„Automatisch füllen“: nach welchen Regeln Gastronario einteilt

Was der Knopf anfasst

„Automatisch füllen“ besetzt ausschließlich freie Schichten der angezeigten Woche — also solche ohne Mitarbeiter und ohne externe Besetzung. Bestehende Zuweisungen bleiben unangetastet, es wird nichts umgeplant und nichts gelöscht. Gibt es keine freie Schicht, meldet die App „Keine offenen Schichten“ und tut nichts. Steht der Filialfilter auf einer einzelnen Filiale, werden nur deren Schichten gefüllt.

Die harten Regeln

Ein Mitarbeiter kommt für eine Schicht überhaupt nur infrage, wenn all das zutrifft:

• Er ist aktiv (ausgeschiedene Mitarbeiter und Terminal-Konten fallen raus).
• Seine eingetragene Verfügbarkeit deckt Wochentag und Uhrzeit der Schicht vollständig ab.
• Er hat an dem Tag keinen genehmigten Urlaub und keine genehmigte Abwesenheit.
• Die Schicht bricht keine Arbeitszeitregel: keine Doppelbelegung, nicht über zehn Stunden am Tag, mindestens elf Stunden Ruhezeit zur Schicht davor und danach; bei Minderjährigen zusätzlich die strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes.
• Bei Minijobbern bleibt der Monatsverdienst unter der geltenden Grenze (2026: 603 €) — gerechnet aus dem, was bereits gearbeitet und eingeplant ist, plus der neuen Schicht.

Die Reihenfolge

Die App füllt nicht von Montag nach Sonntag, sondern beginnt mit der Schicht, für die es die wenigsten möglichen Leute gibt. Die schwer zu besetzenden Lücken kommen so zuerst dran, statt am Ende leer zu bleiben, weil die einzigen Kandidaten schon woanders stehen. Unter den möglichen Leuten gewinnt, wem gemessen an seinem Wochenziel noch am meisten Stunden fehlen. Wer an diesem Tag schon eine Schicht hat, bekommt einen kleinen Abzug, damit sich die Arbeit auf mehr Schultern verteilt. Nach dem ersten Durchgang tauscht die App noch einmal einzelne Zuweisungen, wenn sich die Auslastung dadurch gleichmäßiger verteilt.

Verlässlich, aber nicht klug

Das Verfahren ist rein rechnerisch und ohne Zufall: Gleiche Ausgangslage, gleiches Ergebnis. Du kannst es also gefahrlos noch einmal laufen lassen. Was es nicht kennt: wer gut zusammenarbeitet, wer welche Station beherrscht, wer heute lieber früh nach Hause will. Ohne Wochenziel bei einem Mitarbeiter fehlt der App auch der Maßstab für die Verteilung. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, keine fertige Planung — sieh ihn durch, bevor du veröffentlichst.

Danach

Die Meldung nennt das Ergebnis: „7 Schichten zugewiesen, 2 offen geblieben“. Alle neuen Zuweisungen sind Entwürfe; sichtbar werden sie erst mit „Veröffentlichen“.