Verfügbarkeiten-Matrix und Abdeckungslücken im Team
Die Verfügbarkeiten-Matrix zeigt dein Team über die Woche — und darunter die Zeiten, in denen niemand verfügbar ist.
Die Matrix
Unter „Verfügbarkeit“ öffnet sich für Admins und Manager zuerst der Reiter „Team-Verfügbarkeit“. Er zeigt eine Tabelle: links deine Mitarbeiter, oben Montag bis Sonntag mit dem konkreten Datum der laufenden Woche. Jede Zelle sagt eines von drei Dingen: „Verfügbar“ mit der Zeitspanne, „Frei“ für „an diesem Tag nicht“, oder ein Abwesenheitsfeld wie „Urlaub“ oder „Krankheit“, das die Verfügbarkeit überschreibt. Wer im Urlaub ist, taucht nicht als verfügbar auf, auch wenn sein Wochenrahmen das sagt. Tage, an denen die Ferien-Verfügbarkeit eines Mitarbeiters gilt, tragen die Markierung „Ferien“. Auf dem Handy wird aus der Tabelle eine Karte je Mitarbeiter.
Wer angezeigt wird
Nur aktive Mitarbeiter. Ausgeblendet bleiben inaktive Konten, Terminal-Konten der Stempeluhr und Admin-Konten. Wer selbst mitarbeitet, aber als Admin geführt wird, steht also nicht in der Matrix.
Abdeckungslücken
Unter der Matrix liegt der Balken „Abdeckungslücken · Zeiten ohne verfügbaren Mitarbeiter“, mit den Öffnungszeiten aus den Einstellungen als Rahmen. Je Wochentag steht ein Balken: grün, wo mindestens einer verfügbar ist, rot, wo niemand kann. Rechts steht entweder „durchgehend“ oder die Uhrzeiten der Lücken, etwa „14:00–16:30“. Urlaub und Krankmeldungen dieser Woche sind dabei schon abgezogen.
Was die Ansicht nicht kann
Drei Grenzen, die du kennen musst, damit du sie nicht überliest. Erstens zeigt sie immer die laufende Woche. Für die Urlaubsplanung im Sommer ist sie damit nicht das richtige Werkzeug. Zweitens rechnet sie nur genehmigte Abwesenheiten heraus. Ein noch nicht entschiedener Antrag steht in der Matrix weiter als „Verfügbar“ — entscheide offene Anträge also, bevor du dich auf die Zahlen verlässt. Krankmeldungen sind hier besonders tückisch, weil sie die Schichten schon freigegeben haben, während sie noch „Ausstehend“ sind. Drittens sagt der grüne Balken nur „mindestens einer“. Ob dieser eine für den Freitagabend reicht, beantwortet die Ansicht nicht — das bleibt dein Urteil.
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