Schichtleiter in der Gastronomie: Aufgaben im kleinen Betrieb

Im kleinen Betrieb arbeiten alle überall. Das ist eine Stärke, solange viel los ist und jeder mit anpackt. Es wird zum Problem, sobald etwas schiefgeht: Die Kasse steht fünf Minuten leer, weil jeder dachte, der andere geht hin. Das neue Tagesangebot kennt nur die Person, die morgens da war. Ein Gast beschwert sich, und drei Leute geben drei verschiedene Antworten.

Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) nennt als ersten Schritt beim Team: Hierarchie. Wer macht was, wer hat welche Position, wer ist wem unterstellt, und ob zum Beispiel der Küchenchef dem Service Anweisungen geben darf. Das müsse man „ganz genau“ definieren. Erst dann könne man Leistung überhaupt bewerten, denn wer nicht weiß, was seine Aufgabe ist, kann sie auch nicht gut oder schlecht erledigen.

Wie es ohne Leitung aussieht, zeigt Kemal in einem Testbesuch in einem Restaurant, in dem der Chef nicht da war: Wenn niemand auf die Leute achtet, machen manche Mitarbeiter ihr eigenes Ding und bauen sich ihr eigenes System. Das passiert nicht, weil die Leute schlecht sind, sondern weil niemand den Rahmen hält.

Ein Organigramm klingt nach Konzern. Für ein Café reicht eine Tabelle, die an der Wand im Personalraum hängt. Wichtig ist nicht die Grafik, sondern dass jede Ebene weiß, worüber sie entscheidet.

Die wichtigste Regel steht in der zweiten Zeile: je Schicht genau eine Person. Nicht „die Erfahrenen“, nicht „wer gerade da ist“. Ein Name steht im Dienstplan bei jeder Schicht, und alle wissen ihn, bevor sie anfangen. Die Schichtleitung muss keine feste Stelle sein. In vielen kleinen Betrieben wechselt sie: morgens die Kollegin mit dem Schlüssel, abends der Kollege, der die Kasse macht. Entscheidend ist nur, dass es pro Schicht eindeutig ist.

Wie du die Schichten selbst sinnvoll aufbaust, steht im Artikel zur Schichtplanung in der Gastronomie.

Diese Liste kannst du so übernehmen und an deinen Betrieb anpassen. Sie gehört ausgedruckt an den Arbeitsplatz der Schichtleitung.

Vor der Schicht

• Dienstplan prüfen: Sind alle da? Wer fehlt, wer springt ein?
• Wissen, wer heute Ersthelfer ist. Nach § 26 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 muss bei 2 bis 20 anwesenden Beschäftigten mindestens ein ausgebildeter Ersthelfer zur Verfügung stehen.
• Öffnen-Routine durchgehen und abzeichnen.
• Tagesinfo ans Team: neues Angebot, was ist aus, was ist reserviert, wer arbeitet wo.

Während der Schicht

• Stationen besetzen, die Kasse nie unbesetzt lassen.
• Pausen einteilen und darauf achten, dass niemand seine Pause verpasst.
• Erste Ansprechperson bei Beschwerden und Fragen von Gästen.
• Bei wenig Betrieb entscheiden, wer früher geht. Bei viel Betrieb umverteilen.
• Fehlende Ware melden, Bruch und Verderb eintragen lassen.

Nach der Schicht

• Kassenabschluss machen. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten, der Abschluss darf also nicht bis morgen warten. Wie man Differenzen sauber klärt, steht im Artikel zur Kassendifferenz.
• Schließen-Routine durchgehen und abzeichnen.
• Übergabe für die nächste Schicht: drei Zeilen auf einem Zettel oder an der Tafel reichen. Was ist offen, was ist aus, was war los.

Zum Einstieg reicht es, wenn eine neue Schichtleitung eine Schicht pro Woche übernimmt, zusammen mit dir, und die Liste mit dir durchgeht. Nach ein paar Wochen machst du die Schicht nicht mehr mit, sondern schaust nur noch auf die abgezeichneten Listen.

Eine Schichtleitung, die für jede Kleinigkeit anrufen muss, ist keine Leitung. Eine, die alles darf, ist ein Risiko. Leg den Rahmen einmal fest und schreib ihn auf. Die Beträge unten sind ein Beispiel, setz deine eigenen ein.

