Wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann

Zwei Rollen, die man nicht verwechseln darf

Dein Betrieb ist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Du entscheidest, welche Mitarbeiterdaten erhoben werden und wozu, und du bist es, den die Aufsichtsbehörde fragt. Gastronario ist Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten die Daten in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Was das im Einzelnen bedeutet, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; dazu gibt es einen eigenen Artikel.

Wo die Daten technisch liegen

Die Datenbank, die Anmeldung und der Dateispeicher laufen bei Supabase in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Die Anwendung selbst wird von Vercel ausgeliefert; diese Internetseite läuft über die Region Frankfurt am Main. Für Zahlung und Rechnung ist Stripe beteiligt. Kommen Benachrichtigungen auf ein Telefon, sind zusätzlich Apple Distribution International (iPhone) und Google Ireland (Android) beteiligt — sie transportieren die Nachricht und werten sie nicht aus. Die vollständige, verbindliche Liste der Unterauftragsverarbeiter steht im Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht hier.

Wie die Daten geschützt sind

Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS), ebenso die Speicherung. Die Trennung der Betriebe passiert auf Zeilenebene in der Datenbank und wird von der Datenbank selbst durchgesetzt, nicht vom Bedienfeld — ein Betrieb kann die Zeilen eines anderen technisch nicht lesen. Dokumente der Personalakte liegen in einem privaten Speicher ohne öffentlichen Lesezugriff und werden nur über kurzlebige, signierte Links ausgegeben. Biometrische Merkmale werden nirgends verarbeitet: am Terminal wird per PIN gestempelt, nicht per Fingerabdruck oder Gesicht.

Wer im Betrieb was sieht

• Inhaber und Administratoren: alles, einschließlich Stundenlöhnen — die aber über einen eigenen, geprüften Weg, nicht als normale Tabellenspalte.
• Manager: Planung, Zeiten und Abwesenheiten des Teams. Keine Stundenlöhne, keine fremden Personalakten.
• Mitarbeiter: die eigenen Daten vollständig, von Kollegen nur Name, Rolle, Farbe, Bild, Vertragsart und Fähigkeiten.
• Terminal: das Kiosk-Gerät im Verkaufsraum bekommt keine persönlichen Daten über die Stempelfunktion hinaus.

Was in deiner Hand bleibt

Wer bei dir Administrator ist und wer Manager, entscheidest du — und damit entscheidest du über den Zugriff. Ebenso über die Information deiner Mitarbeiter, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und, falls es einen gibt, die Beteiligung des Betriebsrats. Bei Zweifeln zur konkreten Ausgestaltung hilft ein Datenschutzbeauftragter oder ein Anwalt weiter. Dieser Artikel beschreibt die Technik, er ersetzt keine Prüfung deines Betriebs.