Die erste Woche planen: Reihenfolge, die am wenigsten Arbeit macht
Verfügbarkeiten, Sollbesetzung, Vorlagen, Wochenplan, veröffentlichen — die Reihenfolge, die Doppelarbeit vermeidet.
Zuerst die Verfügbarkeiten
Jeder Mitarbeiter trägt unter „Verfügbarkeit“ pro Wochentag ein, wann er grundsätzlich arbeiten kann. Als Planer siehst du das gesammelt unter „Verfügbarkeit“ im Reiter „Team-Verfügbarkeit“ — eine Übersicht aller Verfügbarkeiten samt Urlaub und Krankmeldungen der Woche. Ohne diese Angaben planst du ins Blaue. Es lohnt sich, eine Woche zu warten, statt den ersten Plan zweimal zu bauen.
Dann Sollbesetzung und Vorlagen
Unter „Planung“ liegen fünf Reiter: „Wochenplanung“, „Vorlagen“, „Checklisten“, „Sollbesetzung“ und „Papierkorb“. Die Sollbesetzung sagt, wie viele Leute wann stehen müssen. Vorlagen sind wiederkehrende Schichten, die du nicht jede Woche neu tippen willst. Beides einmal gepflegt spart ab der zweiten Woche echte Zeit.
Planen und veröffentlichen
Neue Schichten sind zunächst Entwurf und tragen die Kennzeichnung „Entwurf — nicht veröffentlicht“. Das Team sieht sie nicht: Mitarbeiter bekommen ausschließlich veröffentlichte Schichten zu sehen. Ein Punkt, den man leicht übersieht: Veröffentlichen betrifft die ganze Woche in allen Filialen, nicht nur die gerade gezeigte. Wenn du gefiltert planst, veröffentlichst du trotzdem alles.
Woran das Dashboard erinnert
Bleiben Entwürfe liegen, steht auf dem Dashboard eine Karte mit der Zahl der unveröffentlichten Schichten und dem Knopf „Jetzt veröffentlichen“. Unbesetzte Schichten zählt die Kachel „Offene Schichten“. Veröffentlichte offene Schichten kann das Team selbst übernehmen — das ist oft schneller, als jeden einzeln zu fragen.
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