Die digitale Personalakte: Kategorien und was hineingehört

Worum es geht

Jeder Mitarbeiter hat in Gastronario eine eigene Dokumentenablage. Du erreichst sie über Team, dann auf den Stift bei der Person, dann den Reiter „Dokumente“. Der Mitarbeiter sieht dieselbe Akte unter „Mein Profil“ im Reiter „Dokumente“ — vollständig, ohne dass er dich fragen muss. Das ist so gebaut, weil § 83 BetrVG und Art. 15 DSGVO ihm die Einsicht ohnehin geben.

Die dreizehn Kategorien

Eine freie Ablage gibt es nicht. Beim Hochladen wählst du eine dieser Kategorien:

• „Arbeitsvertrag“
• „Nachweis der Vertragsbedingungen“
• „Lohn- und Steuerunterlagen“
• „Sozialversicherungsunterlagen“
• „Arbeitszeitnachweis“
• „Erstbelehrung nach § 43 IfSG (Gesundheitsamt)“
• „Folgebelehrung nach § 43 IfSG (Arbeitgeber)“
• „Bescheinigung“
• „Zeugnis“
• „Abmahnung“
• „Kündigung oder Aufhebungsvertrag“
• „Gesundheitsnachweis“
• „Sonstiges“

Was die Kategorie entscheidet

Die Kategorie ist keine Sortierhilfe. An ihr hängen die Aufbewahrungsfrist (bei „Lohn- und Steuerunterlagen“, „Sozialversicherungsunterlagen“ und „Arbeitszeitnachweis“ rechnet die App eine Frist aus), die Pflicht zum Datum (bei beiden IfSG-Kategorien) und die Sichtbarkeit: „Gesundheitsnachweis“ ist eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO und wird nur dir als Inhaber und dem Mitarbeiter selbst angezeigt — ein Manager sieht diese Dokumente nicht, nicht einmal, dass es sie gibt.

Unveränderlich nach dem Ablegen

Ein abgelegtes Dokument lässt sich nicht bearbeiten, nicht umbenennen und nicht durch eine andere Datei ersetzen. Eine Korrektur ist immer ein neues Dokument. Wer eine Akte als Nachweis führen will, kann sie nicht nachträglich still umschreiben — das ist der Punkt, auch wenn es im Alltag manchmal umständlich ist. Gelöscht wird nur mit Begründung, und nur von dir als Inhaber.