Einen Mitarbeiter entfernen — und warum die Daten bleiben müssen
Was „Mitarbeiter löschen“ in Gastronario wirklich tut, warum Zeiten und Dokumente bleiben müssen und wann ein echtes Löschen abgelehnt wird.
Wo der Knopf sitzt
Auf der Karte unter „Team“ öffnet das Symbol mit den drei Punkten das Menü „Weitere Aktionen“. Dort steht „DSGVO-Auskunft exportieren“ und, rot, „Mitarbeiter löschen“. Den Eintrag sieht nur der Inhaber. Er fehlt am eigenen Konto und bei jedem anderen Admin — ein Admin lässt sich nicht per Klick entfernen.
Was der Bestätigungsdialog sagt
Der Dialog heißt „Mitarbeiter löschen?“ und schreibt: „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Schichten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten dieses Mitarbeiters bleiben im System.“ Der Knopf heißt „Endgültig löschen“. Der zweite Satz ist der wichtigere. Was hier passiert, ist ein Ausscheiden, kein Auslöschen: Der Status springt auf „Ausgeschieden“, der Login ist gesperrt, die Terminal-Kachel fällt weg, der bezahlte Platz wird frei. Der Datensatz selbst bleibt stehen.
Warum die Daten bleiben müssen
Nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil du sie aufbewahren musst. Arbeitszeitnachweise unterliegen § 17 MiLoG und den GoBD, Unterlagen aus der Personalakte § 147 AO, der Nachweis der Belehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG seiner eigenen Dokumentationspflicht. Eine Zeiterfassung, aus der eine Kündigung die Stunden der letzten zwei Jahre mitnimmt, wäre bei der nächsten Prüfung wertlos.
Wenn wirklich alles weg soll
Ein vollständiges Löschen samt Konto ist nur möglich, solange zu der Person weder Zeiteinträge noch Dokumente in der Personalakte existieren — praktisch also nur bei jemandem, der angelegt wurde und nie gestempelt hat. Andernfalls antwortet der Server benannt, was blockiert: „Mitarbeiter hat aufbewahrungspflichtige Zeiteinträge und Dokumente in der Personalakte und kann nicht endgültig gelöscht werden. Bitte stattdessen auf ‚inaktiv‘ setzen.“
Vorher: die Auskunft mitnehmen
Im selben Menü steht „DSGVO-Auskunft exportieren“. Sie fasst zusammen, welche Daten Gastronario zu dieser Person hält — Stammdaten, Qualifikationen, Sollstunden und mehr. Verlangt ein ausgeschiedener Mitarbeiter später Auskunft nach Art. 15 DSGVO, ist das der Weg. Er funktioniert auch nach dem Ausscheiden, weil die Karte in der Liste stehen bleibt.
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