Mitarbeiter verlässt Betrieb: Checkliste für den Abschied

Kemal Üres nennt es Offboarding und hält es für genauso wichtig wie die Einarbeitung: Mitarbeiter, die gehen, sprechen über dich, und in der Gastronomie wird viel geredet. Die Szene sei ein Dorf. In einem anderen Video sagt er, wer sich sauber und menschlich trenne, könne auch wieder zueinanderfinden; wer im Guten gehe, komme vielleicht irgendwann zurück.

Für einen kleinen Betrieb ist das doppelt wichtig. Die Aushilfe, die heute geht, kennt die nächste Aushilfe. Und wie über deine Art des Abschieds geredet wird, entscheidet mit, ob sich die Guten bei dir bewerben. Wie du über den Ruf an neue Leute kommst, steht im Artikel Personal finden ohne Stellenanzeige.

Dieser Artikel ist eine Checkliste für beide Fälle: wenn jemand kündigt und wenn du kündigst. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Vor einer Kündigung durch dich, besonders wenn es Streit gibt, lohnt sich eine Stunde beim Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Kemal Üres ist da deutlich: Wenn du dich gegenübersetzt, um zu kündigen, keine langen Schleifen drehen. Die Kündigung muss kurz, knapp und sachlich sein. Das ist auch die menschlichere Variante. Ein langes Herumreden macht dem anderen nur Hoffnung, die du dann wieder nimmst.

Die Form ist nicht verhandelbar. Eine Kündigung braucht die Schriftform, also Papier mit eigenhändiger Unterschrift; die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). E-Mail, WhatsApp oder ein abfotografierter Brief reichen nicht. Das gilt auch im Minijob. Übergib das Schreiben im Gespräch und lass dir den Empfang mit Datum quittieren, denn die Frist läuft ab Zugang.

Gesetzliche Kündigungsfristen ([§ 622 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__622.html)):

Ein Tarifvertrag kann andere Fristen vorsehen (§ 622 Abs. 4 BGB), dein Arbeitsvertrag in der Regel nur längere (§ 622 Abs. 5 BGB); schau zuerst dort nach. Der Mitarbeiter hat ab Zugang drei Wochen Zeit, Kündigungsschutzklage zu erheben (§ 4 KSchG). Wann das Kündigungsschutzgesetz greift und was bei einer Abmahnung zu beachten ist, steht unter Mitarbeiter führen in der Gastronomie.

Im Guten trennen heißt nicht, alles hinzunehmen. Kemal Üres beschreibt den „Brunnenvergifter“: eine Person, die immer wieder Schaden anrichtet, die Stimmung kippt und andere mitzieht. Sein Rat: einmal, zweimal ansprechen, beim dritten Mal muss die Person gehen. Wer zu lange wartet, verliert nicht diesen einen Mitarbeiter, sondern die Guten um ihn herum.

Für die Praxis heißt das:

1. Konkret ansprechen, unter vier Augen, mit Datum und Vorfall, nicht mit „du bist immer …“.
2. Schriftlich festhalten, was besprochen wurde und was sich ändern muss.
3. Bei Wiederholung abmahnen, wenn es um ein Fehlverhalten geht, und dann konsequent sein.
4. Vor der Kündigung beraten lassen, ob die Unterlagen tragen.

Sachlich bleibt der Ton trotzdem. Kein Lästern im Team, kein öffentliches Abrechnen. Das Team merkt ohnehin, warum jemand geht, und es merkt sich, wie du es gemacht hast.

Auch die Kündigung durch den Mitarbeiter braucht die Schriftform nach § 623 BGB. Eine Sprachnachricht „Ich hör Ende des Monats auf“ beendet das Arbeitsverhältnis nicht. Bitte freundlich um ein unterschriebenes Schreiben und bestätige den Empfang. Für ihn gilt die Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB); im Vertrag darf für ihn keine längere Frist stehen als für dich (§ 622 Abs. 6 BGB).

Danach kommt das Abschiedsgespräch. Es dauert 15 Minuten und ist die einzige Gelegenheit, ehrlich zu erfahren, was im Betrieb nicht läuft. Wer geht, hat nichts mehr zu verlieren. Fünf Fragen reichen:

1. Was war der Hauptgrund für deine Entscheidung?
2. Was hätten wir anders machen müssen, damit du bleibst?
3. Was lief hier gut und sollten wir behalten?
4. Wem im Team sollte ich etwas sagen, das du nicht selbst sagen willst?
5. Darf ich dich anrufen, wenn wir mal jemanden brauchen?

