Warum Zeiteinträge nie gelöscht, sondern nur korrigiert werden (GoBD)
Ein Zeiteintrag lässt sich nicht löschen und nicht stillschweigend überschreiben. Was die GoBD verlangen und was das im Alltag bedeutet.
Es gibt keinen Löschknopf
Und das ist kein Versehen. Selbst wenn jemand am System vorbei versuchte, einen Zeiteintrag zu löschen, weist die Datenbank ihn ab — mit der Meldung „Time entries are immutable and cannot be deleted (GoBD). Use a correction.“ Die Meldung ist englisch, weil sie aus der Datenbank kommt und im normalen Betrieb niemand zu sehen bekommt.
Was stattdessen passiert
Jede Änderung an einer Stempelzeit läuft über einen protokollierten Weg. Dabei entsteht ein unveränderlicher Eintrag mit: welches Feld geändert wurde, der alte Wert, der neue Wert, der Grund, wer geändert hat und wann. Der ursprüngliche Wert verschwindet also nicht, er bekommt einen Nachfolger und eine Begründung. Deshalb ist der Grund ein Pflichtfeld — überall, bei jedem Antrag und bei jeder Admin-Korrektur.
Warum das Pflicht ist
Eine Zeiterfassung ist steuerlich ein Vorsystem der Buchführung. Damit gelten die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Sie verlangen ausdrücklich, dass einmal erfasste Daten nicht stillschweigend überschrieben werden und dass jede Korrektur nachvollziehbar bleibt. Bei einer Betriebsprüfung ist das bindend.
Wenn ein Eintrag komplett falsch ist
Hier die unbequeme Wahrheit: Ein Eintrag, der beim falschen Mitarbeiter gelandet ist, lässt sich weder umbuchen noch löschen. Er bleibt stehen. Was du tun kannst, ist die richtige Schicht beim richtigen Mitarbeiter nachzutragen und im Grund festzuhalten, was passiert ist — und den falschen Eintrag beim Monatsabschluss mit deinem Steuerberater oder Lohnbüro besprechen. Sauber ist es nicht; unsichtbar wäre es schlimmer.
Wie lange die Daten bleiben
Zeitaufzeichnungen müssen nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden; empfehlenswert sind vier, weil Sozialversicherungsträger vier Jahre rückwirkend prüfen können. Für Lohnunterlagen greifen nach § 147 AO längere Fristen. Löschen ist also nicht nur technisch versperrt, sondern für einen guten Teil dieser Daten schlicht nicht erlaubt.
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