§ 17 MiLoG: Aufzeichnungen aufbewahren und im Zweifel vorlegen

Was das Gesetz verlangt

§ 17 MiLoG verpflichtet jeden gewerblichen Arbeitgeber, für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzuzeichnen. Das gilt in allen Branchen, nicht nur in den in § 2a SchwarzArbG genannten. Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag vorliegen. Aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre. Gastronario rechnet mit vier Jahren, weil die Rentenversicherung vier Jahre rückwirkend prüft — die gesetzliche Untergrenze wäre zu knapp für den Fall, der wirklich eintritt.

Delegieren ändert nichts an der Verantwortung

Du darfst das Aufzeichnen an den Mitarbeiter delegieren, und die Stempeluhr ist genau diese Delegation. Verantwortlich für die Richtigkeit bleibst du. Praktisch heißt das: einmal im Monat durch die Zeiten gehen, offene und vergessene Ausstempelungen aufräumen, Auffälligkeiten korrigieren — mit Grund, wie es die App verlangt. Eine Stempeluhr, in die nie jemand hineinsieht, erfüllt die Pflicht nicht.

Wer kontrolliert

Zuständig sind der Zoll mit der Finanzkontrolle Schwarzarbeit und die Prüfdienste der Rentenversicherung. Bei einer Kontrolle müssen die Aufzeichnungen sofort vorgelegt werden können. Das Bußgeld für fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen reicht bis 50.000 Euro je Verstoß (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Fehlende Aufzeichnungen begründen zusätzlich den Anfangsverdacht eines Mindestlohnverstoßes — und dann wird weiter ermittelt.

Was du vorlegst

• Für die Kontrolle vor Ort: das PDF aus dem Monatsabschluss unter „Löhne“ — der Zoll arbeitet mit Papier oder PDF.
• Für einen Betriebsprüfer, der Daten will: den CSV-Export. Ein reiner Ausdruck genügt nicht, wenn ein maschinell auswertbarer Export verlangt wird.
• Für eine vollständige Sicherung: den JSON-Export unter „Einstellungen“.
• Ist der Zugang wegen einer offenen Rechnung gesperrt: „Zeitnachweise exportieren“ auf dem Sperrbildschirm — dieser Weg hängt an keiner Zahlungsbedingung.

Zwei Fehler, die teuer werden

Der erste: einen ausgeschiedenen Mitarbeiter löschen. Setze ihn auf „inaktiv“ — seine Zeiten bleiben dann erhalten. Die App blockiert das endgültige Löschen ohnehin, solange aufbewahrungspflichtige Einträge existieren. Der zweite: Aufzeichnungen erst am Monatsende nachtragen. Die Sieben-Tage-Frist ist eine eigene Pflicht, unabhängig davon, ob am Ende die richtige Stundenzahl herauskommt. Wie das in deinem Betrieb organisiert wird, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.