Einarbeitungsplan Gastronomie: die ersten vier Schichten

Eine neue Kraft fragt sich in der ersten Woche vor allem eines: Bin ich hier richtig? Wer am ersten Tag ohne Plan an die Kasse gestellt wird, in der Stoßzeit drei Leute gleichzeitig Anweisungen geben hört und abends nicht weiß, wann die nächste Schicht ist, beantwortet die Frage oft mit Nein, und zwar meist die Guten, die auch anderswo eine Stelle finden.

Kemal Üres sagt es in einer seiner Dokus so: Gute Leute verlierst du, wenn sie in den ersten Wochen denken „Wo bin ich hier gelandet?“. Überstehen sie diese Wochen, steigt die Chance deutlich, dass sie bleiben. Was ein Wechsel im Team kostet, steht im Artikel zur Mitarbeiterfluktuation in der Gastronomie. Hier geht es um das Gegenmittel: einen Plan, der auf einen Zettel passt und in einem kleinen Betrieb mit fünf bis fünfzehn Leuten wirklich durchgehalten wird.

Der Plan hat vier Bausteine: ein kurzes Regelwerk vor dem ersten Tag, eine feste Reihenfolge der Stationen, ein fester Mentor und eine Freigabe, bevor jemand allein steht.

Kemal Üres empfiehlt auch Betrieben ohne Franchise ein eigenes Regelwerk von fünf bis fünfzehn Seiten: wofür der Laden steht, was den Gästen wichtig ist, die gängigen Gerichte und Getränke. Der Neue bekommt es schon vor dem ersten Probetag mit nach Hause, damit er am ersten Tag nicht bei null anfängt.

Für ein kleines Café oder eine Eisdiele reichen zwei Seiten. Hinein gehört:

• Wer wir sind: ein Satz zum Laden und was Gäste bei uns erwarten.
• Die zehn meistverkauften Produkte mit Preis und dem Satz, mit dem du sie empfiehlst.
• Hausregeln: Pünktlichkeit, Handy, Essen und Trinken im Dienst, Kleidung, Pausen.
• Wer was entscheidet: Wen frage ich bei Problemen mit Gästen, bei Fehlern an der Kasse, bei Krankheit?
• Wo was steht: Lager, Kühlung, Reinigungsmittel, Erste-Hilfe-Kasten, Notausgang.
• Die ersten vier Schichten mit Datum, Uhrzeit und dem Namen des Mentors.

Der letzte Punkt ist der wichtigste. Wer vorher weiß, wann er wo mit wem steht, kommt entspannter.

Die Pflichten vor dem ersten Arbeitstag (schriftlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen, Sofortmeldung, Infektionsschutz-Belehrung, Arbeitsschutz-Unterweisung) stehen gesammelt unter Mitarbeiter führen in der Gastronomie. Sie gehören erledigt, bevor die erste Schicht beginnt, nicht nebenbei an der Theke.

Die Reihenfolge der Stationen folgt einem einfachen Grundsatz, den Kemal Üres beim Besuch eines Hamburger Restaurants formuliert: Fang mit der Station an, an der die neue Kraft Sicherheit hat. Dort lernen Neue zuerst hinter dem Tresen, wo sie geschützt sind, Produkte und Gäste kennen und gehen erst in den Service, wenn sie sicher sind. Im Café und in der Eisdiele heißt das: erst Theke und Ausgabe, dann Kasse, dann Gäste am Tisch.

Ein zweiter Tipp aus seinem Video zur Einarbeitung von Servicekräften: Die Kasse lernt man am besten allein im Übungsmodus, ohne Gast davor. Wenn dein Kassensystem einen Trainings- oder Testmodus hat, nutze ihn.

Beispielplan für eine Aushilfe im Café (Schichtlänge bitte an deinen Betrieb anpassen):

Das sind zusammen 19 Stunden. In einem System mit Trainingsschichten, das Kemal Üres in einem Bowl-Restaurant besucht hat, sind Neue nach einem Probetag mit Probearbeitszettel und drei bis vier weiteren Trainingsschichten eingearbeitet. Das passt zur Größenordnung dieses Plans: Für eine überschaubare Theke reichen vier gut geplante Schichten meist, für eine Küche mit vielen Posten nicht.

Leg die vier Schichten bewusst nicht auf den vollsten Tag der Woche. Neue lernen am meisten bei mittlerer Auslastung: genug Gäste zum Üben, genug Luft für Erklärungen.

Nichts verunsichert Neue so sehr wie drei Kollegen, die dieselbe Sache auf drei Arten erklären. Deshalb bekommt jede Station einen festen Mentor, und während der vier Schichten erklärt nur er. Alle anderen verweisen freundlich an ihn.

Woran du einen guten Mentor erkennst:

• Er beherrscht die Station und macht sie so, wie sie gemacht werden soll, nicht mit eigenen Abkürzungen.
• Er hat Geduld und korrigiert sofort, aber leise, nicht vor Gästen.
• Er hat in der Schicht etwas Luft. Plan ihn deshalb nicht als Hauptkraft in der Spitze ein.

