Inventur in der Gastronomie: monatlich statt einmal im Jahr

Viele kleine Betriebe zählen ihr Lager höchstens einmal im Jahr, zum Jahresabschluss. Für die Steuer reicht das oft. Für deine Zahlen nicht.

Das Problem: In der monatlichen Auswertung steht als Wareneinsatz meist nur das, was du in diesem Monat eingekauft hast. Kaufst du im Oktober groß ein, weil der Großhändler Kaffee und Zucker im Angebot hat, sieht der Oktober teuer aus. Der November sieht dann billig aus, obwohl du ihn mit Ware aus dem Oktober bestritten hast. Beide Monate sagen nichts.

Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) bringt es in seinem Video über das Lager auf den Punkt: Erst die Inventur grenzt den Monat sauber ab. Ohne sie denkst du, der Wareneinsatz sei gestiegen, obwohl du nur Lager aufgebaut hast, und machst im schlimmsten Fall deinem Betriebsleiter einen Vorwurf, der nicht stimmt. Seine Empfehlung: einmal im Monat zählen.

Dazu kommt Schwund. Was verdirbt, kaputtgeht oder verschwindet, siehst du nur, wenn du den echten Bestand kennst. Wie du solche Differenzen belegst, steht im Artikel Schwund nachweisen.

Der echte Wareneinsatz eines Monats ist:

Anfangsbestand + Einkauf − Endbestand = Wareneinsatz

Der Endbestand eines Monats ist der Anfangsbestand des nächsten. Alle Werte rechnest du netto, also ohne Umsatzsteuer, und mit den Einkaufspreisen.

Beispiel für ein Café mit Oktober und November (alle Zahlen netto, frei gewählt):

Ohne Zählung sieht der Oktober schlecht aus (13.800 € ÷ 42.000 € = 32,9 %) und der November hervorragend (9.000 € ÷ 36.000 € = 25,0 %). Mit Zählung ist es umgekehrt: Im Oktober lagen 2.200 € zusätzlich im Lager, der echte Einsatz betrug 27,6 %. Im November stieg er auf 33,3 %, obwohl weniger eingekauft wurde. Dieser Anstieg ist die eigentliche Nachricht, und ohne Inventur hättest du ihn nicht bemerkt.

Wie du aus dem Wareneinsatz pro Gericht rechnest und welche Quote für deinen Betriebstyp realistisch ist, erklären die Artikel zum Wareneinsatz und zu den Kostenquoten.

Die Monatsinventur ist eine Entscheidung für dich, keine gesetzliche Pflicht. Die Pflicht betrifft nur den Jahresabschluss, und auch die nicht jeden.

• Kaufleute nach Handelsrecht: Wer Kaufmann ist, muss zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen (§ 240 Abs. 2 HGB). Eine GmbH oder UG gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG), für sie gelten die Vorschriften für Kaufleute (§ 6 Abs. 1 HGB).
• Befreiung für kleine Einzelkaufleute: Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben, müssen weder Bücher führen noch ein Inventar aufstellen (§ 241a HGB). Beide Grenzen müssen eingehalten sein.
• Steuerrechtliche Buchführungspflicht: Unabhängig vom Handelsrecht verlangt das Finanzamt Bücher und jährliche Bestandsaufnahmen, wenn ein Gewerbebetrieb mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn hat. Die Pflicht beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 1 und 2 AO).
• Einnahmenüberschussrechnung: Wer keine Bücher führen muss und den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, hat keinen gesetzlichen Inventurstichtag. Eine Zählung zum Jahresende hilft trotzdem, wenn das Finanzamt bei einer Prüfung Umsatz und Wareneinsatz nachrechnet.

Das Jahresinventar musst du zehn Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO). Heb auch die Monatslisten auf, sie zeigen, wie sich dein Bestand entwickelt hat. Ob deine Monatszählung im Dezember die Jahresinventur ersetzen kann, klärst du mit deiner Kanzlei. Das HGB lässt dafür Vereinfachungen zu, die an Bedingungen geknüpft sind.

Eine Monatsinventur im kleinen Café oder in der Eisdiele dauert mit Übung eine Stunde. Entscheidend ist, dass sie jedes Mal gleich abläuft.

