte Stundenzahl bleibt gleich. Alles Weitere zur Grenze steht unter Minijob-Grenze und im Beitrag Minijob und die 603 €-Grenze.

Was dich ein Minijob kostet

Beim Minijob zahlst du als Arbeitgeber Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale, der Minijobber selbst trägt nur einen kleinen Eigenanteil zur Rentenversicherung, von dem er sich auf Antrag befreien lassen kann.

Rund 30 % Pauschalabgaben sind mehr als die rund 21 % Arbeitgeberanteil bei einer Teilzeitkraft. Der Minijob ist für dich also je Stunde teurer, nicht billiger. Sein Vorteil liegt woanders: Der Minijobber bekommt fast brutto gleich netto, und du bindest dich nicht an eine Vollzeitstelle, wenn du nur die Samstagsschicht besetzen willst.

Die Fallstricke in der Gastronomie

• Mehrere Minijobs werden zusammengerechnet, auch bei verschiedenen Arbeitgebern (§ 8 Abs. 2 SGB IV). Frag beim Einstellen schriftlich nach anderen Beschäftigungen; die Checkliste dafür steht unter Minijobber einstellen.
• Maßgeblich ist der regelmäßige Verdienst. Wer in der Hochsaison dauerhaft darüber liegt, ist ab diesem Zeitpunkt kein Minijobber mehr, sondern Midijobber mit vollen Beiträgen (§ 8 Abs. 2 SGB IV). Nur ein unvorhersehbares Überschreiten in höchstens zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres lässt den Minijob bestehen (§ 8 Abs. 1b SGB IV).
• Urlaub und Lohnfortzahlung gelten auch für Minijobber. Was das heißt, steht unter Urlaubsanspruch im Minijob und Krankmeldung im Minijob.
• Trinkgeld vom Gast ist für den Mitarbeiter steuerfrei, wenn er es freiwillig und zusätzlich zum Preis bekommt (§ 3 Nr. 51 EStG). Die Einzelheiten stehen unter Trinkgeld versteuern.

In Gastronario trägt jeder Mitarbeiter seine Vertragsart. Bei Minijobbern rechnet der Schichtplan die geplanten Stunden mit dem Stundensatz hoch und warnt dich, bevor der Monat die Grenze reißt. Die tatsächlichen Stunden kommen von der Stempeluhr, nicht aus dem Gedächtnis.

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Ein Midijob ist eine Beschäftigung mit regelmäßigem Verdienst über der Minijob-Grenze von 603 € bis 2.000 € im Monat, der sogenannte Übergangsbereich nach § 20 Abs. 2 SGB IV. Für dich ist es ein normales sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis; die Entlastung liegt beim Arbeitnehmer, der ermäßigte Beiträge zahlt und trotzdem volle Leistungen bekommt.

Der Midijob lohnt sich für dich bei einer Teilzeitkraft mit 15 bis 30 Wochenstunden: Du hast keine Monatsgrenze im Nacken, kannst in der Hochsaison mehr Stunden planen, und je Stunde zahlst du weniger Abgaben als beim Minijob. § 20 Abs. 2a SGB IV legt eine eigene Berechnungsformel fest, nach der dein Arbeitgeberanteil am unteren Rand des Bereichs etwas über dem regulären Anteil liegt und zum oberen Rand hin auf den normalen Satz absinkt.

Ein typischer Fehler: Ein Minijobber rutscht durch Zusatzschichten in den Midijob, aber die Anmeldung läuft weiter über die Minijob-Zentrale. Dann fehlen Beiträge bei der Krankenkasse, und die nächste Betriebsprüfung findet das. Wie du dich auf die Prüfung vorbereitest, steht unter Betriebsprüfung vorbereiten.

In Gastronario steht die Vertragsart je Mitarbeiter im Lohnbudget: Minijob, Midijob, Teilzeit, Vollzeit. Die Brutto-Prognose aus geplanten Stunden mal Stundensatz zeigt dir vor dem Monat, ob eine Kraft über 603 € landet. Dann entscheidest du bewusst für den Midijob und meldest ihn richtig an, statt es nachträglich korrigieren zu müssen.

