„Zeiteintrag braucht Prüfung“: geschätzte Zeit bestätigen oder korrigieren

Worum es geht

Wenn jemand das Ausstempeln vergisst, beendet die App den Eintrag nach 12 Stunden mit einem Schätzwert und schickt dir die Meldung „Zeiteintrag braucht Prüfung“: „Ein vergessener Ausstempel-Vorgang vom TT.MM.JJJJ wurde automatisch geschätzt und muss bestätigt oder korrigiert werden.“ Solange die Prüfung offen ist, steht in der Zeiteintragsliste eine gelb hinterlegte Zeile mit dem Hinweis „Ausstempeln vergessen — Endzeit geschätzt, bitte prüfen“ und einer Dauer mit Tilde, etwa „~9h 30min“. Die Tilde heisst: geschätzt.

Erst fragen, dann klicken

Die App weiss nicht, wann der Mitarbeiter gegangen ist. Sie hat das geplante Schichtende genommen oder — ohne Plan — Mitternacht, in beiden Fällen bei 10 Stunden gedeckelt. Frag also den Mitarbeiter, bevor du entscheidest. Eine bestätigte Schätzung sieht in der Aufzeichnung genauso verbindlich aus wie eine echte Stempelung, und aus ihr wird Lohn.

Die zwei Wege

• Die Schätzung stimmt: Klick auf das Häkchen-Symbol „Geschätzte Zeit bestätigen“. Die gelbe Markierung verschwindet, der Eintrag zählt normal.
• Die Schätzung stimmt nicht: Öffne den Eintrag zum Bearbeiten, trag die echte Endzeit ein und gib einen Grund an. Die Korrektur klärt die Prüfmarkierung automatisch mit — du musst danach nicht zusätzlich bestätigen.

Was im Hintergrund passiert

Beides wird protokolliert. Die automatische Schliessung steht bereits mit dem Grund „Vergessenes Ausstempeln — automatisch geschätzt (zu prüfen)“ in der Historie des Eintrags, ohne Bearbeiter, weil das System sie vorgenommen hat. Deine Bestätigung und jede Korrektur kommen mit deinem Namen dazu. Zeiteinträge werden nie gelöscht, sondern nur ergänzt — so verlangt es die GoBD.

Solange nichts passiert

Ein ungeprüfter Schätzwert zählt in der Monatsrechnung höchstens mit 10 Stunden, auch wenn rechnerisch mehr dastünde. Das ist Absicht: eine Schätzung soll niemandem Überstunden bescheren, die niemand bezeugt hat. Die Kehrseite: bleibt die Prüfung liegen, sind die Stunden des Mitarbeiters möglicherweise zu niedrig. Räum die gelben Zeilen deshalb vor dem Monatsabschluss ab.