Kostenquoten Gastronomie: Ware, Personal, Miete im Vergleich

Eine Kostenquote ist ein Kostenblock geteilt durch den Nettoumsatz desselben Zeitraums, mal 100. Drei Quoten entscheiden in einem kleinen Betrieb fast alles:

• Wareneinsatzquote: Wareneinsatz (Anfangsbestand plus Einkauf minus Endbestand) ÷ Nettoumsatz.
• Personalquote: Bruttolöhne plus Arbeitgeberanteile, Minijob-Pauschalen und Umlagen ÷ Nettoumsatz.
• Mietquote: Miete (meist mit Nebenkosten) ÷ Nettoumsatz.

Zwei Fehler machen jeden Vergleich wertlos. Erstens: mit Bruttoumsatz rechnen. Die Umsatzsteuer ist kein Umsatz. Zweitens: Äpfel mit Birnen vergleichen. Die eine Quelle rechnet Personal mit Arbeitgeberanteilen, die andere ohne; die eine zählt den Inhaber mit, die andere nicht. Wer seine Quote neben eine Faustregel legt, muss wissen, wie die Faustregel gerechnet ist.

Die bekannten Faustregeln stammen aus sehr unterschiedlichen Quellen. Hier sind drei, jeweils mit ihrer Rechengrundlage.

Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) nennt in seinen Videos mehrere Regeln: Wareneinsatz und Personalkosten dürfen zusammen nicht über 60 % liegen (Mai 2026). Für ein Self-Service-Konzept rechnet er mit etwa 10 % Miete inklusive Energie, 25 % Personal inklusive Sozialabgaben, 25 % Wareneinsatz und 10 % sonstigen Kosten; 20 % Ergebnis nennt er dafür gut. Für ein Full-Service-Restaurant setzt er höchstens 27 bis 28 % Wareneinsatz und rund 35 % Personal an, eher 35 bis 40 %; Ware plus Personal von 70 % nennt er dort die Schmerzgrenze, und nach 10 % Miete und 15 % Sonstigem bleiben etwa 5 %.

Die Wirtschaftskammer Österreich veröffentlicht Benchmarks der Österreichischen Hotel- und Tourismusbank (ÖHT) und der Prodinger Beratungsgruppe. Dort stehen zum Beispiel für Café/Bar 20 bis 25 % Wareneinsatz und 36 bis 42 % Mitarbeiterkosten, für Self-Service 19 bis 25 % und 28 bis 37 %, für Restaurant/Wirtshaus 28 bis 35 % und 27 bis 32 %. Der Hinweis dazu: Die Mitarbeiterkosten enthalten oft keinen Unternehmerlohn, weil viele Betriebe Einzelunternehmen sind. Und: Es sind österreichische Zahlen, Datenbasis 2019 und 2020.

Die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums ist die Tabelle, mit der Betriebsprüfer Umsätze und Gewinne verproben. Aus den Rohgewinnsätzen der Ausgabe für 2025 ergibt sich als Wareneinsatz vom Umsatz:

Der Reingewinn wirkt hoch, hat aber einen Haken: Die Richtsätze unterstellen, dass der Inhaber ohne Entlohnung mitarbeitet (Nr. 8.3.4 der Vorbemerkungen). Dein eigener Lohn steckt also noch im „Gewinn“, Steuern auch.

Auf den ersten Blick passt wenig zusammen: 60 % Ware plus Personal bei Kemal, im Full-Service aber 62 bis 63 % schon bei seinen eigenen Mittelwerten (27,5 % plus 35 %). Café/Bar in Österreich mit bis zu 42 % Personal. Eine Aussage aus einem anderen Kemal-Video wird gern als „Personalquote um 50 % ist gut“ zitiert; im Video geht es aber um 15 % Wareneinsatz plus 30 bis 35 % Personal, zusammen also rund 50 %, und bis 60 % gelte als gut.