Zum Heimschicken gehört ein Hinweis: Wer eine fest eingeplante Schicht auf deine Veranlassung früher beendet, behält in der Regel den Lohnanspruch für die ausgefallene Zeit, weil du das Risiko des Arbeitsausfalls trägst (§ 615 BGB). Lohn spart das Heimschicken also nur, wenn die Person selbst früher gehen möchte. Sprich das vorher mit dem Team ab.

Wichtig ist, dass du dich selbst an den Rahmen hältst. Wenn die Schichtleitung jemanden früher heimschickt und du das am nächsten Tag vor allen zurücknimmst, war es die letzte Entscheidung, die sie allein getroffen hat. Was dir nicht gefällt, besprichst du unter vier Augen und passt die Tabelle an.

Im Familienbetrieb ist das die schwierigste Regel. Die Mutter steht in der Küche, der Partner macht die Buchhaltung, du bist sowieso immer da. Und alle drei sagen dem Team, was zu tun ist. Für die Mitarbeiter ist das unlösbar: Wem sollen sie folgen, wenn zwei Anweisungen sich widersprechen?

In einem seiner Beratungsvideos hat Kemal Üres mit einem Betrieb genau das neu geordnet. Das Organigramm wurde überarbeitet, und die Regel lautete danach: Weder der Inhaber noch die mitarbeitende Familie sprechen direkt mit den Mitarbeitenden, sondern nur noch die beiden Führungskräfte. Der Inhaber solle sich aus den Dienstplänen heraushalten und die anderen „im Vertrauen“ machen lassen. Fragen stellen darf er, aber die Anweisung kommt von der Leitung. Jemand aus dem Team sagt im selben Video sinngemäß: Jeder muss eine Aufgabenliste bekommen und sich daran halten, sonst funktioniert kein Betrieb.

Für dich heißt das praktisch:

• Wenn du im Laden stehst und nicht als Schichtleitung eingeteilt bist, bist du in dieser Schicht Teil des Teams.
• Was dir auffällt, sagst du der Schichtleitung, nicht dem Mitarbeiter. Am besten nach dem Ansturm, nicht mittendrin.
• Familienmitglieder bekommen eine Rolle im Organigramm wie alle anderen. Wer keine Leitungsrolle hat, gibt keine Anweisungen.

Wie du Feedback so gibst, dass es ankommt, steht auf der Themenseite Mitarbeiter führen in der Gastronomie.

Eine gute Schichtleitung wird schnell zur Anlaufstelle für alles: Wann kommt mein Arbeitsvertrag, wer hat meinen Urlaubsantrag, warum stimmt die Abrechnung nicht? Wenn das während der Schicht passiert, leidet die Schicht.

Kemal Üres beschreibt das aus einem Unternehmen, das er selbst mitgeführt hat. Dort wurde eine feste Ansprechperson als „Kümmerer“ eingesetzt, die Kleinigkeiten wie Arbeitsverträge und Anliegen der Mitarbeiter übernimmt, damit die Führungskräfte in Ruhe führen können. Seine Begründung: Wer eine Stelle mit klarer Beschreibung hat, kann an dieser Beschreibung gemessen werden. Wer ständig unterbrochen wird, antwortet auf die Frage nach seiner Arbeit mit „Was soll ich denn noch alles machen?“ und hat damit sogar recht.

Im kleinen Café bist meistens du dieser Kümmerer. Dann gilt: Personalfragen gehören nicht in die laufende Schicht, sondern in eine feste Zeit, etwa in die wöchentliche Teambesprechung oder in eine Sprechstunde am Montagmorgen. Die Schichtleitung darf solche Fragen freundlich dorthin verweisen.

Wer zusätzliche Verantwortung trägt, sollte das auch merken, ob über einen höheren Stundenlohn oder mehr Mitsprache beim Plan. Wie viel, entscheidest du. Wer neu in die Rolle kommt, braucht eine Einarbeitung wie jede andere Station auch: erst mitlaufen, dann mit dir zusammen leiten, dann allein.

In Gastronario gibt es Routinen fürs Öffnen und Schließen. Das Team geht sie am Terminal Schritt für Schritt durch, am Ende zeichnet eine Person ab. Im Verlauf siehst du später, wer abgezeichnet hat und wann, ohne selbst dabei gewesen zu sein. Mehr dazu auf der Seite Routinen.

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