Eine kurzfristige Beschäftigung darfst du vereinbaren, wenn der Einsatz von vornherein auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr begrenzt ist und die Person nicht berufsmäßig arbeitet (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). Dann fallen keine Beiträge zur Sozialversicherung an, weder für dich noch für den Mitarbeiter, es bleiben Umlagen, Unfallversicherung und die Lohnsteuer.

Lohnsteuer: individuell oder pauschal

Die Lohnsteuer läuft normal über die Steuerklasse des Mitarbeiters. Du kannst sie stattdessen mit 25 % pauschal übernehmen, aber nur unter den engen Bedingungen von § 40a Abs. 1 und 4 EStG: gelegentlich und nicht regelmäßig wiederkehrend, höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage, im Schnitt höchstens 19 € Arbeitslohn je Stunde und dazu entweder höchstens 150 € je Arbeitstag oder ein unvorhersehbar sofort nötiger Einsatz. Für eine ganze Saison passt das selten, für eine Festwoche schon.

Die Fallstricke in der Gastronomie

• Die Eisdielen-Saison ist länger als drei Monate. Wer von April bis Oktober jede Woche arbeitet, ist nicht kurzfristig beschäftigt. Kurzfristig funktioniert über die Saison nur, wenn die 70 Arbeitstage reichen, etwa nur an Wochenenden.
• Die Arbeitstage anderer Arbeitgeber zählen mit. Lass dir frühere kurzfristige Beschäftigungen des Jahres schriftlich bestätigen.
• Die Befristung muss schriftlich sein (§ 14 Abs. 4 TzBfG), sonst ist der Vertrag unbefristet.
• Sofortmeldung und Aufzeichnung gelten trotzdem, siehe den Abschnitt „Was gilt für alle Anstellungsformen“.

In Gastronario stempelt auch die Saisonkraft am Tablet. Die MiLoG-Aufzeichnung zeigt dir je Mitarbeiter die gearbeiteten Tage, sodass du die 70 Arbeitstage nicht aus Dienstplänen zusammensuchen musst.

Werkstudenten passen für Abend- und Wochenendschichten in Hochschulstädten, Schüler für Ferienjobs mit engen Schutzregeln, Auszubildende für Betriebe, die zwei bis drei Jahre Zeit für Ausbildung und Berufsschule haben. Alle drei sind eigene Fälle in der Sozialversicherung oder im Arbeitsschutz.

Werkstudent

Ein ordentlich eingeschriebener Student ist in deiner Beschäftigung kranken- und arbeitslosenversicherungsfrei (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, § 27 Abs. 4 SGB III) und nur in der Rentenversicherung versicherungspflichtig. Du zahlst also nur den Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung, die Hälfte von 18,6 %. Die Bedingungen nennt die Minijob-Zentrale:

Die Gastro-Falle: Abend und Wochenende sind genau die Schichten, die ein Student gern nimmt. Überschreitet er damit in der Vorlesungszeit dauerhaft die 20 Stunden, ist er voll versicherungspflichtig. In Gastronario siehst du in der Wochenplanung die geplanten Stunden je Mitarbeiter und erkennst vor der Veröffentlichung, ob ein Werkstudent über 20 Stunden liegt.

Schüler und Jugendliche

Kinder unter 15 darfst du nicht beschäftigen (§ 5 JArbSchG); ab 13 sind mit Zustimmung der Eltern nur leichte Tätigkeiten bis zwei Stunden am Tag erlaubt, nicht zwischen 18 und 8 Uhr. Vollzeitschulpflichtige Jugendliche dürfen nur in den Schulferien arbeiten, höchstens vier Wochen im Kalenderjahr. Für 15- bis 17-Jährige gilt Nachtruhe von 20 bis 6 Uhr, in Gaststätten dürfen über 16-Jährige bis 22 Uhr arbeiten (§ 14 JArbSchG). Sozialversicherungsrechtlich kann ein Ferienjob als kurzfristige Beschäftigung laufen, ein Dauerjob am Samstag als Minijob. Jugendliche unter 18 ohne abgeschlossene Berufsausbildung fallen nicht unter das Mindestlohngesetz (§ 22 Abs. 2 MiLoG). Alle Arbeitszeitregeln, Pausen und die Pflicht zur ärztlichen Untersuchung stehen im Beitrag Jugendarbeitsschutzgesetz in der Gastronomie.

