Löschfristen: was wann automatisch verschwindet

Wie das Löschen funktioniert

Jede protokollierte Zeile bekommt beim Entstehen ein konkretes Löschdatum, berechnet aus ihrer Art. Nachts läuft ein Aufräumjob und löscht, was fällig ist — kurz nach drei Uhr, zusammen mit zwei kleineren Läufen für den Papierkorb der Schichten (30 Tage) und für gelesene Benachrichtigungen (90 Tage). Das Datum wird auf dem Server berechnet, nicht im Bedienfeld. Es gibt keinen Knopf, der die Frist verkürzt.

Die Fristen des Betriebsprotokolls

• Lohnänderungen: sechs Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO).
• Zeitkorrekturen: sechs Jahre ab Ende des Kalenderjahres, weil sie lohn- und steuerrelevant sind.
• Schichten, Tausch und Abwesenheiten: vier Jahre — arbeitszeitnah, orientiert an § 16 ArbZG.
• Organisatorische Personalvorgänge: zwei Jahre.

Die Fristen der Personalakte

Lohn- und Steuerunterlagen werden bis zum Ende des Kalenderjahres plus zehn Jahre gehalten, Sozialversicherungsunterlagen plus sechs Jahre (beides § 147 AO), Arbeitszeitnachweise vier Jahre ab Ablage (§ 17 MiLoG plus das Prüffenster der Rentenversicherung). Alle anderen Kategorien — Arbeitsvertrag, Bescheinigung, Zeugnis, Abmahnung, Kündigung, Gesundheitsnachweis, die beiden IfSG-Belehrungen, Sonstiges — bekommen bewusst kein Löschdatum und werden nie automatisch gelöscht. Eine Frist zu erfinden, wo das Gesetz keine nennt, wäre die schlechtere Richtung: der Nachweis wäre weg, bevor jemand ihn braucht.

Aufbewahren ist eine Untergrenze, kein Freibrief

§ 147 AO sagt, wie lange du aufbewahren musst. Wie lange du aufbewahren darfst, sagt das Datenschutzrecht: Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO erlaubt personenbezogene Daten nur so lange, wie der Zweck sie erfordert, und mit dem Wegfall des Zwecks entsteht der Löschanspruch aus Art. 17 DSGVO. Bei zwei Kategorien liegt der Fehler deshalb genau andersherum: eine Abmahnung, die noch in der Akte liegt, obwohl der Vorwurf längst bedeutungslos ist, und eine abgewickelte Kündigung. Beide löscht die App nicht von selbst — sie zu entfernen ist deine ausdrückliche, begründete und protokollierte Entscheidung.

Wenn ein Mitarbeiter geht

Setze ihn auf „inaktiv“, statt ihn zu löschen. Seine Zeiten bleiben dann für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erhalten, und er taucht in Planung und Listen nicht mehr auf. Versuchst du das endgültige Löschen, prüft die App vorher und antwortet gegebenenfalls: „Mitarbeiter hat aufbewahrungspflichtige Zeiteinträge und kann nicht endgültig gelöscht werden. Bitte stattdessen auf ‚inaktiv‘ setzen.“ Dasselbe gilt für Dokumente in der Personalakte. Ob im Einzelfall trotzdem ein Löschanspruch besteht, prüft ein Datenschutzbeauftragter oder Anwalt, nicht die Software.