Sag dem Mentor vorher, was in welcher Schicht drankommt, und gib ihm nach jeder Schicht zwei Minuten für eine kurze Rückmeldung an dich: Was klappt, was noch nicht? Du kannst nicht jede Einarbeitung selbst machen, aber du kannst dafür sorgen, dass sie jedes Mal gleich abläuft. Wer im Betrieb solche Aufgaben verantwortet, wenn du nicht da bist, klärt der Artikel zur Schichtleitung im kleinen Betrieb.

Am Ende der vierten Schicht entscheidest du gemeinsam mit dem Mentor, ob die neue Kraft allein stehen kann. Die Freigabe ist kein Gefühl, sondern eine Liste. Wenn alles abgehakt ist, steht sie allein. Wenn nicht, gibt es eine fünfte Schicht, ohne Vorwurf.

Freigabe-Checkliste (Vorlage):

1. Bereitet die zehn Bestseller ohne Nachfragen in normalem Tempo zu.
2. Kennt die Preise der Bestseller und findet die übrigen in der Kasse.
3. Kassiert bar und mit Karte, storniert einen Fehlbon nach der Hausregel.
4. Weiß, wo die Allergenliste liegt, und benutzt sie bei Nachfragen, statt zu raten.
5. Kennt die Hygieneregeln seiner Station: Hände, Handschuhe, Lappen, Kühlung.
6. Hat das Öffnen oder das Schließen einmal selbst nach Checkliste gemacht.
7. Weiß, wen er bei Problemen anruft, und hat die Nummer im Handy.
8. Weiß, wie er sich krank meldet und wo er seinen Dienstplan sieht.
9. Stempelt selbstständig ein und aus.
10. Hat selbst gesagt, dass er sich sicher fühlt.

Punkt 10 ist ernst gemeint. Wer sich nicht sicher fühlt, aber allein gelassen wird, macht Fehler, die Gäste sehen, und nimmt den Frust mit nach Hause. Nach etwa vier Wochen folgt ein kurzes Gespräch unter vier Augen; der Ablauf dafür steht unter Mitarbeiter führen.

Einarbeitung ist keine Gefälligkeit des Mitarbeiters, sondern Arbeit. Wer auf deine Anweisung an deiner Theke lernt, leistet weisungsgebundene Arbeit im Sinne von § 611a BGB. Jede Stunde davon ist Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG) und wird mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn bezahlt (§ 1 MiLoG), 2026 also mit 13,90 € je Stunde. Einen niedrigeren „Einarbeitungslohn“ unterhalb des Mindestlohns gibt es nicht. Das gilt auch für Minijobber: Sie dürfen wegen der Teilzeit nicht schlechter gestellt werden als Vollzeitkräfte (§ 4 Abs. 1 TzBfG), und die Minijob-Zentrale weist ausdrücklich darauf hin, dass der Mindestlohn auch im Minijob gilt.

Auch die Zeit des Mentors ist bezahlte Arbeitszeit. Und die Stunden müssen wie jede andere Schicht aufgezeichnet werden: Beginn, Ende und Dauer, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages danach (§ 17 Abs. 1 MiLoG).

Rechenbeispiel Minijob 2026: Die Minijob-Grenze liegt bei 603 € im Monat. Beim Mindestlohn von 13,90 € sind das höchstens 43 volle Stunden im Monat.

Die Einarbeitungsstunden zählen also voll gegen die Grenze. Plan sie in den Monat ein, statt sie als „zählt ja nicht“ nebenher laufen zu lassen. Wer dem Minijobber im ersten Monat zusätzlich die vollen regulären Schichten gibt, rutscht schnell über die Grenze. Was dann passiert, steht im Artikel zur Minijob-Grenze. Bei Zweifeln im Einzelfall, etwa bei einem höheren Stundenlohn oder Zuschlägen, fragst du dein Lohnbüro oder deinen Steuerberater.

Ein Einarbeitungsplan funktioniert nur, wenn die Abläufe auch nach der vierten Schicht sichtbar bleiben. Die Öffnen- und Schließen-Checkliste gehört deshalb nicht in einen Ordner im Büro, sondern an den Ort, an dem die neue Kraft steht.

app.gastronario.de

In Gastronario legst du Öffnen und Schließen als Routine mit einzelnen Schritten an, auch mit Messwert und Sollbereich, etwa für die Kühltemperatur. Die neue Kraft arbeitet die Schritte am Tablet ab, an dem sie auch per PIN einstempelt, und du siehst im Verlauf, wer welchen Lauf abgezeichnet hat. Die Einarbeitungsschichten stehen wie jede andere Schicht im Schichtplan, und die Minijob-Warnung im Plan zeigt dir, wenn die Stunden des Monats die Grenze reißen würden.