CSV-Export für Steuerberater und Betriebsprüfung (GoBD)
Der CSV-Export liefert eine Zeile pro Stempelung mit elf Spalten — maschinenlesbar für Steuerberater und Betriebsprüfung. Aufbau, Format, Aufbewahrung.
Wo der Knopf sitzt
Seite „Löhne“, Reiter „Monatsabschluss“, Knopf „CSV exportieren“. Die Datei heißt nach Monat und Jahr, zum Beispiel „Lohnübersicht_September_2026.csv“. Exportiert wird immer der oben gewählte Monat, über alle Mitarbeiter hinweg. Die Datei enthält eine Zeile je einzelner Stempelung — nicht eine Zeile pro Mitarbeiter. Genau das erwartet ein Prüfer: den einzelnen Arbeitstag, nicht die fertige Summe.
Die Spalten
Die Kopfzeile steht in Zeile 1 und lautet, mit Semikolon getrennt: „mitarbeiter_id“; „name“; „vorname“; „datum“; „beginn“; „ende“; „pause_min“; „netto_stunden“; „stundenlohn“; „brutto“; „beschaeftigungsart“ „name“ ist der Nachname, „vorname“ der Rest. „pause_min“ ist die gesetzliche Ruhepause in Minuten (§ 4 ArbZG, bei Jugendlichen die längere Pause nach § 11 JArbSchG). „netto_stunden“ ist die gestempelte Zeit abzüglich dieser Pause. „beschaeftigungsart“ steht ausgeschrieben: „Minijob (geringfügig entlohnt)“, „Kurzfristige Beschäftigung“, „Teilzeit“ oder „Vollzeit“.
Format und Öffnen in Excel
Trennzeichen ist das Semikolon, die Datei ist UTF-8 mit vorangestellter Byte-Order-Mark und nutzt Windows-Zeilenenden — damit öffnet Excel in der deutschen Fassung sie per Doppelklick, mit korrekten Umlauten und richtigen Spalten. Datumsangaben stehen als TT.MM.JJJJ, Uhrzeiten als HH:MM, Zahlen mit Komma als Dezimaltrennzeichen. Sortiert ist nach Nachname, innerhalb eines Mitarbeiters nach Datum aufsteigend. Es gibt keinen Vorspann und keinen Erklärtext in der Datei: sie soll von einem Programm gelesen werden, nicht von einem Menschen. Die Erläuterungen stehen im PDF.
Warum die Cent nicht immer aufgehen
Pro Zeile gilt: netto_stunden mal stundenlohn ergibt brutto, beides bereits gerundet. Damit ist jede einzelne Zeile in sich nachrechenbar — genau das prüft ein Betriebsprüfer stichprobenartig. Der Preis dafür: die Summe aller Zeilen kann um wenige Cent vom Monatsabschluss abweichen, der mit den exakten Stunden rechnet. Das ist bei einer zeilenweisen Lohnaufstellung üblich und kein Fehler.
Aufbewahren
Arbeitszeitaufzeichnungen sind nach § 17 MiLoG zwei Jahre aufzubewahren; Gastronario legt vier Jahre nahe, weil Prüfungen selten am Stichtag stattfinden. Lohnunterlagen halten sechs Jahre, steuerlich relevante Unterlagen zehn Jahre (§ 147 AO). Leg die Datei am besten monatlich in einem Ordner ab, den du auch in vier Jahren noch findest — zusammen mit dem Monatsreport-PDF desselben Monats.
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