Was nicht in die Personalakte gehört (Führungszeugnis, Gesundheitsdaten)
Kein Führungszeugnis, auch nicht unter „Sonstiges“, und Gesundheitsdaten nur in der dafür vorgesehenen Kategorie. Was die App dazu tut und was du selbst verantwortest.
Worum es geht
Die Personalakte hat dreizehn Kategorien, und die Liste ist bewusst geschlossen. Zwei Arten von Unterlagen sind dabei besonders heikel: Angaben über Straftaten und Angaben über Gesundheit. Für beide gilt strengeres Recht als für einen Arbeitsvertrag. Dieser Artikel beschreibt, was die App tut. Ob ein bestimmtes Papier in deinem Betrieb in die Akte darf, ist eine Rechtsfrage, die du im Zweifel mit einem Anwalt klärst — Gastronario beantwortet sie nicht.
Kein Führungszeugnis
Es gibt keine Kategorie „Führungszeugnis“, und „Sonstiges“ ist ausdrücklich nicht der Umweg. Der Hinweis unter dieser Kategorie sagt es wörtlich: „Kein Führungszeugnis. Angaben über strafrechtliche Verurteilungen fallen unter Art. 10 DSGVO und gehören nicht in diese Akte — auch nicht hier.“ Art. 10 DSGVO ist ein eigenes, strengeres Regime als die besonderen Kategorien des Art. 9. Die deutsche Praxis trennt zwei Vorgänge: sich ein Führungszeugnis vorlegen zu lassen, kann zulässig sein — es in die Personalakte zu nehmen, ist im Regelfall etwas anderes. Die App hat für Art. 10 keinen Rahmen: keine Rechtsgrundlage, keine Frist, keine Zweckbindung. Also gibt es die Ablage nicht.
Gesundheitsdaten
Für Gesundheitsunterlagen gibt es genau eine Kategorie: „Gesundheitsnachweis“. Sie ist als besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO gekennzeichnet und trägt in der Liste ein Merkzeichen „Art. 9 DSGVO“. Sichtbar sind diese Dokumente ausschliesslich für dich als Inhaber und für den betroffenen Mitarbeiter — ein Manager sieht sie nicht, und er sieht auch nicht, dass es sie gibt. Schon der Eintrag „Gesundheitsnachweis, 3 Dokumente“ wäre die Information. Ein Sonderfall: Die Belehrung nach § 43 IfSG ist kein Gesundheitsdatum. Sie dokumentiert eine Unterrichtung über Tätigkeitsverbote, keine Untersuchung und keinen Befund. Ein Tätigkeitsverbot nach § 42 IfSG dagegen ist eines und gehört unter „Gesundheitsnachweis“.
Was du selbst verantwortest
Die App prüft keine Dateiinhalte. Sie kann nicht erkennen, dass in einem PDF unter „Sonstiges“ ein Führungszeugnis steckt oder in einer „Bescheinigung“ eine Diagnose. Die Kategorie ist eine Zusage, die du gibst — dass sie stimmt, entscheidest du beim Hochladen, nicht die Software.
Hat dir das geholfen?
Frage offen? Schreib uns, wir antworten persönlich.