Wareneingangskontrolle in der Gastronomie: Ablauf in 5 Minuten

Die Lieferung kommt mitten in der Vorbereitung, der Fahrer hat es eilig, jemand unterschreibt und räumt ein. So läuft es in vielen kleinen Betrieben. Dabei entscheidet sich an der Hintertür zweierlei:

• Hygiene: Ist die Kühlware kalt angekommen, ist die Verpackung heil, reicht die Haltbarkeit? Was du annimmst, liegt in deiner Verantwortung.
• Geld: Stimmen Artikel und Menge mit der Bestellung überein, und stimmt später der Preis auf der Rechnung? Fehler fallen hier fast nie zu deinen Gunsten aus.

Kemal Üres („Der Gastro Flüsterer“) beschreibt in seinem Video über das Lager einen einfachen Weg: Die Bestellung wird an den Lieferschein geheftet, die Ware gegen beides geprüft, und wenn die Rechnung kommt, wird sie gegen Lieferschein und verhandelten Preis kontrolliert. Dazu ein Ordner, in dem steht, welche Ware kam, wer sie geprüft hat und ob die Kühlkette eingehalten wurde. Sein Rat für den Einkauf selbst: höchstens zweimal pro Woche bestellen, und zwar durch jemanden, der sich damit auskennt. Weniger Lieferungen bedeuten auch weniger Kontrollen.

Eine Vorschrift mit der Überschrift „Wareneingangskontrolle“ gibt es nicht. Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Regeln, die zusammen gelten:

• HACCP-Verfahren: Jeder Lebensmittelbetrieb muss ein ständiges Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen einrichten und aufrechterhalten (Art. 5 Abs. 1 VO (EG) Nr. 852/2004). Dazu gehören Grenzwerte, eine Überwachung, Korrekturmaßnahmen und Aufzeichnungen, die der Art und Größe des Betriebs angemessen sind (Art. 5 Abs. 2).
• Keine verdorbene Ware annehmen: Rohstoffe und Zutaten, die erkennbar so verdorben oder verunreinigt sind, dass auch sauberes Aussortieren nicht mehr hilft, darfst du nicht annehmen (Anhang II Kapitel IX Nr. 1 der VO 852/2004).
• Kühlkette: Verderbliche Ware darf nicht bei Temperaturen gelagert werden, die eine Gesundheitsgefahr begünstigen, die Kühlkette darf nicht unterbrochen werden (Anhang II Kapitel IX Nr. 5).
• Rückverfolgbarkeit: Du musst jederzeit sagen können, von wem du ein Lebensmittel bekommen hast (Art. 18 Abs. 2 VO (EG) Nr. 178/2002). Lieferscheine und Rechnungen erfüllen das, wenn du sie geordnet ablegst.
• Geschulte Leute: Leicht verderbliche Lebensmittel dürfen nur Personen behandeln, die dafür geschult sind (§ 4 LMHV). Wer Ware annimmt, sollte also wissen, worauf er achtet.

Wie oft und wie genau du prüfst, schreibt das Gesetz nicht vor. Das legst du in deinem eigenen HACCP-Konzept fest. Die Veterinär- und Lebensmittelaufsicht in Berlin-Mitte zählt die Wareneingangskontrolle in ihrem Merkblatt ausdrücklich zu den Basisdokumenten der Eigenkontrolle.

Für einige Lebensmittel stehen Höchsttemperaturen im Gesetz, etwa minus 18 °C für Tiefkühlware (§ 2 Abs. 4 TLMV) oder die Werte für Fleisch, Geflügel und Fisch aus dem Hygienerecht für tierische Lebensmittel. Für andere gibt es Empfehlungen der Behörden. Das niedersächsische Landesamt LAVES fasst die Werte in einem Merkblatt zusammen:

Steht auf der Packung eine niedrigere Lagertemperatur, nimm die. Gemessen wird die Ware, nicht die Luft im Lieferwagen: Halte ein Einstechthermometer zwischen zwei Packungen oder miss an einer Packung, die du sofort verbrauchst. Liegt die Ware über dem Wert, nimmst du sie nicht an oder entscheidest nach deinem HACCP-Konzept, was mit ihr passiert, und schreibst das auf.

Wie es danach im Kühlschrank weitergeht, steht im Artikel zum Temperaturprotokoll.

Hänge diesen Ablauf an die Tür, an der geliefert wird.

1. Lieferschein gegen Bestellung: Artikel, Menge und Gebindegröße abhaken. Fehlt etwas oder ist etwas zu viel, vermerkst du es auf dem Lieferschein.
2. Kühlware zuerst: Temperatur messen und auf den Lieferschein schreiben. Tiefkühlware und Kühlware gehen vor dem Trockensortiment ins Lager.
3. Sichtprüfung: Verpackung heil und sauber, keine Spuren von Schädlingen, Verbrauchs- oder Mindesthaltbarkeitsdatum ausreichend für deinen Verbrauch.
4. Abweichung sofort klären: Beschädigte oder zu warme Ware gibt der Fahrer wieder mit. Lass dir die Rückgabe auf dem Lieferschein bestätigen, sonst steht sie später auf der Rechnung.
5. Einräumen und abzeichnen: Neue Ware nach hinten, ältere nach vorn. Lieferschein mit Uhrzeit und Kürzel in den Ordner.

Für die Kontrolle reicht eine einfache Liste. Beispiel:

Wer den Temperaturwert direkt auf den Lieferschein schreibt, spart sich die zweite Liste.

Der zweite Teil passiert nicht an der Tür, sondern einmal pro Woche am Schreibtisch. Lege jede Rechnung neben ihren Lieferschein und prüfe drei Dinge: Menge wie geliefert und nicht wie bestellt, Rückgaben abgezogen, Preis wie vereinbart.

Beispiel mit erfundenen Zahlen: Bestellt waren 10 Kartons Milch zu je 12 Litern zum vereinbarten Preis von 1,05 € je Liter. Ein Karton kam beschädigt an und ging zurück. Auf der Rechnung stehen trotzdem 10 Kartons, und der Literpreis beträgt 1,12 €.

Einmal im Monat so ein Fehler sind 252 € im Jahr bei einem einzigen Artikel. Ein guter Lieferant kündigt Preiserhöhungen an. Steht eine neue Zahl auf der Rechnung, frag nach und passe deine Kalkulation an.

Zur Aufbewahrung: Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Bei Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die steuerliche Frist mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO). Hast du auf dem Lieferschein die Temperatur notiert, ist er aber auch ein Hygienenachweis. Die Lebensmittelaufsicht in Berlin-Mitte empfiehlt, solche Dokumente mindestens ein Jahr aufzubewahren.

Prüfen sollte, wer die Ware annimmt, und zwar jedes Mal. Bestimme pro Schicht, wer das ist, und zeige neuen Leuten den Ablauf in der ersten Woche. Die Rechnungskontrolle bleibt bei dir oder einer Person, die auch bestellt, denn nur sie kennt die vereinbarten Preise.

Gastronario ist keine Warenwirtschaft und führt kein Wareneingangsbuch. Die Einkaufsliste sorgt dafür, dass vor der Bestellung klar ist, was fehlt: Das Team meldet am Terminal, was leer ist, und die Leitung entscheidet. Eingangsrechnungen erfasst du in der Buchhaltung auch vom Handy aus, E-Rechnungen werden aus ihren Daten gelesen.

Wie der Wareneingang mit deinem Bestand zusammenhängt, erklärt der Artikel zur monatlichen Inventur.