Auszubildende

Ein Auszubildender ist voll sozialversicherungspflichtig und bekommt statt Stundenlohn eine Ausbildungsvergütung, mindestens in Höhe der Mindestvergütung nach § 17 BBiG: Der Betrag für das erste Jahr wird jährlich fortgeschrieben und im Bundesgesetzblatt bekannt gegeben, im zweiten Jahr kommen 18 % dazu, im dritten 35 %. Den Mindestlohn bekommen Auszubildende nicht (§ 22 Abs. 3 MiLoG). Zuständig ist die IHK, bei einer Bäckerei als Handwerksbetrieb die Handwerkskammer (§ 71 BBiG): Sie trägt den Ausbildungsvertrag nur ein, wenn deine Eignung und die der Ausbildungsstätte vorliegen (§ 35 BBiG). Für einen Betrieb im ersten Jahr ist Ausbildung meist zu früh, weil Berufsschultage und Prüfungen Personal binden, das du selbst noch nicht ersetzen kannst. Sprich vorher mit dem Ausbildungsberater deiner IHK.

Nein, in aller Regel nicht. Wer in deinem Schichtplan steht, deine Kasse bedient, deine Geräte nutzt und tut, was du ihm sagst, ist Arbeitnehmer, egal ob er dir eine Rechnung schreibt und einen Gewerbeschein hat. Das nennt sich Scheinselbstständigkeit, und die Folgen tragen nicht die Aushilfe, sondern du.

Ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt, entscheidet nicht der Vertragstitel, sondern die tatsächliche Arbeit. Für die Gastronomie ist das klar: Service, Küche, Theke und Spüle laufen nach deinen Anweisungen, zu deinen Zeiten, in deinem Betrieb. Eine Aushilfe, die am Samstag „auf Rechnung“ kellnert, ist in Wahrheit ein Minijobber oder kurzfristig Beschäftigter, der nicht angemeldet ist.

Bist du im Einzelfall unsicher, gibt es ein sauberes Verfahren: die Statusfeststellung nach § 7a SGB IV. Du oder der Auftragnehmer beantragt bei der Deutschen Rentenversicherung Bund die Entscheidung, ob Beschäftigung oder Selbstständigkeit vorliegt. Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt, sieht § 7a Abs. 5 SGB IV Erleichterungen vor, falls das Ergebnis „Beschäftigung“ lautet.

Echte Selbstständige gibt es in der Gastronomie natürlich: der DJ für den Abend, die Reinigungsfirma, der Caterer, der dein Buffet liefert, die Steuerkanzlei. Sie haben eigene Kunden, eigene Betriebsmittel und entscheiden selbst, wann und wie sie arbeiten. Der Unterschied zur Aushilfe ist nicht die Rechnung, sondern die Weisungsfreiheit.

Beim Mindestlohn von 13,90 € kostet dich eine Stunde 2026 je nach Form zwischen 13,90 € (kurzfristig, ohne Pauschsteuer) und 18,07 € (Minijob), eine Teilzeit- oder Vollzeitstunde liegt bei 16,82 €. Das ist eine Beispielrechnung mit den unten genannten Annahmen, keine Lohnabrechnung.

Annahmen der Beispielrechnung:

• Stundenlohn = Mindestlohn 2026: 13,90 €
• Arbeitgeberanteil Sozialversicherung bei Vollzeit, Teilzeit und Midijob: rund 21 % (Rentenversicherung 9,3 % als Hälfte von 18,6 % laut Deutscher Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung 1,3 % als Hälfte von 2,6 % nach § 341 SGB III, Krankenversicherung 7,3 % plus die Hälfte des durchschnittlichen Zusatzbeitrags von 2,9 % laut Bundesgesundheitsministerium, dazu der Arbeitgeberanteil zur Pflegeversicherung; der tatsächliche Zusatzbeitrag hängt von der Krankenkasse ab)
• Minijob: 30 % Pauschalabgaben (13 % Krankenversicherung, 15 % Rentenversicherung, 2 % Pauschsteuer)
• Werkstudent: 9,3 % Rentenversicherung
• Kurzfristig: ohne Sozialversicherungsbeiträge; zweite Zeile mit 25 % Pauschsteuer, falls du die Lohnsteuer übernimmst
• Nicht enthalten bei allen Formen: Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeldumlage, Beitrag zur BGN, bezahlte Stunden ohne Arbeit (Urlaub, Krankheit, Feiertage)

