Das Änderungsprotokoll: wer wann was geändert hat

Wo du es findest

Unter „Verwaltung“, Reiter „Aktivität“. Jede Zeile zeigt Datum und Uhrzeit, dazu den zeitlichen Abstand („vor 3 Tagen“), eine Zusammenfassung dessen, was passiert ist, und darunter „durch“ plus den Namen. Zeilen mit weiteren Angaben lassen sich aufklappen. Wurde ein Vorgang nicht von einem angemeldeten Menschen ausgelöst, sondern automatisch, steht als Akteur „System“.

Was protokolliert wird

Die Einträge sind in Kategorien sortiert: Schicht, Tausch, Abwesenheit, Zeitkorrektur, Personal, Lohn und Plattform. „Plattform“ sind Vorgänge, die nicht aus deinem Betrieb kommen, sondern vom Betreiber ausgelöst wurden — etwa an Tarif oder Abrechnung.

Gezielt suchen

• Von und Bis eingrenzen, wenn du weisst, wann etwas passiert ist.
• Kategorie wählen, um zum Beispiel nur Zeitkorrekturen zu sehen.
• „Akteur“ filtert nach dem, der gehandelt hat; „Betroffen“ nach dem Mitarbeiter, um den es ging.
• „Weitere laden“ holt ältere Einträge nach — die Liste lädt in Blöcken, nicht auf einmal.
• „Zurücksetzen“ räumt alle Filter weg. Findest du nichts, prüfe zuerst, ob noch ein Filter steht: die App sagt dann „Keine Aktivitäten für diese Filter.“

Das Protokoll schützt sich selbst

Es ist nur erweiterbar: Einträge lassen sich nicht ändern und nicht löschen — auch nicht von dir als Inhaber. Ein Protokoll, das der Beteiligte nachträglich aufräumen kann, wäre als Nachweis wertlos.

Wie lange Einträge stehen bleiben

Für jeden Eintrag berechnet das System beim Anlegen eine eigene Frist, danach räumt ein Lauf ihn ab. Zeitkorrekturen und Lohnänderungen bleiben sechs Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). Schichten, Tausch und Abwesenheiten bleiben vier Jahre, organisatorische Personalvorgänge zwei. Ist eine Fristzuordnung unklar, wird bewusst länger aufbewahrt, nie kürzer.