Vorbereitung

1. Fester Termin: letzter Tag des Monats nach Ladenschluss oder erster Tag vor Öffnung. Immer derselbe, sonst vergleichst du verschiedene Zeitpunkte.
2. Die Lieferung des Tages ist eingeräumt, alle Rechnungen des Monats liegen vor.
3. Die Zählliste folgt den Lagerorten in der Reihenfolge, in der du durchgehst: Trockenlager, Kühlraum, Kühlschränke an der Theke, Tiefkühler, Bar. In jedem Regal von links nach rechts, von oben nach unten.
4. Auf der Liste stehen Artikel, Einheit (Stück, Kilogramm, Liter) und der letzte Einkaufspreis netto pro Einheit.

Zählen

1. Zu zweit: eine Person zählt laut, die andere schreibt. Das ist schneller und es gibt weniger Fehler.
2. Angebrochenes schätzt du in Zehnteln: Eine halb volle Sirupflasche ist 0,5, ein Drittel Kaffeebohnen im Beutel 0,3.
3. Selbst Hergestelltes zählst du mit: Kuchen, Eisgrundmasse, Saucen. Bewerte es mit den Kosten der Zutaten, nicht mit dem Verkaufspreis.
4. Nicht in den Wareneinsatz gehören Reinigungsmittel, Servietten und Verpackung. Zähl sie getrennt, wenn du sie im Blick behalten willst.

Danach

1. Menge mal Preis je Zeile, Summe je Lagerort, Gesamtsumme.
2. Wareneinsatz nach der Formel oben rechnen und neben den Vormonat legen.
3. Was beim Zählen auffällt, gleich notieren: abgelaufene Ware, doppelt bestellte Artikel, Kisten, die seit Monaten nicht angefasst wurden.

Beim Zählen siehst du auch, ob die Lagerordnung funktioniert. Neue Ware gehört nach hinten, ältere nach vorn, damit sie zuerst verbraucht wird (First in, first out). Wer das am Zähltag noch umräumen muss, hat ein Thema für die nächste Teambesprechung.

Kemal Üres rät, das Lager in die Verantwortung genau einer Person zu geben, „nicht fünf“, weil gerade dort viel Geld verloren geht. Für einen Betrieb mit fünf bis fünfzehn Leuten heißt das:

• Eine Person ist für Lager und Zählung zuständig. Das kann die Schichtleitung sein oder jemand, der gern ordnet.
• Eine zweite Person vertritt sie und zählt mit, damit Urlaub oder Krankheit die Zählung nicht ausfallen lassen.
• Du selbst zählst nicht jeden Monat mit, schaust aber auf das Ergebnis und fragst nach, wenn es springt.

Wechsle die Zählpartner gelegentlich. Wer immer allein mit derselben Person zählt, gewöhnt sich Schätzungen an, die niemand mehr prüft.

Nach drei oder vier Monaten hast du eine Reihe, mit der du arbeiten kannst. Drei Fragen helfen:

1. Springt die Quote? Kleine Schwankungen von Monat zu Monat sind normal. Größere Sprünge haben meist einen Grund: Preiserhöhung beim Lieferanten, neue Karte, ein Kühlgerät mit Ausfall oder mehr Personalessen als sonst.
2. Passt die Quote zur Kalkulation? Wenn deine Rezepte einen Wareneinsatz von 26 % ergeben und die Inventur 31 % zeigt, fehlt Ware, die nicht verkauft wurde. Ein Teil davon ist bekannt: Bruch, Verderb, Kostproben. Der Rest ist unerklärt.
3. Wächst der Bestand? Steigt der Endbestand Monat für Monat, bindest du Geld im Lager. Gerade in der Eisdiele zum Saisonende lohnt der Blick, wie viel Grundmasse, Sirup und Waffeln du in den Winter mitnimmst.

Den unerklärten Rest machst du kleiner, indem du Verluste dort einträgst, wo sie entstehen. Gastronario zählt keine Bestände. Das Bruchbuch zeigt dir aber zu jedem Monat, wie viel Ware mit welchem Grund weggegangen ist, und das legst du neben deine Inventurdifferenz.

• Zähle jeden Monat zum selben Zeitpunkt, nach festen Lagerorten und zu zweit.

• Rechne Anfangsbestand plus Einkauf minus Endbestand, alles netto zu Einkaufspreisen.
• Vergleiche die Quote mit dem Vormonat und mit deiner Kalkulation.
• Eine Person ist für das Lager verantwortlich, eine zweite vertritt sie.
• Ob und wie du zum Jahresende ein Inventar brauchst, hängt von Rechtsform, Umsatz und Gewinn ab. Das klärst du mit deinem Steuerberater.