GoBD: warum nichts stillschweigend überschrieben wird

Worum es geht

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form“, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019. Kein Gesetz im engeren Sinn, aber bei einer Betriebsprüfung bindend. Sie gelten auch für die Zeiterfassung, weil aus den Stunden der Lohn wird — das System ist ein steuerliches Vorsystem der Buchführung. Der Kerngedanke: was einmal gespeichert wurde, darf nicht stillschweigend verschwinden.

Wie die App das umsetzt

Eine gestempelte Zeit wird in Gastronario nicht überschrieben. Eine Korrektur läuft über einen eigenen Weg, der vor der Änderung eine Zeile in das Korrekturprotokoll schreibt: welches Feld, der alte Wert, der neue Wert, der Grund, wer korrigiert hat und wann. Das direkte Löschen eines Zeiteintrags ist in der Datenbank gesperrt — nicht nur im Bedienfeld ausgeblendet, sondern auf der untersten Ebene abgewiesen. Der Grund ist bei einem Korrekturantrag ein Pflichtfeld: das Formular trägt „Grund“ mit Sternchen.

Wo du es siehst

• Der Mitarbeiter sieht unter „Meine Stunden“ an jeder geänderten Schicht die Marke „korrigiert“.
• Sein Download dort enthält Schichten, Summen und das vollständige Korrekturprotokoll.
• Du siehst unter „Verwaltung“ im Reiter „Aktivität“ das Betriebsprotokoll: wer wann was geändert hat, gefiltert nach Schicht, Tausch, Abwesenheit, Zeitkorrektur, Personal, Lohn und Plattform.
• Die DSGVO-Auskunft zu einem Mitarbeiter enthält den Abschnitt „Korrekturen / Änderungshistorie“.

Was du selbst schuldest

Die GoBD verlangen für jedes Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation: eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation (wie im Betrieb gestempelt und korrigiert wird), eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation. Diese Pflicht liegt beim Arbeitgeber, nicht beim Softwarehersteller. Wir können beschreiben, wie die App arbeitet — dass die Beschreibung zu deinem Betrieb passt und vollständig ist, kann nur dein Steuerberater beurteilen.

Ein vorgeschriebenes Exportformat gibt es nicht

Die Finanzverwaltung empfiehlt den Audicon-Standard, weil Prüfer mit der Software IDEA arbeiten. Pflicht ist er nicht: ein sauberer CSV-Export mit klar benannten Spalten erfüllt die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit. Was nicht reicht, ist ein reines „als PDF drucken“, wenn der Prüfer einen Datenexport verlangt. Für die Kontrolle vor Ort durch den Zoll ist das PDF dagegen das übliche Format.