Kassendifferenz in der Gastronomie: täglich prüfen, fair klären

Im Gespräch mit Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) erzählt Holle, der mit seinem Partner Honest Kebab aufgebaut hat, wie ein enger Vertrauter, „wie ein Bruder“, Bareinnahmen abgezweigt hat. Das Geld landete nicht auf der Bank, Rechnungen von Lieferanten blieben liegen, damit das Konto unauffällig aussah. Nach Angaben im Gespräch ging es um einen hohen sechsstelligen Betrag. Aufgefallen ist es erst, als der Betrieb den Steuerberater wechselte.

Im selben Gespräch wird klar, was gefehlt hat: Niemand hat die Barzahlungen mit den Einzahlungen auf der Bank verglichen, ein Jahr lang. Der Rat daraus: Alles, was mit Geld zu tun hat, ist zuerst Chefsache, bis Vertrauen über längere Zeit gewachsen ist.

Das ist ein großer Fall. Im kleinen Café geht es eher um 5 oder 20 Euro an einem Abend. Die Mechanik ist aber dieselbe: Wer nicht täglich vergleicht, merkt Muster erst, wenn sie teuer geworden sind.

Die Grundpflichten erklärt der Artikel Kassenbuch und Zeiterfassung, technische Details zur TSE stehen auf der Themenseite Kassensicherungsverordnung. Für die Kassendifferenz zählen vor allem drei Punkte:

• Täglich festhalten: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
• Gezählter Bestand als Ausgangspunkt: Wer mit offener Ladenkasse arbeitet, ermittelt die Tageseinnahmen über einen Kassenbericht, der immer vom gezählten Endbestand ausgeht. Ein Zählprotokoll mit Scheinen und Münzen ist nicht vorgeschrieben, erleichtert aber den Nachweis, dass wirklich gezählt wurde (AEAO zu § 146).
• Kassensturzfähigkeit: Aus deinen Aufzeichnungen muss jederzeit hervorgehen, wie sich der Soll-Bestand der Kasse entwickelt hat, damit ein Prüfer ihn mit dem Ist-Bestand vergleichen kann (AEAO zu § 146).

Daraus folgt für die Differenz: Sie wird aufgeschrieben, wie sie ist. Eine Differenz „glattzuziehen“, indem du Wechselgeld oder Einnahmen anpasst, macht die Kassenführung falsch.

Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es bisher nicht. Das Bundeskabinett hat am 23.09.2026 den Entwurf eines Zweiten Kassengesetzes beschlossen. Danach sollen Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Kasse mit TSE nutzen müssen, ausgenommen Betriebe mit Barumsätzen unter 12.000 € im Jahr. Das ist noch kein geltendes Recht: Bundestag und Bundesrat haben noch nicht entschieden, Schwellen und Termine können sich bis dahin ändern.

Am Abend vergleichst du, was in der Kasse sein müsste, mit dem, was drin ist. Beispiel mit erfundenen Zahlen:

Danach bleiben 200,00 € Wechselgeld für morgen in der Kasse, 1.152,70 € gehen in den Geldbeutel für die Bank.

Ablauf

1. Tagesabschluss an der Kasse ziehen.
2. Zu zweit zählen, wenn möglich: eine Person zählt, die andere schreibt und zeichnet gegen.
3. Soll und Ist vergleichen, Differenz mit Uhrzeit und Namen festhalten.
4. Barausgaben nur mit Beleg, Privatentnahmen nur mit Eigenbeleg.
5. Den Betrag für die Bank zählen, eintüten, beschriften.

Was du an anderen Tagen prüfst

• Kartenzahlungen: Kartenumsatz laut Tagesabschluss gegen die Abrechnung deines Zahlungsdienstleisters, sobald sie da ist.
• Einzahlungen: Einmal pro Woche die Summe der Bankbeutel laut Kassenbuch gegen die Gutschriften auf dem Konto. Genau dieser Schritt hat im Fall oben ein Jahr lang gefehlt.

Wenige Euro Differenz sind normal, beim Wechseln passieren Fehler. Wichtig ist das Muster: Fehlt immer an denselben Tagen Geld, oder immer in derselben Besetzung? Dafür musst du wissen, wer an welchem Abend gearbeitet hat.