Drei Dinge, die die Tabelle nicht zeigt und die du trotzdem einrechnen musst: Erstens verteuern Urlaub, Krankheit und Feiertage jede Form, weil du Stunden bezahlst, in denen nicht gearbeitet wird. Zweitens zahlst du bei allen Formen den Beitrag zur Berufsgenossenschaft und die Umlagen. Drittens ist der Minijob je Stunde die teuerste reguläre Form; er lohnt sich nur, weil du damit zehn Stunden pro Woche einkaufen kannst, ohne eine Teilzeitstelle zu schaffen.

Was das für dein Monatsbudget bedeutet, rechnest du unter Lohnabrechnung in der Gastronomie weiter; wie die Personalkosten in deine Zahlen einfließen, steht unter BWA für die Gastronomie und im Beitrag Personalkosten senken.

In Gastronario trägt das Lohnbudget je Mitarbeiter die Vertragsart, den Stundensatz und die geplanten Stunden und rechnet daraus die Brutto-Prognose für den Monat, bei Minijobbern inklusive der Pauschalabgaben. Du siehst vor dem Monat, was die Woche kostet, nicht erst auf der Abrechnung der Kanzlei.

app.gastronario.de

Sechs Pflichten gelten unabhängig von der Form, auch für Minijobber, Saisonkräfte und Werkstudenten: Mindestlohn, Arbeitszeitaufzeichnung, Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, der schriftliche Nachweis der Arbeitsbedingungen und die Sofortmeldung. Beim Mindestlohn gibt es Ausnahmen: Auszubildende bekommen die Ausbildungsvergütung, und Jugendliche unter 18 ohne abgeschlossene Berufsausbildung fallen nicht unter das Mindestlohngesetz (§ 22 Abs. 2 und 3 MiLoG).

Die Arbeitszeitaufzeichnung ist die Pflicht, an der Gründer oft scheitern, weil sie nach dem dritten Abend keiner mehr auf Zettel führt. Was der Zoll bei der Prüfung sehen will, steht unter MiLoG-Dokumentationspflicht in der Prüfung; wie die Aufzeichnung mit Datenschutz und GoBD zusammenpasst, unter DSGVO und Zeiterfassung und GoBD und Arbeitszeiterfassung.

In Gastronario stempelt jeder Mitarbeiter per PIN am Tablet, egal ob Minijob, Saisonkraft oder Vollzeit. Die MiLoG-Aufzeichnung entsteht dabei von selbst, die ArbZG-Prüfung meldet verpasste Pausen, zu kurze Ruhezeiten und überschrittene Höchstarbeitszeiten, und deine Steuerkanzlei holt sich die Stunden über den Kanzlei-Zugang oder als DATEV-Export.

Die Antwort hängt an deinem Wochenrhythmus: feste Stunden jede Woche sprechen für Teilzeit oder Vollzeit, Stoßzeiten für Minijobs, eine Saison für kurzfristige Beschäftigung, Abendbetrieb in einer Hochschulstadt für Werkstudenten. Die Tabelle ordnet typische Betriebe den Formen zu; dein Betrieb ist meist eine Mischung aus zwei Zeilen.

Zwei Regeln für den Anfang: Stell die erste feste Kraft in Teilzeit mit klarer Wochenstundenzahl ein, befristet auf ein Jahr, und nimm Minijobber nur für die Schichten, die du wirklich nicht selbst stehen kannst. Und schreibe jede Form in Gastronario als Vertragsart ein, bevor die erste Schicht geplant wird; dann warnt der Plan beim Minijob, zählt die Stunden beim Werkstudenten und rechnet das Lohnbudget für alle.

Wie du die Leute überhaupt findest, steht unter Mitarbeiter finden in der Gastronomie; wie du sie führst, wenn sie da sind, unter Mitarbeiter führen in der Gastronomie. Alle Schritte bis zur Eröffnung sammelt die Gründer-Checkliste.