Notizen zu einem Mitarbeiter — und warum sie auskunftspflichtig sind
Notizen zu einem Mitarbeiter sieht nur die Betriebsleitung — aber der Betroffene kann sie nach Art. 15 DSGVO herausverlangen.
Wo die Notizen stehen
Team öffnen, bei der Person auf das Notizsymbol (als Inhaber auf den Stift), dann Reiter „Notizen“. Text eintippen, „Notiz hinzufügen“. Jede Notiz trägt Verfasser und Zeitpunkt; bearbeitete Notizen sind mit „(bearbeitet)“ gekennzeichnet. Bearbeiten und löschen darf, wer die Notiz geschrieben hat — und zusätzlich der Inhaber. Ein Manager sieht die Notizen aller Kollegen, aber nicht die Notizen über sich selbst.
Der Punkt, an dem sich viele täuschen
Diese Notizen sind nicht privat. Sie sind personenbezogene Daten über einen bestimmten Menschen, und der Mitarbeiter kann sie nach Art. 15 DSGVO herausverlangen — als Auskunft und als Kopie. Dass die Oberfläche sie ihm nicht anzeigt, ändert daran nichts; es ist eine Anzeigeeinstellung, kein Recht. Die App macht das sichtbar: Über dem Eingabefeld steht dauerhaft der Hinweis „Diese Notizen sind nur für Inhaber und Manager sichtbar, können aber auf Auskunftsverlangen (Art. 15 DSGVO) offengelegt werden. Keine Angaben zu Gesundheit, Religion, Herkunft oder anderen besonderen Kategorien.“
Im Auskunftsexport
Über Team, „Weitere Aktionen“, „DSGVO-Auskunft exportieren“ erzeugst du das Auskunftsdokument für eine Person. Die Notizen stehen darin unter der Überschrift „Interne Notizen — vor Herausgabe prüfen“, mit Datum und vollem Wortlaut. „Vor Herausgabe prüfen“ heisst: Es kann Gründe geben, einzelne Angaben zu schwärzen, etwa weil Rechte Dritter betroffen sind. Diese Prüfung nimmt dir niemand ab, und sie ist im Zweifel eine Frage an deinen Anwalt.
Die einzige verlässliche Regel
Schreib nichts in eine Notiz, was du der Person nicht ins Gesicht sagen würdest. Sachlich, überprüfbar, auf das Arbeitsverhältnis bezogen: „Am 12.03. Schicht ohne Abmeldung nicht angetreten“ trägt. Eine Charakterbeurteilung oder eine Vermutung über den Gesundheitszustand trägt nicht — und steht am Ende womöglich in einem Dokument, das der Betroffene liest. Angaben zu Gesundheit, Religion, Herkunft und anderen besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO gehören nicht hierher, auch nicht als Andeutung.
Hat dir das geholfen?
Frage offen? Schreib uns, wir antworten persönlich.