Schreib die Antworten auf und vergleich sie über die Zeit. Wenn drei Leute denselben Grund nennen, ist es kein Einzelfall. Gibt es in deinem Betrieb Gründe, die immer wieder auftauchen, hilft der Artikel zur Mitarbeiterfluktuation.

Am besten nimmt der Mitarbeiter seinen Resturlaub noch in der Kündigungsfrist. Geht das nicht, weil das Arbeitsverhältnis endet, wird der Urlaub in Geld abgegolten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Scheidet jemand nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte des Kalenderjahres aus, hat er für jeden vollen Monat Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs (§ 5 Abs. 1 Buchst. c BUrlG). Bezahlt wird nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen ohne Überstundenvergütung (§ 11 Abs. 1 BUrlG).

Beispiel: Eine Servicekraft arbeitet seit zwei Jahren an fünf Tagen pro Woche und hat den gesetzlichen Mindesturlaub. Die 24 Werktage aus § 3 BUrlG sind bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Sie scheidet zum 30. Juni aus. Ihr Durchschnittsverdienst liegt bei 120 € pro Arbeitstag (Beispielwert).

Gewährst du laut Vertrag mehr Urlaub als das gesetzliche Minimum, schau nach, was der Vertrag für den zusätzlichen Urlaub beim Ausscheiden regelt, und frag im Zweifel dein Lohnbüro. Für Minijobber gelten dieselben gesetzlichen Regeln, umgerechnet auf ihre Arbeitstage, siehe Urlaubsanspruch im Minijob.

Überstunden: Steht auf dem Arbeitszeitkonto ein Plus, wird es in der Kündigungsfrist abgebaut oder mit der letzten Abrechnung ausgezahlt, je nachdem, was dein Vertrag vorsieht. Voraussetzung ist ein Saldo, dem beide Seiten trauen. Ein Saldo, den jeder selbst nachprüfen kann, nimmt dem letzten Gespräch über Geld die Schärfe.

Bis zum letzten Arbeitstag

1. Kündigung liegt schriftlich mit Unterschrift vor, Empfang ist quittiert.
2. Letzter Arbeitstag ist berechnet und beiden klar.
3. Resturlaub ist eingeplant oder als Abgeltung vorgemerkt.
4. Überstundensaldo ist gemeinsam abgestimmt.
5. Dienstplan ist ab dem letzten Tag ohne die Person geplant.
6. Hinweis gegeben, dass sich der Mitarbeiter frühzeitig bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden muss: spätestens drei Monate vor dem Ende, bei kürzerer Frist innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis (§ 38 Abs. 1 SGB III). Darüber sollst du als Arbeitgeber informieren (§ 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 SGB III).
7. Abschiedsgespräch geführt.

Am letzten Tag

1. Schlüssel, Kassenkarte, Arbeitskleidung zurück.
2. PIN an der Stempeluhr und Zugänge (Kasse, Team-Chat, Lieferantenportale) deaktiviert.
3. Ein ehrliches Danke vor dem Team, auch nach einer Kündigung durch dich, wenn es passt.

Danach

1. Letzte Lohnabrechnung mit Urlaubsabgeltung und Überstunden.
2. Abmeldung bei der Sozialversicherung mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach dem Ende (§ 8 Abs. 1 DEÜV); beim Minijob über die Minijob-Zentrale mit Abgabegrund 30.
3. Arbeitszeugnis: schriftlich, mindestens Art und Dauer der Tätigkeit, auf Wunsch auch Leistung und Verhalten, klar und ohne versteckte Formulierungen (§ 109 GewO). Elektronisch nur mit Einwilligung des Mitarbeiters.
4. Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit, wenn der Mitarbeiter oder die Agentur sie verlangt (§ 312 SGB III).
5. Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren, nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre.

Die Abrechnung und die Meldungen macht in der Regel dein Lohnbüro oder Steuerberater. Deine Aufgabe ist, ihm vollständige Zahlen zu geben: letzter Arbeitstag, Resturlaub, Überstunden.

In Gastronario stehen dafür Urlaub, Abwesenheiten und Überstundensalden je Mitarbeiter an einer Stelle. Den Arbeitszeitbericht bis zum letzten Tag exportierst du als PDF oder CSV oder gibst ihn per DATEV-Export an dein Lohnbüro, und die PIN deaktivierst du im selben Zug.