Teambesprechung in der Gastronomie: 30 Minuten pro Woche

In vielen kleinen Betrieben gibt es keine Teambesprechung. Informationen laufen über Zurufe an der Theke und über die Gruppe auf dem Handy. Das reicht, bis etwas Wichtiges untergeht: das neue Angebot, die geänderte Schließroutine, der Ärger zwischen Küche und Service, der seit Wochen schwelt.

Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) empfiehlt dafür eine feste Runde: einmal die Woche ein Meeting im Team, „bitte nicht zu lange, 30 Minuten reichen vollkommen“. Im Meeting werden Aufgaben verteilt, einer schreibt Protokoll. Und lieber beständig jede Woche als zwei Stunden einmal im Monat. Für die Leitung gibt er ein Verhältnis mit: ein Teil reden, zwei Teile zuhören. Erst wenn du weißt, wo es im Team hakt, kannst du das Problem beheben.

Der Vorteil der kurzen Runde ist praktisch. Dreißig Minuten bekommst du vor der Öffnung unter, ohne einen Tag zu schließen. Probleme sind höchstens eine Woche alt, wenn sie auf den Tisch kommen. Und Aufgaben werden nächste Woche nachgefragt, nicht in einem Monat, wenn sich keiner mehr erinnert.

Die Reihenfolge ist wichtig: Zahlen zuerst, damit alle wissen, wo der Laden steht. Lob zuletzt, damit niemand mit einem schlechten Gefühl in die Schicht geht.

Zu den Zahlen: Du musst nicht deine ganze BWA zeigen. Ein, zwei Werte, die das Team selbst beeinflussen kann, reichen. In einem Nürnberger Café, das Kemal Üres besucht hat, sagt der Inhaber, er könne jeden im Team fragen, wie viel Prozent Personalkosten sie haben dürfen, und alle wüssten es. Wer die Zahl kennt, versteht auch, warum bei Regen jemand früher heimgeht.

Zum Problemblock: Die Leitung moderiert nur. Wenn du als Inhaber in jedem Punkt sofort die Lösung sagst, hören die Leute in zwei Wochen auf, Probleme zu nennen.

Ohne Protokoll ist die Besprechung nach der Schicht vergessen. Es muss nicht schön sein, aber es muss jede Woche gleich aussehen. Diese Vorlage reicht:

So arbeitest du damit:

1. Jede Besprechung beginnt mit dem Protokoll der Vorwoche: Ist es erledigt? Wenn nein, warum nicht?
2. Jede Aufgabe hat genau einen Namen. „Alle“ oder „das Team“ ist kein Name.
3. Das Protokoll schreibt jede Woche jemand anderes. So merkt jeder, wie die Runde läuft.
4. Das Blatt hängt danach im Personalraum, für alle, die nicht dabei waren.

Wer nicht dabei sein konnte, liest das Protokoll vor der nächsten Schicht. Damit erreichst du auch die Aushilfe, die nur samstags kommt.

Wenn du von deinen Leuten erwartest, dass sie zur Besprechung kommen, ist das Arbeitszeit und wird bezahlt. Das Bundesarbeitsgericht formuliert es so: Der Arbeitgeber verspricht die Vergütung aller Dienste, die er dem Arbeitnehmer aufgrund seines Weisungsrechts abverlangt (BAG, Urteil vom 18. März 2020, 5 AZR 36/19, Rn. 15). Eine angeordnete Teambesprechung gehört dazu.

Für die Bezahlung gilt der gesetzliche Mindestlohn als Untergrenze (§ 1 Abs. 1 MiLoG), 2026 sind das 13,90 € je Stunde. Minijobber haben nach Angaben der Minijob-Zentrale die gleichen Arbeitsrechte wie Vollzeitbeschäftigte. Für sie gibt es keine Sonderregel, nach der eine Besprechung unbezahlt bleiben dürfte.

Die Besprechungszeit muss außerdem aufgezeichnet werden. Für Minijobber und für alle Beschäftigten im Gaststättengewerbe gilt § 17 Abs. 1 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen. Was der Zoll dabei prüft, steht im Artikel zur MiLoG-Dokumentationspflicht.

Rechenbeispiel: was die Runde kostet

Beispiel: 8 Leute, vier Besprechungen im Monat à 30 Minuten, also 2 Stunden je Kopf. Gerechnet mit dem Mindestlohn 2026:

Wer mehr als Mindestlohn verdient, kostet entsprechend mehr. Dazu kommen die Lohnnebenkosten.

Bei Minijobbern zählt die Besprechung zum Verdienst und damit zur Minijob-Grenze von 603 € im Monat. Zum Mindestlohn sind das höchstens 43 volle Stunden im Monat. Gehen davon 2 Stunden für die Besprechung ab, bleiben 41 Stunden für Schichten. Plane das ein, bevor jemand über die Grenze rutscht. Mehr dazu im Artikel zur Minijob-Grenze.

Viele Betriebe haben irgendwo Werte stehen: Freundlichkeit, Pünktlichkeit, Teamgeist. Kemal Üres warnt davor, sie allein am Schreibtisch zu schreiben. Werte entstünden aus dem operativen Alltag heraus, nur dann würden sie von den Mitarbeitern verstanden und vor allem gelebt.

Wie das aussehen kann, zeigt ein Gastronomen-Team in einem seiner Videos. Dort gibt es einen „Code of Honor“: Die Mitarbeiter nennen selbst, was ihnen im Team wichtig ist, zum Beispiel Respekt, Pünktlichkeit und dass jeder gleich behandelt wird. Alle unterschreiben. Wer eine Regel bricht, zahlt in eine gemeinsame Kasse. Alle drei Monate wird der Kodex bei einem Mitarbeiterfrühstück neu besprochen.

Für den kleinen Betrieb reicht eine Besprechung, in der du statt der vier Blöcke drei Fragen stellst:

1. Was gefällt euch an der Arbeit hier, was soll so bleiben?
2. Was nervt euch an der Zusammenarbeit am meisten?
3. Welche drei Regeln sollen für alle gelten, auch für mich?

Die Antworten auf Frage 3 schreibst du auf ein Blatt, alle unterschreiben, es hängt neben dem Dienstplan. Und dann gilt: Wer die Regel bricht, wird darauf angesprochen, auch wenn es der Inhaber ist.

• Zeitpunkt: vor der Öffnung am ruhigsten Tag der Woche. Nicht nach Feierabend, da ist niemand mehr aufnahmefähig.
• Ort: im Laden, alle stehen oder sitzen an einem Tisch, Handys weg.
• Teilnehmer: wer an dem Tag ohnehin arbeitet, plus wer kommen kann. Bezahlt wird jeder, der kommt.
• Leitung: abwechselnd du und die Schichtleitung. Was eine Schichtleitung sonst noch macht, steht im Artikel Schichtleiter in der Gastronomie.
• Dauer: 30 Minuten. Wenn ein Thema länger braucht, bekommt es einen eigenen Termin mit den Beteiligten.

In Gastronario legst du die Besprechung wie eine Schicht in den Schichtplan. Das Team sieht sie im Dienstplan auf dem Handy, stempelt am Tablet per PIN ein und aus, und die Zeit landet in den Arbeitszeitberichten und der MiLoG-Dokumentation. Die Minijob-Warnung im Schichtplan rechnet die Besprechung mit ein. Mehr dazu auf der Seite Zeiterfassung.