Schwund dokumentieren in der Gastronomie: Schutz vor Schätzung

Bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie schaut das Finanzamt nicht nur auf Kasse und Belege. Es rechnet auch nach: Aus deinem Wareneinsatz und deinen Verkaufspreisen ergibt sich, wie viel Umsatz du ungefähr hättest machen müssen. Liegt der erklärte Umsatz deutlich darunter, stellt der Prüfer die Frage, wohin die Ware gegangen ist.

Die Antwort kann ganz harmlos sein: Kuchen, der abends in den Müll ging, Gläser, die zerbrochen sind, Milch, die sauer wurde, der Kaffee fürs Team. Nur musst du das belegen können, und zwar nicht mit einer Schätzung aus dem Gedächtnis, sondern mit Aufzeichnungen.

Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) erzählt in seinem Video über Rezepturen genau diese Situation: Sagt das Finanzamt, deine Aufschlagsätze stimmen nicht, zeigst du ihm deine Rezeptur mit den Verlusten. Als Beispiel nennt er die Avocado, von der 15 bis 20 % als Schale und Kern gar nicht nutzbar seien. Kannst du das nicht zeigen, so seine Warnung, kann die Buchhaltung verworfen und geschätzt werden.

Dieser Artikel behandelt nur diesen einen Punkt, den Warenfluss. Wie du dich insgesamt auf eine Prüfung vorbereitest, steht in Betriebsprüfung Gastronomie vorbereiten.

Die Regeln stehen in der Abgabenordnung:

• Ordnungsgemäße Bücher zählen: Buchführung und Aufzeichnungen, die den Vorschriften entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen (§ 158 Abs. 1 AO). Das gilt nicht, soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 Abs. 2 Nr. 1 AO).
• Schätzung: Kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln, schätzt es sie (§ 162 Abs. 1 AO). Das gilt insbesondere, wenn du keine ausreichenden Aufklärungen geben kannst, wenn die Bücher nach § 158 Abs. 2 nicht zugrunde gelegt werden oder wenn es tatsächliche Anhaltspunkte für unvollständige Einnahmen gibt (§ 162 Abs. 2 AO).
• Mitwirkung: Du musst an der Aufklärung mitwirken und die Tatsachen vollständig offenlegen (§ 90 Abs. 1 AO).

Was heißt das für die Beweislast? Das Finanzamt kann nicht einfach schätzen, weil ihm deine Zahlen zu niedrig vorkommen. Eine Abweichung von Durchschnittswerten allein reicht bei formell ordnungsgemäßer Buchführung in der Regel nicht, das schreibt das Bundesfinanzministerium selbst in die Vorbemerkungen der Richtsatzsammlung. Gibt es aber Mängel, etwa in der Kassenführung, darf geschätzt werden. Der Bundesfinanzhof hat 2025 bestätigt, dass bei vorwiegend baren Geschäften Mängel der Kasse der ganzen Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen können (BFH, Urteil vom 18.06.2025, X R 19/21).

Für Tatsachen, die deine Steuer mindern, trägst du die Feststellungslast. Der Bundesfinanzhof hat das 2026 für Verluste durch Straftaten noch einmal betont (BFH, Urteil vom 28.01.2026, X R 21/23). Für Schwund gilt praktisch dasselbe: Wer behauptet, Ware sei verdorben oder kaputtgegangen, muss es zeigen können.

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr eine Richtsatzsammlung mit Kennzahlen aus geprüften Betrieben. Die aktuelle Ausgabe für das Kalenderjahr 2025 erschien im Juni 2026. Für die Gastronomie wichtig ist der Rohgewinnaufschlag: um wie viel Prozent der Umsatz über dem Wareneinsatz liegt, beides netto.

Ein Aufschlag von 285 % heißt: 1.000 € Wareneinsatz werden zu 3.850 € Umsatz (1.000 € × 3,85).

