Was gespeichert wird und wie lange — und wann der Betriebsrat mitredet
Was in einer Meldung gespeichert wird, wie lange sie bleibt, was mit dem Namen passiert — und was ein Betrieb mit Betriebsrat vorher klären muss.
90 Tage ab Erledigung
Anders als das Bruchbuch ist eine Bedarfsmeldung kein steuerlicher Beleg: Sie belegt keinen Vorgang, sie kündigt einen an. Es gibt deshalb keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht — und damit auch keinen Grund, sie lange zu halten. Erledigte Positionen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Offene Positionen bleiben: Sie sind unerledigte Aufgaben, ihr Zweck besteht fort.
Der Name verjährt getrennt von der Position
Der Zweck der Melderangabe ist die Rückfrage, und die ist nach drei Monaten in jedem Fall erledigt. Der Name wird deshalb nach 90 Tagen aus der Zeile entfernt, unabhängig davon, ob die Position noch offen ist. Danach steht dort „ohne Namen“ — nicht „Unbekannt“, nicht der letzte bekannte Name. Wird ein Konto gelöscht, verschwindet der Name sofort. Die Leitung kann ihn außerdem jederzeit entfernen, aber nicht durch einen anderen ersetzen: Sie weiß nicht, wer es war, und eine korrigierte Behauptung wäre wieder nur eine Behauptung.
Eine Behauptung, kein Nachweis
Weil die Meldung ohne PIN läuft, ist der gewählte Name nicht geprüft. Die App behandelt ihn entsprechend: Überall, wo er erscheint — Zeile, Detail, CSV, Auskunft —, steht dabei, dass er am Terminal ohne PIN gewählt wurde. Es gibt keine Auswertung je Person: kein Sortieren, kein Gruppieren, keine Meldungs-Statistik, und gespeichert ist immer nur die letzte Meldung je Position, nie eine Historie.
Betrieb mit Betriebsrat: vorher klären
Sobald der Melder mitläuft, ist die Funktion nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig — es kommt nicht darauf an, ob jemand überwachen will, sondern ob die Einrichtung dazu geeignet ist. Hat dein Betrieb einen Betriebsrat, klär die Nutzung vorher; eine Betriebsvereinbarung ist dabei der bessere Weg, weil sie die Zweckbindung verbindlich festschreiben kann. Bis dahin funktioniert die Liste vollständig ohne Namen — der Weg „ohne Namen melden“ ist genau dafür da.
Was in der Auskunft steht
Fragt ein Mitarbeiter nach Art. 15 DSGVO seine Daten an, enthält die Auskunft den Abschnitt „Einkaufsliste — auf diesen Namen gemeldet“: die Positionen, bei denen sein Name als letzter Melder gespeichert ist, mit dem Hinweis, dass er ohne PIN gewählt wurde.
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