Die eigene Betriebs-FAQ pflegen (Müll, Schlüssel, Notfall)

Zwei getrennte Bereiche

Der Menüpunkt „Hilfe & FAQ“ hat zwei Register. „App-Hilfe“ erklärt die Software — Stempeln, Korrekturen, Urlaub, Schichttausch. Die ist für alle Betriebe gleich und kommt von uns; ändern kannst du sie nicht. „Betriebs-FAQ“ gehört euch. Dort steht, was in eurem Haus gilt und was kein Programm wissen kann: wann der Müll rausgeht, wo der Ersatzschlüssel liegt, wen man im Notfall anruft.

Eine Antwort anlegen

• „Hilfe & FAQ“ öffnen, Register „Betriebs-FAQ“.
• Auf „Frage hinzufügen“ klicken.
• Die Frage eintragen — Platzhalter: „Frage — z. B. Wen rufe ich im Notfall an?“
• Die Antwort eintragen: „Antwort — so konkret, dass niemand nachfragen muss (Ort, Name, Telefonnummer).“
• Auf „Anlegen“ klicken.

Konkret schreiben

Der Platzhalter meint es ernst. „Der Müll kommt raus“ hilft niemandem; „Restmüll dienstags und freitags vor 7:00 in die graue Tonne im Hinterhof, Code am Tor 4711“ beendet die Frage. Die Frage darf 200 Zeichen haben, die Antwort 4000 — genug für eine Telefonliste oder eine kurze Wegbeschreibung. Beide Felder müssen gefüllt sein, sonst kommt „Frage und Antwort dürfen nicht leer sein“. Die App macht selbst einen Vorschlag, womit man anfängt: „Müll, Schlüssel, Abschließen, Erste Hilfe, Notfallnummern“.

Reihenfolge und Suche

Die Einträge stehen in der Reihenfolge, die du setzt — mit den Pfeilen an jeder Zeile schiebst du eine Frage nach oben oder unten. Was am häufigsten gefragt wird, gehört nach oben. Über beiden Registern liegt ein Suchfeld: „Suchen … z. B. PIN, Urlaub, Schlüssel“. Es durchsucht Frage und Antwort. Wer nach „Schlüssel“ sucht, findet den Eintrag auch dann, wenn das Wort nur in der Antwort steht.

Wenn nichts drinsteht

Ist die Betriebs-FAQ leer, liest ein Mitarbeiter dort: „Für diesen Betrieb sind noch keine Antworten hinterlegt. Frag die Schichtleitung — Admin und Manager können sie hier eintragen.“ Das ist ein guter Anlass, die Sammlung anzulegen: jede Frage, die dich zum dritten Mal per Nachricht erreicht, gehört hier hinein. Danach ist die Antwort für alle da — auch für den, der sich nicht traut zu fragen.