Zwei Einschränkungen: Die Richtsätze sind laut BMF nur ein Anhaltspunkt, ein Anspruch auf Besteuerung nach Richtsätzen besteht nicht, und der Vergleich mit dem eigenen Betrieb geht vor. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil X R 19/21 außerdem erhebliche Zweifel geäußert, ob die Richtsatzsammlung in ihrer bisherigen Form für einen Vergleich mit anderen Betrieben überhaupt taugt. Umso wichtiger wird die Nachkalkulation aus deinen eigenen Rezepturen und Preisen, und genau dort zählt jeder dokumentierte Verlust.

Ein Eiscafé, alle Zahlen netto und frei gewählt. Wareneinsatz im Jahr: 40.000 €. Erklärter Umsatz: 150.000 €. Daraus ergibt sich ein Aufschlag von 275 % ((150.000 € − 40.000 €) ÷ 40.000 €).

Der Prüfer kalkuliert aus Karte und Rezepturen einen Aufschlag von 340 % und rechnet damit den Umsatz hoch, den der gesamte Wareneinsatz hätte bringen müssen.

Mit Aufzeichnungen schrumpft die Lücke von 26.000 € auf 6.640 €. Den Rest kann oft die Rezeptur erklären: Hat der Prüfer mit Rohgewicht gerechnet, du aber Schälverlust, Garverlust oder Abtropfgewicht in deinen Rezepturen stehen, sinkt sein Aufschlag. Wie du solche Ausbeuten rechnest, zeigen die Artikel zum Wareneinsatz und zur Standardrezeptur.

Zwei Dinge sind kein Schwund: Was du als Inhaber selbst isst und trinkst, ist eine Entnahme. Dafür setzt das BMF Pauschbeträge fest, für 2026 zum Beispiel 2.208 € je Person und Jahr für „Café und Konditorei“. Und Essen fürs Team ist für die Lohnabrechnung relevant. Beides klärst du mit deinem Steuerberater.

Entscheidend ist „laufend“. Eine Liste, die du nach der Prüfungsankündigung zusammenstellst, überzeugt niemanden.

• Rezepturen mit Verlusten: je Gericht oder Eisbecher die Menge, dazu Schäl-, Putz- und Garverluste. Datum dazu, wenn sich etwas ändert.
• Bruch, Verderb, Fehlproduktion: am Tag, an dem es passiert, mit Artikel, Menge, Grund und Person.
• Kostproben und Personalverzehr: getrennt von Verderb, weil sie einen anderen Anlass haben und Personalessen für die Lohnabrechnung eine Rolle spielen kann.
• Monatsinventur: Sie zeigt, ob deine Aufzeichnungen zum echten Bestand passen. Ablauf im Artikel zur monatlichen Inventur.
• Preise mit Datum: jede Kartenänderung und jede Aktion, etwa zwei Kugeln zum Preis von einer an einem Regentag.
• Unveränderte Einträge: Korrekturen sichtbar machen statt überschreiben. Eine Liste, in der nachträglich gelöscht wurde, verliert ihren Wert als Nachweis.

Gastronario hat dafür das Bruchbuch. Das Team trägt am Terminal mit seiner PIN oder am Handy ein, was weg muss: Artikel, Menge, Grund wie Bruch, Verderb, Fehlproduktion, Kostprobe oder Personalverzehr. Die Uhrzeit setzt der Server. Einträge werden nicht überschrieben oder gelöscht, Fehler korrigiert die Leitung mit einer sichtbaren Storno-Zeile. Die Monatsliste exportierst du als PDF oder CSV für deine Kanzlei.

• Bei sauberer Buchführung reicht eine Abweichung von Durchschnittswerten allein in der Regel nicht für eine Schätzung. Gibt es Mängel, darf das Finanzamt schätzen (§ 158, § 162 AO).
• Für Verluste, die deine Steuer mindern, musst du die Belege liefern.
• Schwund wird nur geglaubt, wenn er laufend, mit Datum und Grund, aufgeschrieben wurde.
• Rezepturen mit Verlusten sind deine Antwort auf eine Nachkalkulation.

Wenn eine Prüfung angekündigt ist oder eine Hinzuschätzung droht, gehört das sofort zu deinem Steuerberater.