Auskunft nach Art. 15 DSGVO für einen Mitarbeiter erstellen

Worum es geht

Nach Art. 15 DSGVO hat jeder Mitarbeiter das Recht zu erfahren, welche Daten über ihn verarbeitet werden, und eine Kopie davon zu erhalten. Für die Personalakte kommt § 83 BetrVG hinzu: das Einsichtsrecht besteht auch ohne Betriebsrat. In Gastronario liest der Mitarbeiter seine eigene Akte ohnehin selbst in der App. Die Auskunft nach Art. 15 geht darüber hinaus — sie fasst alle Kategorien in einem Dokument zusammen.

So erstellst du sie

• Öffne „Team“ und suche den Mitarbeiter.
• Klicke das Menü an seiner Zeile an und wähle „DSGVO-Auskunft exportieren“.
• Die App meldet „DSGVO-Auskunft wird erstellt …“ und lädt anschließend eine Textdatei herunter.
• Lies die Datei vollständig, bevor du sie weitergibst — besonders den Abschnitt „Interne Notizen — vor Herausgabe prüfen“.

Was in der Datei steht

Stammdaten, Arbeitszeiten, Korrekturen und Änderungshistorie, Korrekturanträge, Abwesenheiten und Urlaub, Schichten, Verfügbarkeiten, Schichttausch, interne Notizen, verfasste Aushänge, Vorlagen-Zuordnungen und die Dokumente der Personalakte. Jede Kategorie erscheint, auch wenn sie leer ist — dann steht dort „Keine Daten gespeichert.“ Das ist Absicht: die Auskunft soll zeigen, dass die Kategorie geprüft wurde, statt sie stillschweigend wegzulassen. Ist der Mitarbeiter Manager oder Administrator, kommt der Abschnitt „Aktivitäten als Manager“ hinzu.

Was nicht drin ist

Der letzte Abschnitt heißt „Weitere gespeicherte Kategorien (nicht in diesem Export)“ und benennt zwei: die In-App-Benachrichtigungen und die Anmeldeversuche am Terminal per PIN. Beide werden gespeichert, sind aber nicht Teil des automatischen Exports und werden auf Anfrage gesondert bereitgestellt. Zu den Dokumenten der Personalakte enthält die Auskunft nur die Angaben zum Dokument — Bezeichnung, Kategorie, Ablagedatum — nicht die Dateien selbst. Die liest der Mitarbeiter in seiner Akte.

Was du dabei selbst entscheidest

Nur Administratoren können die Auskunft erzeugen, und der Betriebsname muss hinterlegt sein — die Auskunft benennt den Verantwortlichen, und das bist du. Ob und in welchem Umfang interne Notizen herausgegeben werden, ist eine Abwägung im Einzelfall; deshalb trägt der Abschnitt die Warnung im Titel. Wie schnell du antworten musst und was bei einer Auskunft über Dritte gilt, klärst du im Zweifel mit einem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt. Wir stellen das Werkzeug, die Entscheidung bleibt bei dir.