Die Unterschiede haben handfeste Gründe:

• Konzept: Selbstbedienung braucht weniger Personal je Euro Umsatz als Tischservice. Eine Eisdiele mit Straßenverkauf liegt beim Personal anders als ein Café mit Bedienung.
• Inhaber: Steht der Inhaber selbst an der Theke und zahlt sich keinen Lohn, sieht die Personalquote gut aus. Das ist kein Erfolg, sondern ein verschobener Kostenblock.
• Rechenbasis: Mit oder ohne Arbeitgeberanteile, mit oder ohne Energie in der Miete.
• Land und Jahr: Lohnniveau, Mindestlohn und Umsatzsteuer verändern die Quoten. Seit 2026 gilt für Speisen wieder 7 %; derselbe Bruttopreis bringt dadurch mehr Nettoumsatz, und alle Quoten sinken rechnerisch etwas.

Deshalb gehören Faustregeln als Spannen in die Planung, nicht als Gesetz. Der wichtigste Vergleich bleibt der mit deinen eigenen Vormonaten.

Die Mietquote ist die einfachste Probe, ob ein Standort tragen kann. Eine verbreitete Faustregel, die auch Kemal Üres verwendet: Miete um 10 % vom Nettoumsatz.

Rechnung: Mindestumsatz = Miete ÷ Mietquote.

Für eine Eisdiele mit Saisonbetrieb reicht die Monatsrechnung nicht, weil die Miete zwölfmal fällig ist. Beispiel: 3.000 € Miete × 12 = 36.000 € im Jahr. Bei 10 % Mietquote brauchst du 360.000 € Nettoumsatz im Jahr. Machst du den in sieben Saisonmonaten, sind das rund 51.400 € pro Saisonmonat (360.000 € ÷ 7), nicht 30.000 €.

Wer einen Laden übernehmen oder neu mieten will, sollte diese Rechnung vor der Unterschrift machen.

Zwei Beispielbetriebe, Werte jeweils für einen Monat, gewählt innerhalb der oben genannten Spannen:

Ware plus Personal liegt bei der Eisdiele bei 52 %, beim Café-Restaurant bei 64 %. Beide Betriebe können funktionieren, aber beim Café-Restaurant ist der Puffer klein: Steigt die Personalquote um fünf Punkte, bleiben nur noch 3.500 €, und davon muss der Inhaber leben. Bei der Eisdiele kommt der Winter dazu: Die 10.400 € aus dem Juli müssen die Monate mittragen, in denen kaum Umsatz da ist.

So prüfst du die Quoten jeden Monat, sobald die BWA da ist:

1. Nettoumsatz des Monats aus der BWA oder dem Kassenabschluss notieren.
2. Wareneinsatz prüfen: Ohne Inventur am Monatsende zeigt die BWA nur den Einkauf. Wie die Monatsinventur schnell geht, steht in Inventur jeden Monat.
3. Personalkosten vollständig nehmen: Bruttolöhne, Arbeitgeberanteile, Minijob-Pauschalen.
4. Miete, Energie und sonstige Kosten getrennt ausweisen.
5. Alle Quoten ausrechnen und neben die letzten drei Monate und den Vorjahresmonat legen.
6. Abweichung von mehr als zwei Prozentpunkten: Ursache suchen, bevor du gegensteuerst.
7. Eigene Stunden mit einem fiktiven Lohn bewerten und dazurechnen, damit die Personalquote ehrlich ist.

Welche Zeilen der BWA du dafür liest, erklärt der Artikel BWA lesen. Wenn die Personalquote der Ausreißer ist, hilft Personalkosten senken weiter; wenn es der Wareneinsatz ist, lohnt der Blick auf die Kalkulation je Produkt im Artikel Deckungsbeitrag berechnen.

Die Personalquote ist die Zahl, die sich am schnellsten bewegt, und die einzige, die du über den Dienstplan sofort beeinflussen kannst. In Gastronario siehst du im Lohnbudget für jeden Monat die geplanten Stunden und das Brutto je Mitarbeiter, die Arbeitszeitberichte zeigen die tatsächlich gestempelten Stunden, und der DATEV-Export geht an die Lohnabrechnung.

app.gastronario.de

Die Werte aus diesem Artikel sind Orientierung. Für die Auswertung deiner eigenen Zahlen ist dein Steuerberater der richtige Ansprechpartner.