Ein Dokument löschen — mit Pflichtbegründung ins Protokoll

Worum es geht

In der Personalakte gibt es neben jedem Dokument einen Papierkorb — aber nur beim Inhaber. Ein Manager sieht fremde Akten gar nicht, und ein Mitarbeiter kann in seiner eigenen Akte lesen und hochladen, aber nichts entfernen. Die Akte ist die Nachweisgrundlage des Betriebs; sie darf nicht davon abhängen, wer gerade aufräumt.

Schritt für Schritt

• Team, Stift bei der Person, Reiter „Dokumente“.
• Beim gewünschten Dokument auf das Papierkorb-Symbol.
• Im Feld „Begründung der Löschung (Pflicht, geht ins Protokoll)“ einen Satz eintragen, zum Beispiel „doppelt abgelegt“.
• Auf „Löschen“. Die App bestätigt mit „Dokument gelöscht — die Begründung steht im Protokoll.“

Warum die Begründung Pflicht ist

Ohne Begründung ist eine Löschung von einer Vertuschung nicht zu unterscheiden. Die GoBD verlangen für ein steuerliches Vorsystem, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Deshalb ist das Feld nicht nur in der Oberfläche als Pflicht markiert — die Datenbank weist eine leere Begründung ohnehin zurück. Der Knopf bleibt grau, solange nichts im Feld steht. Im Protokoll landet, wer wann welches Dokument mit welcher Begründung entfernt hat.

Was danach passiert

Die Datei ist weg, nicht in einem Papierkorb. Es gibt keine Wiederherstellung und keine Frist, in der du es zurücknehmen könntest. Denk vor dem Löschen an die Aufbewahrungspflichten. Lohn- und Steuerunterlagen, Sozialversicherungsunterlagen und Arbeitszeitnachweise unterliegen Fristen (§ 147 AO, § 17 MiLoG). Ob ein bestimmtes Dokument noch gebraucht wird, entscheidet nicht die App — das ist deine Sache, gegebenenfalls mit deinem Steuerberater.