Aufbewahrungsfristen: 10, 6, 4 Jahre — und die automatische Löschung

Was die App rechnet

Beim Ablegen bestimmt der Server aus der Kategorie ein Löschdatum. Das passiert nur bei drei Kategorien, und die Regel steht auch als Hinweis unter der Auswahl: „Lohn- und Steuerunterlagen“ — 10 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). „Sozialversicherungsunterlagen“ — 6 Jahre, ebenfalls ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). „Arbeitszeitnachweis“ — 4 Jahre ab dem Tag der Ablage. § 17 MiLoG verlangt mindestens 2 Jahre; die vier Jahre kommen aus dem Prüffenster der Rentenversicherung.

Alle anderen Kategorien: kein Datum

Arbeitsvertrag, Zeugnis, Abmahnung, Kündigung, Bescheinigung, Gesundheitsnachweis, die beiden IfSG-Belehrungen und „Sonstiges“ bekommen kein Löschdatum. Der automatische Löschlauf fasst sie nie an. Das ist Absicht. Für diese Kategorien nennt das Gesetz keine Dauer, und eine geschätzte Zahl wäre in beide Richtungen ein Fehler: zu kurz vernichtet einen Nachweis, den eine Behörde noch sehen darf, zu lang verstösst gegen die Speicherbegrenzung.

Aufbewahren ist eine Untergrenze, keine Erlaubnis

§ 147 AO sagt, wie lange du aufbewahren musst. Er sagt nicht, wie lange du darfst. Die Obergrenze kommt aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO (Speicherbegrenzung) und Art. 17 DSGVO (Löschanspruch, wenn der Zweck entfällt). Bei zwei Kategorien ist deshalb genau das Gegenteil das Problem: Eine Abmahnung, die jahrelang in der Akte liegt, obwohl der Vorwurf längst bedeutungslos ist, ist selbst der Verstoss — nach der arbeitsgerichtlichen Praxis gibt es einen Entfernungsanspruch. Ähnlich liegt es bei Kündigung und Aufhebungsvertrag nach Abwicklung des Arbeitsverhältnisses. Gerade weil es keine feste Frist gibt, erfindet die App keine.

Was das für dich heisst

• Der automatische Lauf entfernt nur Dokumente, deren berechnetes Datum abgelaufen ist — also praktisch nur Lohn-, Sozialversicherungs- und Arbeitszeitunterlagen.
• Alles andere bleibt liegen, bis du es selbst mit Begründung löschst. Das ist bewusst so; es heisst aber auch, dass niemand ausser dir aufräumt.
• Erinnerungen an fällige Löschungen verschickt die App nicht. Schau bei einem Ausscheiden die Akte einmal durch.
• Ob eine Frist in deinem Fall länger oder kürzer läuft, entscheidet dein Steuerberater oder Anwalt, nicht die Software.