Kontrolle richtet sich nicht gegen eine Person, sie schützt alle. Wer die Kasse nach klaren Regeln zählt, kann bei einer Differenz zeigen, dass er korrekt gearbeitet hat. Sag das deinem Team genau so.

Der wichtigste Grundsatz: Keine Person hält die ganze Kette in der Hand. Im kleinen Betrieb sieht das so aus:

Wenn du allein mit einer Aushilfe schließt, zählst du selbst mit. Den Bankabgleich gibst du nicht aus der Hand, auch nicht an die Person, die die Buchhaltung vorbereitet.

Viele Betriebe ziehen Fehlbeträge einfach vom Lohn ab. Das ist meist unzulässig. Das Bundesarbeitsgericht hat die Regeln in einem Grundsatzurteil festgelegt (BAG, Urteil vom 17.09.1998, 8 AZR 175/97):

• Auch bei Kassenfehlbeständen gilt die beschränkte Arbeitnehmerhaftung: bei leichter Fahrlässigkeit keine Haftung, bei mittlerer Fahrlässigkeit eine anteilige, bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz in der Regel die volle.
• Den Grad des Verschuldens muss der Arbeitgeber darlegen und beweisen. Der Mitarbeiter muss sich aber zu den Umständen äußern, wenn er sie kennt.
• Eine Vereinbarung, nach der Mitarbeiter für jedes Manko einstehen, ist nur wirksam, wenn sie einen gleichwertigen Ausgleich bekommen, etwa ein Mankogeld. Sie darf nur Bereiche erfassen, auf die der Mitarbeiter allein Zugriff hat, und die Haftung darf die Summe der gezahlten Mankogelder nicht übersteigen.

Eine Kasse, an die abends drei Leute greifen, ist also kein Fall für eine Mankoabrede. Selbst wenn du einen Anspruch hast, darfst du ihn nur gegen den pfändbaren Teil des Lohns aufrechnen (§ 394 BGB).

Bei Verdacht auf Diebstahl: Belege sichern, Kassenberichte und Schichtpläne aufheben, nicht allein und nicht vor dem Team konfrontieren. Hol dir vor Abmahnung, Kündigung oder Anzeige Rat bei einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

• Betriebsausgabe: Gelddiebstahl durch Mitarbeiter ist ein betrieblicher Verlust und kann als Betriebsausgabe abgezogen werden. Der Bundesfinanzhof hat 2026 bestätigt: Stammt das schadenstiftende Ereignis aus dem Betrieb, etwa beim Gelddiebstahl durch Betriebsangehörige, kommt es nicht darauf an, ob das Geld in einer geschlossenen Kassenführung erfasst war (BFH, Urteil vom 28.01.2026, X R 21/23).

• Nachweis: Die Feststellungslast für den Verlust trägst du (ebenda). Tägliche Kassenberichte, Bankabgleich und eine Anzeige sind die Belege dafür.
• Umsatzsteuer: Die Verkäufe an deine Gäste haben stattgefunden und waren bezahlt. Die Umsatzsteuer darauf schuldest du trotzdem (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

Unaufgeklärte Differenzen in großer Zahl haben eine zweite Seite: Sie können die Ordnungsmäßigkeit der Kasse in Frage stellen und eine Schätzung auslösen. Wie du dich dagegen absicherst, steht im Artikel Schwund nachweisen. Wie eine konkrete Differenz gebucht wird, klärst du mit deinem Steuerberater.

Gastronario ist mit keiner Kasse verbunden und ersetzt weder Kasse noch Kassenbuch. Für das tägliche Festhalten der Differenz reichen trotzdem die Routinen fürs Schließen: Ein Schritt „Wert eintragen“, in den das Team den Betrag der Abweichung in Euro einträgt, mit einem Sollbereich von zum Beispiel 0 bis 5 €. Ob Geld fehlte oder zu viel da war, steht im Kassenbericht. Liegt der Wert außerhalb, wird er trotzdem gespeichert und rot markiert. Wer abschließt, zeichnet am Terminal mit PIN ab, und im Verlauf siehst du die letzten 30 Tage. Weil die Stempeluhr zeigt, wer an welchem Abend gearbeitet hat, erkennst du Muster, ohne jemanden zu verdächtigen, der gar nicht da war.