Abdeckungslücken finden: rote Bänder, graue Bänder, „kein Bedarf“

Die drei Zustände

Rot bedeutet: in dieser Zeit sind weniger Leute eingeplant, als die Sollbesetzung verlangt. Der Hinweis über dem Raster sagt es kurz: „Rot = weniger Leute eingeplant als gebraucht. Freie und abgelehnte Schichten zählen nicht.“ Grau bedeutet: hier wird niemand gebraucht — geschlossen oder außerhalb der Bedarfszeiten dieses Bereichs. Rechts an der Zeile steht das Wort dazu: „besetzt“, wenn keine Lücke bleibt, „kein Bedarf“, wenn für diesen Tag gar keine Anforderung gilt, sonst die Zeiten der Lücken.

„keine Lücke“ und „kein Bedarf“ sind nicht dasselbe

„besetzt“ heißt: es gab eine Anforderung und sie ist erfüllt. „kein Bedarf“ heißt: es gab an diesem Tag gar keine Anforderung für diesen Bereich. Beides sieht ruhig aus, meint aber Verschiedenes — steht dort dauerhaft „kein Bedarf“, obwohl du planst, fehlt eine Zeile in der Sollbesetzung.

Was als besetzt zählt

Nur eine Schicht mit einer Person oder einem externen Namen, die nicht abgelehnt wurde. Alles andere ist zwar als Balken sichtbar, schließt die Lücke aber nicht.

• Freie Schicht: grün gestrichelter Balken, beschriftet „Frei“ — zählt nicht.
• Abgelehnte Schicht: roter, durchgestrichener Balken „Abgelehnt“ — zählt nicht.
• Noch nicht veröffentlichte Schicht: blasser Balken — zählt mit, dein Team weiß davon aber noch nichts.
• Externe Aushilfe: zählt mit, mit dem eingetragenen Namen auf dem Balken.

Wenn mehr als eine Person gebraucht wird

Dann steht in der roten Fläche die Bilanz: „14:00–16:00 (1/2)“ heißt, einer von zwei geforderten Leuten ist eingeplant. Zeigst du auf das Band, erscheint der Satz ausgeschrieben — „Nur 1 von 2 eingeplant: 14:00–16:00“ oder, wenn gar niemand da ist, „Niemand eingeplant: 14:00–16:00“. Aneinandergrenzende Lücken werden zu einem Band zusammengefasst und mit ihrem schlechtesten Moment ausgewiesen.

Zwei Fälle, die verwirren

Oben in der Kopfzeile steht die Wochensumme, etwa „6,5 h unterbesetzt“. Sie addiert alle roten Bänder aller Tage und Bereiche — eine halbe Stunde in fünf Bereichen sind zweieinhalb Stunden. Hast du einen Bereich umbenannt oder gelöscht, behalten schon geplante Schichten ihren alten Bereichsnamen. Sie stehen dann im Raster in einer eigenen Zeile mit dem Vermerk „kein Bedarf“ — sichtbar, aber ohne Messlatte. Das ist Absicht, damit keine Schicht unsichtbar wird.